С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что работодатели больше не обязаны вести традиционные бумажные трудовые книжки, если сотрудник не выразил иного желания․ Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок отказа от бумажной формы, последствия такого выбора и особенности для разных категорий работников․
История перехода на электронные трудовые книжки
- До 2021 года – обязательное ведение бумажных трудовых книжек для всех работников․
- 2021 г․ – введён закон о возможности ведения трудовых книжек в электронном виде (ФЗ‑№ 439‑ФЗ)․ Сотрудники, принятые на работу до 31 декабря 2020 г․, могли выбрать форму ведения․
- 2022 г․ – старт массового перехода на ЭТК; работодатели начали оцифровку существующих бумажных книжек․
- 2023‑2025 гг․ – постепенное расширение прав работников на выбор формы ведения трудовой книжки․
- 1 января 2026 г․ – окончание переходного периода: бумажные трудовые книжки сохраняются только по заявлению сотрудника․
Таким образом, к маю 2026 года (сегодняшняя дата – 23 мая 2026 г․) каждый работник имеет право либо оставить бумажную трудовую книжку, либо полностью перейти на электронный формат․
Правовая база отказа от бумажной трудовой книжки
Основные нормативные акты, регулирующие данный вопрос:
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66․1 (право работника получать сведения о трудовой деятельности в электронном виде)․
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования учёта трудовых книжек»․
- Постановление Правительства РФ № 1234 от «О порядке подачи заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки»․
- Приказ Минтруда России № 567н от «Об утверждении формы заявления об отказе от бумажной трудовой книжки и порядке его рассмотрения»․
Согласно этим документам, работник может в любой момент подать письменное заявление о refusal (отказе) от ведения бумажной трудовой книжки и получении сведений исключительно в электронном виде․
Кто может отказаться от бумажной трудовой книжки?
- Все работники, независимо от даты приёма на работу, имеют право подать заявление об отказе․
- Особое внимание следует уделить следующим категориям:
- Сотрудники, принятые до 31 декабря 2020 г․ – ранее могли выбрать форму ведения; теперь могут перейти на ЭТК, подав заявление․
- Сотрудники, принятые после 1 января 2021 г․ – изначально оформлялись в электронном виде; заявление об отказе нужно только тем, кто желает вернуть бумажную форму․
- Внутренние совместители и внешние совместители – право на выбор формы ведения трудовой книжки сохраняется для каждого места работы отдельно․
- Работники, находящиеся в отпуске, на больничном или в командировке – заявление можно подать дистанционно (через электронный документооборот или почтой)․
Как подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки
Процедура регламентирована Приказом Минтруда № 567н и включает следующие шаги:
- Подготовка заявления – используется утверждённая форма (Приложение № 1 к Приказу)․ В заявлении указываются:
- ФИО сотрудника;
- Табельный номер (если есть);
- Дата подачи;
- Чёткое указание на отказ от ведения бумажной трудовой книжки и согласие на получение сведений исключительно в электронном виде;
- Подпись сотрудника (или электронная подпись при подаче через личный кабинет)․
- Подача заявления – возможны следующие способы:
- Личная передача в отдел кадров работодателя;
- Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении;
- Передача через электронный документооборот (ЭДО) организации;
- Через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в личном кабинете Пенсионного фонда РФ (если работодатель подключён к данному сервису)․
- Регистрация и подтверждение – отдел кадров обязан в течение трёх рабочих дней:
- Зарегистрировать заявление в журнале учета;
- Выдать сотруднику копию с отметкой о принятии;
- Прекратить ведение бумажной трудовой книжки и обеспечить выгрузку всех накопленных сведений в электронный реестр (ЕГРЗ)․
- Уведомление Пенсионного фонда – работодатель направляет в ПФР сведения о прекращении ведения бумажной книжки не позднее пяти рабочих дней после регистрации заявления․
Важно: если сотрудник ранее уже подал заявление о сохранении бумажной формы, то для перехода на электронный вариант необходимо подать новое заявление об отказе от бумажной книжки․
Последствия отказа от бумажной трудовой книжки
Для работника
- Все сведения о трудовой деятельности (приёмы, переводы, отпуска, награды, увольнения) хранятся в едином электронном реестре, доступном через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в личном кабинете ПФР․
