Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность сотрудника‚ его стаж‚ переводы‚ увольнения и другие важные события․ С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Поэтому работодателям необходимо знать как правильно вести как традиционную бумажную‚ так и электронную форму․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66‚ 67‚ 68․
- Постановление Правительства РФ от № 2122 «Об электронных трудовых книжках»․
- Приказ Минтруда России от № 394н «Об утверждении порядка ведения электронных трудовых книжек»․
- Приказ ФНС России от № ММВ‑7‑03/1080 «О порядке подачи сведений о приёме‚ переводе и увольнении работников в СЗВ‑ТД»․
Когда и кем должна вестись запись
Работодатель (или уполномоченный им представитель) обязан вносить запись в трудовую книжку в следующих случаях:
- Приём на работу (в т․ч․ перевод внутри организации)․
- Изменение условий труда (перевод‚ изменение должности‚ изменение оклада‚ изменение режима рабочего времени)․
- Увольнение (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя‚ по соглашению сторон и т․д․)․
- Восстановление в связи с отменой увольнения․
- Ведение записи о прохождении профессионального обучения‚ аттестации‚ получении квалификации․
Порядок заполнения бумажной трудовой книжки
Общие требования к записи
- Запись делается чёрными чернильными чернилами без исправлений․
- Текст пишется разборчиво‚ без сокращений (кроме общепринятых‚ например‚ «т․н․» – «трудовой договор»)․
- Запись оформляется в соответствующей графе (приём‚ перевод‚ увольнение)․
- Дата записи указывается в формате «ДД․MM․ГГГГ»․
- Подпись работодателя ставится в графе «Подпись (Ф․И․О․)»․
Содержание записи при приёме на работу
Пример заполнения:
Приём на работу На должность: инженер‑технолог По трудовому договору № 12 от Ставка: 80 % от ставки (полный рабочий день) Срок: бессрочно Подпись (Ф․И․О․): Иванов И․И․
Содержание записи при переводе
Перевод На должность: старший инженер‑технолог По приказу № 45 от Ставка: 100 % от ставки Подпись (Ф․И․О․): Петров П․П․
Содержание записи при увольнении
Увольнение По приказу № 78 от Причина: сокращение штата Подпись (Ф․И․О․): Сидоров С․С․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Что изменилось?
С 2026 г․ полностью завершён переход к ЭТК․ Основные отличия от бумажного варианта:
- Записи вносятся в информационную систему (Госуслуги‚ портал «Электронный трудовой документ»)․
- Подтверждение записи происходит цифровой подписью работодателя․
- Работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет‚ а не через бумажный документ․
- Сведения о приёме‚ переводе и увольнении автоматически передаются в СЗВ‑ТД (система заполнения ведомостей о доходах физических лиц)․
Как оформить запись в ЭТК?
- Войдите в Личный кабинет на Госуслугах от имени организации․
- Выберите раздел «Трудовые книжки» → «Электронные трудовые книжки»․
- Нажмите «Создать запись» и укажите тип события (приём‚ перевод‚ увольнение)․
- Заполните обязательные поля:
- Дата события․
- Должность и структурное подразделение․
- Основание (трудовой договор‚ приказ‚ соглашение)․
- Ставка‚ график работы․
- Причина увольнения (если применимо)․
- Подтвердите запись ЭЦП (электронной подписью) уполномоченного лица․
- Система автоматически отправит данные в СЗВ‑ТД и уведомит работника о появлении новой записи․
Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска потери или порчи бумажного документа․
- Мгновенная передача данных в государственные реестры․
- Упрощённый контроль со стороны инспекций (можно проверить запись онлайн)․
- Удобство для сотрудников – доступ к книжке 24/7 с любого устройства․
Часто встречающиеся ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как предотвратить |
|---|---|---|
| Запись сделана не в том графе (например‚ в графе «Увольнение» вместо «Перевод») | Недостоверные сведения‚ возможные штрафы от инспекции | Тщательно проверять тип события перед вводом данных |
| Использование карандаша или исправляющих лент | Запись считается недействительной | Писать только черными чернилами‚ без исправлений |
| Отсутствие подписи работодателя | Запись может быть оспорена | Обязательно ставить подпись (или ЭЦП в случае ЭТК) |
| Неправильный формат даты (например‚ «2024‑03‑15») | Запись не будет принята в автоматизированных системах | Указывать дату в формате ДД․MM․ГГГГ |
| Не внесена запись о прохождении обучения/аттестации | Сотрудник теряет право на повышение квалификации | Вести отдельный журнал и синхронизировать его с ТК |
Порядок взаимодействия с СЗВ‑ТД
С 2021 года все сведения о приёме‚ переводе и увольнении работников обязаны подаваться в СЗВ‑ТД․ При использовании ЭТК процесс автоматизирован:
- После подтверждения записи в ЭТК система автоматически формирует строку СЗВ‑ТД и отправляет её в налоговый орган․
- Работодатель обязан проверять корректность сформированных данных в личном кабинете налоговой службы․
- В случае обнаружения ошибок – исправлять их в течение 5 рабочих дней․
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Для подтверждения работодателю достаточно:
- Запросить у сотрудника скриншот из личного кабинета «ЭТК» (раздел «Моя трудовая книжка»)․
- Сравнить указанные данные с внутренними реестрами организации․
- При необходимости – запросить подтверждение через Федеральный сервис «Электронный документ»‚ где можно проверить статус ЭТК по ИНН и СНИЛС․
Заполнение трудовой книжки – важный элемент трудовых отношений‚ от которого зависят права работника и юридическая безопасность работодателя․ С 2026 года основной акцент делается на электронные трудовые книжки‚ что упрощает процесс‚ снижает риск ошибок и ускоряет обмен информацией с государственными органами․ Тем не менее‚ знание правил оформления бумажных записей остаётся актуальным‚ поскольку в некоторых случаях (например‚ при работе с организациями‚ не использующими ЭТК) требуется традиционный подход․
Помните: правильность и своевременность записи – залог безупречной трудовой истории вашего сотрудника и отсутствие штрафных санкций для вашей компании․
Дата публикации: