Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающий трудовой стаж работника и его историю занятости. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), после чего все трудовые книжки стали полностью цифровыми. Ниже приведён подробный обзор нормативной базы, этапов перехода, прав и обязанностей сторон, а также практических рекомендаций по работе с электронными трудовыми книжками.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальная запись о трудовой деятельности работника, содержащая сведения о:

• дате начала и окончания трудового договора;
• должности и должностных обязанностях;
• присутствии в отпуске, больничном, военной службе и т. д.;
• дате увольнения и причинах его прекращения.

Книга служит доказательством трудового стажа, необходимого при начислении пенсионных и социальных выплат, а также при переходе на новую работу.

Законодательные основы

Нормативная база, регулирующая трудовые книжки, включает:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (часть 2, статьи 61–66). В кодексе закреплены основные требования к оформлению и хранению трудовых книжек.
2. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» от 28 января 2022 г. (с изменениями). Закон устанавливает правовые основы перехода на электронный формат, порядок регистрации, права и обязанности сторон.
3. Приказы и распоряжения Минтруда РФ (например, приказ № 321 от 15 июня 2023 г. «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки»).
4. Постановления Правительства РФ о технических и организационных аспектах внедрения ЭТК.

Все эти акты определяют, что электронная трудовая книжка является юридически эквивалентной бумажной, а её данные защищены в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных».

Переход на электронные трудовые книжки

Переход на ЭТК прошёл в несколько этапов:

• Период подготовки (2019–2021) – разработка технической платформы, тестирование и пилотные проекты в отдельных регионах.
• Переходный период (1 января 2022 – 31 декабря 2025) – одновременно существовали бумажные и электронные книги. Работники и работодатели могли выбрать формат, но при этом электронная версия становилась обязательной для новых договоров.
• Финальный этап (с 1 января 2026 г.) – завершение переходного периода. Все трудовые книжки перешли в электронный формат, а бумажные книги больше не признаются действительными.

В рамках переходного периода Государственная Дума приняла пакет законопроектов, одобрив их в пленарном заседании. Это включало поправки к Трудовому кодексу и новые правила регистрации электронных записей.

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Обязан зарегистрировать всех сотрудников в системе ЭТК и вести актуальные данные.
• Вносить изменения в электронную книгу в течение 5 рабочих дней с момента события (например, при приёме на работу, переводе по должности, увольнении).
• Обеспечивать сохранность и целостность данных, а также защищать их от несанкционированного доступа.
• Предоставлять работнику доступ к его личной записи (через портал «Электронная трудовая книжка»).

Работник

• Обязан своевременно предоставлять работодателю необходимые документы (паспорт, справку о предыдущем месте работы).
• Проверять корректность данных в своей электронной трудовой книжке и вносить замечания в течение 10 дней с момента обнаружения ошибки.
• Хранить копию электронного документа в виде PDF/PNG для личных целей.
• Пользоваться правом доступа к своим данным в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных».

Федеральная служба по труду и занятости (Росруд)

• Контролирует соблюдение законодательства о трудовых книжках.
• Проводит проверки работодателей на соответствие требованиям к ведению ЭТК.
• Обеспечивает техническую поддержку и обновление платформы.

Как получить электронную трудовую книжку

1. Регистрация в системе – работодатель регистрирует сотрудника в портале «Электронная трудовая книжка» (https://etk.rosrud.ru/).
2. Подача документов – работник предоставляет копии паспорта, справки о предыдущем месте работы и любой другой необходимый документ.
3. Проверка и подтверждение – Росруд проверяет данные, после чего выдается электронный сертификат.
4. Получение доступа – работник получает логин и пароль для личного кабинета, где может просматривать и скачивать свою трудовую книжку.

В случае ошибок в записи работник может подать запрос на исправление через личный кабинет. Время рассмотрения – до 10 рабочих дней.

Ответственность за нарушение законодательства

• За работодателя – штрафы в размере от 10 000 до 50 000 ₽ за несвоевременное внесение данных, а также административный арест в случае систематических нарушений.
• За работника – штрафы за подачу недостоверной информации, а также возможные трудовые санкции.
• В случае нарушения требований к защите персональных данных – штрафы в размере до 200 000 ₽ и уголовная ответственность при умышленном нарушении.

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку на наличие ошибок.
• Сохраняйте резервную копию в виде PDF/PNG в личном архиве.
• Если вы переходите на новую работу, убедитесь, что ваш работодатель корректно перенесет данные в ЭТК.
• В случае задержек с внесением данных, обращайтесь в отдел кадров с письменным запросом.
• При возникновении споров о трудовом стаже, используйте электронный документ как доказательство.

Переход на электронные трудовые книжки завершён, и теперь все трудовые отношения в России фиксируются в цифровом формате. Это обеспечивает более быстрый доступ к данным, повышает прозрачность и снижает риск ошибок. Соблюдение законодательства о трудовых книжках – обязанность как работодателя, так и работника. Следуя установленным правилам и своевременно проверяя данные, вы защитите свои права и избежите возможных штрафов.

Для получения более подробной информации и доступа к личному кабинету посетите официальный портал Электронная трудовая книжка.