Трудовая книжка – один из самых узнаваемых документов в России. С 2022 года в стране активно внедряется её электронный аналог. Вопрос, который волнует многих работников и работодателей, – что будет с бумажными трудовыми книжками? В этой статье мы разберём:

• когда и почему произошёл переход на электронные трудовые книжки;
• какие организации обязаны использовать электронный формат;
• каким образом будет происходить утилизация или хранение старых бумажных книжек;
• какие права сохраняются у работников при переходе;
• практические рекомендации для работодателей и сотрудников.

Исторический контекст и правовая база

Трудовая книжка в России существует с 1918 года. За более чем сто лет она претерпела множество изменений, но оставалась бумажным документом. Переломный момент наступил в начале 2020‑х годов, когда цифровизация государственных услуг стала приоритетом.

Ключевые нормативные акты

1. Федеральный закон № 229‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации». В статье 2 этого закона вводится понятие электронной трудовой книжки (ЭТК) и устанавливается порядок её применения.
2. Приказ Минтруда России № 185н от  г. «Об утверждении Положения о ведении и хранении электронных трудовых книжек» – детализирует технические требования к системе.
3. Федеральный закон № 63‑ФЗ от  г. «Об электронной подписи» – обеспечивает юридическую силу электронных записей.

Дата вступления в силу

Электронные трудовые книжки стали обязательными с 1 января 2022 года. С этого момента:

• работники, принятые на работу после , получают ЭТК в электронном виде;
• сотрудники, уже имеющие бумажную книжку, могут по собственному желанию перейти на электронный формат, подав соответствующее заявление работодателю;

Кто обязан переходить на электронные трудовые книжки?

Не все организации сразу обязаны вести только электронные записи. Закон делит их на несколько групп.

Обязательные к использованию ЭТК

• Государственные органы и органы местного самоуправления, использующие систему электронного документооборота (СЭД);
• Организации, в которых численность работников превышает 100 человек и которые уже внедрили электронный документооборот;
• Организации, работающие в сферах, где электронные документы обязательны по отраслевым нормативам (например, банковский сектор, телекоммуникации, крупные промышленные предприятия).

Добровольный переход

Для остальных работодателей переход на ЭТК остаётся добровольным, но:

• работник имеет право потребовать электронный вариант, подав заявление в письменной форме;
• при желании работодателя он может предложить ЭТК всем сотрудникам одновременно, если готов обеспечить техническую инфраструктуру.

Исключения

Некоторые категории работников (например, военнослужащие, сотрудники органов государственной безопасности) могут сохранять специальные формы учёта, но в большинстве случаев им также предоставляется возможность вести ЭТК.

Как происходит процесс перехода?

Шаги для работодателя

1. Подготовка инфраструктуры. Заключить договор с оператором системы ЭТК (например, «Единый портал государственных услуг» или специализированные провайдеры).
2. Обучение персонала. Провести инструктаж HR‑специалистов и бухгалтеров по работе с системой.
3. Согласование с работниками. Разослать уведомления о переходе, собрать заявления от тех, кто хочет перейти на электронный формат.
4. Перенос данных. Оцифровать сведения из бумажных книжек (дата приёма, должность, периоды отпуска, сведения о повышении квалификации) и внести их в электронную систему.
5. Подписание записей. Использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) для подтверждения достоверности.
6. Выдача доступа. Предоставить каждому сотруднику логин/пароль или QR‑код, с помощью которого он сможет просматривать ЭТК в личном кабинете.

Что делает работник

• Подписывает заявление о переходе (можно в электронном виде);
• Получает уведомление о готовности ЭТК и инструкцию по входу в личный кабинет;
• Проверяет корректность перенесённых данных и при необходимости вносит исправления через работодателя.

Куда денутся бумажные трудовые книжки?

Бумажные трудовые книжки не исчезнут мгновенно. Их судьба регулируется несколькими принципами:

Сохранение в архиве

Если работник решает оставить бумажную книжку, она считается историческим документом и хранится у него. Работодатель обязан:

• сохранить оригиналы в архиве не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений (согласно Трудовому кодексу);
• обеспечить их защиту от утраты, порчи и несанкционированного доступа.

