В 2025‑2026 годах в России активно обсуждается переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам․ При этом переход является полностью добровольным и зависит от согласия самого работника․
Почему возникает необходимость в электронных трудовых книжках?
Электронный формат позволяет:
- Сократить риск потери или повреждения бумажного документа;
- Ускорить процесс оформления и обновления данных;
- Обеспечить более удобный доступ к информации как для работодателя, так и для сотрудника;
- Снизить административные издержки, связанные с печатью и хранением бумажных копий․
Плюсы электронных трудовых книжек
- Удобство: доступ к данным в любой момент через личный кабинет или мобильное приложение․
- Безопасность: защита информации от утраты и несанкционированного доступа․
- Экономия времени: автоматическое заполнение полей и мгновенное обновление сведений․
- Экологичность: уменьшение потребления бумаги․
Минусы и риски
- Требуется определенный уровень цифровой грамотности у работников․
- Зависимость от технической инфраструктуры и стабильности интернет‑соединения․
- Потенциальные проблемы с конвертацией данных при смене работодателя․
Правовой статус перехода
Согласно информации из открытых источников, переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормами:
- Переход добровольный и осуществляется только с согласия работника․
- Работодатель не обязан выдавать форму СТД‑Р в электронном виде, но может сделать это по инициативе сотрудника․
- Для граждан, впервые принятых на работу с января 2021 года, электронные формы становятся обязательными только в случае их согласия․
Как оформить переход на электронную трудовую книжку?
Ниже представлена пошаговая инструкция, которую можно адаптировать под конкретные условия организации․
- Опрос сотрудников: уточните, кто из работников желает перейти на электронный формат․
- Выбор платформы: определите программное обеспечение или сервис, через который будет вестись электронное ведение․
- Подготовка заявления: работник подписывает заявление о переходе на электронную книжку․
- Ввод данных: в системе вводятся сведения, ранее содержащиеся в бумажной книжке․
- Подтверждение: работодатель подтверждает ввод данных и отправляет работнику подтверждение перехода․
- Хранение документа: электронная книжка сохраняется в личном кабинете сотрудника и доступна для просмотра в любой момент․
Что делать, если работник отказывается?
Если сотрудник не желает переходить на электронный формат, он имеет полное право сохранить бумажную трудвую книжку․ В этом случае работодатель продолжает вести её в традиционном виде․
Что говорит законодательство?
По официальным разъяснениям Министерства социальной и демографической политики Забайкальского края и других ведомств, переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека․ Это подтверждает законность выбора сотрудником формы ведения своей трудовой истории․
Переход на электронные трудовые книжки – это современный и практичный шаг, который позволяет упростить административные процессы и повысить безопасность хранения данных․ Главное условие – добровольность․ Каждый работник сам решает, переходить ли на электронный формат, а работодатель обязан уважать его выбор и обеспечить необходимую поддержку на всех этапах перехода․