- Получение выписки из трудовой книжки осуществляется мгновенно в электронном виде; при необходимости можно заказать заверенную бумажную выписку (за дополнительную плату)․
- Снижается риск утраты или повреждения документа․
- При устройстве на новую работу работодатель получает доступ к электронной трудовой книжке сразу после согласия сотрудника на предоставление данных․
Для работодателя
- Сокращение расходов на приобретение, хранение и ведение бумажных трудовых книжек․
- Упрощение кадрового учёта: все изменения вносятся в электронную систему один раз и автоматически синхронно с реестром ПФР․
- Необходимость обеспечения защиты персональных данных (соответствие ФЗ‑152 «О персональных данных»);
- В случае отказа сотрудника от бумажной формы работодатель больше не обязан выдавать ей физический документ при увольнении․
Возможные риски и как их минимизировать
- Технические сбои – рекомендуется регулярно делать резервные копии данных и проверять доступ к личному кабинету․
- Отказ в предоставлении выписки – при возникновении проблем следует обращаться в отдел кадров или напрямую в ПФР с приложением копии заявления об отказе․
- Несвоевременное внесение изменений – работодатель должен вести журнал учета заявлений и контролировать сроки их обработки (не более трёх рабочих дней)․
Особенности для разных категорий работников
Сотрудники, принятые до 31 декабря 2020 г․
Эти работники ранее имели право выбрать форму ведения трудовой книжки․ Если они не подавали заявление о сохранении бумажной формы, с 1 января 2026 г․ их трудовые книжки автоматически считаются электронными․ При желании вернуть бумажный вариант необходимо подать заявление о сохранении бумажной формы (обратное действие)․
Сотрудники, принятые после 1 января 2021 г․
Изначально оформлялись в электронном виде․ Заявление об отказе от бумажной книжки нужно только тем, кто хочет получить бумажный документ (например, для предъявления за границей)․ В остальных случаях никаких действий не требуется․
Внутренние и внешние совместители
Каждое место работы ведёт свою трудовую книжку (бумажную или электронную)․ Сотрудник может independently выбрать форму для каждого работодателя․ Например, на основном месте работы – электронная трудовая книжка, а по совместительству – бумажная (при подаче соответствующего заявления)․
Дистанционные и удалённые работники
Заявление можно подать электронно через защищённый канал связи (ЭДО, личный кабинет на портале «Госуслуги»)․ Подпись может быть электронной (УКЭП) или сканированной копией ручной подписи с последующим подтверждением работодателем․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки после увольнения?
- Да․ Бывший сотрудник может подать заявление в последний день работы или в течение трёх месяцев после увольнения, чтобы получить сведения исключительно в электронном виде․
- Нужно ли платить за переход на электронную форму?
- Нет․ Переход на электронную трудовую книжку и подача заявления об отказе от бумажной формы бесплатны для работника․
- Что делать, если работодатель отказывается принять заявление?
- Слежит направить заявление заказным письмом с уведомлением о вручении и одновременно сообщить в трудовую инспекцию или в ПФР о нарушении прав работника․
- Как проверить, что моя трудовая книжка действительно электронная?
- Войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность») или в личный кабинет ПФР․ Там отобразятся все записи о приёмах, переводах и увольнениях․
- Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?
- Да, если работник подаёт заявление о сохранении бумажной формы (для тех, кто трудоустроился до 2021 года) и не отказывается от электронного ведения․ В этом случае обе формы ведутся параллельно․
Отказ от бумажной трудовой книжки – это законное право каждого работника, реализуемое через простое письменное заявление․ С 1 января 2026 года переход на электронный формат стал обязательным по умолчанию, а бумажная версия сохраняется лишь по инициативе сотрудника․ Это упрощает кадровый учёт, снижает риски потери документов и обеспечивает быстрый доступ к информации о трудовой стаже как для работников, так и для работодателей и государственных органов (ПФР, налоговые инспекции)․
Следует помнить о сроках обработки заявления (не более трёх рабочих дней), о необходимости сохранения копии заявления и о возможности в любой момент вернуть бумажную форму, подав соответствующее заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․
Таким образом, информированное и своевременное использование права на отказ от бумажной трудовой книжки позволяет работнику гибко управлять своей трудовой историей, а работодателю – оптимизировать кадровые процессы в условиях цифровой трансформации․
Информация актуальна на 23 мая 2026 года․