Утилизация

Если работник согласен избавиться от бумажной книжки, её можно утилизировать по обычным правилам обращения с документами:

1. Сдать в специализированный пункт утилизации (например, в отдел «Документооборот» крупного предприятия);
2. Провести шрединг (измельчение) с соблюдением требований к защите персональных данных (ФЗ‑152 «О персональных данных»);
3. Сохранить протокол утилизации в электронном виде в системе ЭТК.

Перевод в национальный реестр

Все сведения из бумажных книжек, перенесённые в электронный реестр, становятся частью Единого государственного реестра трудовых книжек (ЕГРТК). После полного переноса данных в реестр бумажные копии могут быть признаны избыточными, однако их уничтожение должно происходить только после подтверждения, что запись в реестре полностью соответствует оригиналу.

Права работников

Согласно статье 61 Трудового кодекса, работник имеет право:

• получить копию (печатную или электронную) своей трудовой книжки в любой момент;
• требовать исправления ошибок в ЭТК через работодателя;
• отказаться от бумажного варианта без ущерба для своих прав.

Преимущества и риски электронных трудовых книжек

Преимущества

• Удобство. Доступ к записи 24/7 из любого места через интернет‑платформу.
• Скорость обновления. Запись о приёме, переводе, повышении квалификации вносится в реальном времени.
• Снижение бумажных расходов. Нет необходимости печатать, хранить и транспортировать бумажные книжки.
• Защита от подделки. Квалифицированная электронная подпись и журнал аудита делают фальсификацию практически невозможной.
• Упрощённый контроль. Государственные инспекторы могут проверять данные в режиме онлайн.

Потенциальные риски

• Технические сбои и необходимость резервного копирования.
• Угрозы кибербезопасности – необходимость соблюдения требований ФЗ‑152 и применения шифрования.
• Необходимость обучения персонала, особенно в небольших компаниях.
• Проблемы доступа в регионах с плохим интернет‑соединением.

Как минимизировать риски

1. Выбирать проверенных операторов с сертификатами ФСТЭК.
2. Регулярно проводить резервное копирование данных в закрытом хранилище.
3. Обеспечить многофакторную аутентификацию для доступа к ЭТК.
4. Проводить ежегодные аудиты безопасности.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Когда был переход на электронные трудовые книжки?

Переход стал обязательным с 1 января 2022 года. С этого момента новые сотрудники получают ЭТК, а существующие могут перейти по собственному желанию.

Какие организации должны были перейти на электронные трудовые книжки?

Обязаны к использованию ЭТК:

• государственные органы и органы местного самоуправления, использующие электронный документооборот;
• компании с численностью более 100 сотрудников, уже внедрившие СЭД;
• отраслевые организации, где электронные документы предписаны нормативами (банки, телеком‑операторы и т.д.).

Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?

Да. Работник может подать заявление о переводе в электронный формат и, получив подтверждение от работодателя, уничтожить бумажный документ (при условии, что запись в реестре подтверждена).

Как проверить, что мои данные в ЭТК корректны?

Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги или в системе вашего работодателя, сравните даты, должности и сведения о повышении квалификации. При обнаружении ошибок – немедленно сообщите в отдел кадров.

Что делать, если у меня нет доступа к интернету?

Работодатель обязан предоставить возможность просмотра ЭТК в офисе (например, через терминал) или выдать печатную копию по запросу.

Электронные трудовые книжки – это не просто технологическая новинка, а важный шаг к упрощению трудовых отношений, повышению прозрачности и защите прав работников. Бумажные книжки постепенно уходят в архив или утилизируются, но их роль в истории трудового законодательства сохраняется.

Для успешного перехода необходимо:

1. Понимать правовую основу и сроки внедрения;
2. Обеспечить техническую готовность и безопасность данных;
3. Информировать сотрудников и учитывать их желания;
4. Соблюдать правила хранения и утилизации бумажных документов.

Только совместными усилиями государства, работодателей и работников можно гарантировать, что «куда денутся трудовые книжки» – они просто станут частью цифрового архива, доступного в любой момент и защищённого от подделок.

Дата публикации: 22 мая 2026 года