Дата публикации: г.
С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2026 года процесс заполнения, хранения и выдачи сведений о трудовой деятельности полностью оцифрован. В статье рассмотрим:
- правовую основу и ответственных за заполнение;
- пошаговую инструкцию по внесению записей в ЭТК;
- образцы типовых записей (приём, перевод, увольнение, изменение ФИО, переход на ЭТК);
- как получить и просмотреть электронную трудовую книжку;
- часто задаваемые вопросы.
Правовая база и ответственные лица
Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:
- Федеральный закон № Трудовой кодекс РФ (в части, изменённый Приказом Минтруда России № 320н от г.);
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России № 320н.
- Постановление Правления ПФР от г. № 245п – порядок передачи сведений в ПФР.
Ответственность за корректное заполнение ЭТК возлагается на работодателя (руководитель организации или лицо, уполномоченное вести трудовые книжки). Запись заверяется:
- электронной подписью (ЭП) руководителя или уполномоченного лица;
- при наличии – электронной печатью организации (если она используется).
После перехода на электронный формат отдел кадров освобождается от ответственности за бумажную книжку – она больше не выдаётся сотруднику.
Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)
Подача заявления работником
Работник, желающий вести трудовую книжку в электронном виде, подаёт заявление в свободной форме. Пример заявления:
Заявление Я, _______________________ (ФИО, дата рождения, СНИЛС), прошу работодателя вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с Федеральным законом от № ... и Приказом Минтруда № 320н. Подпись: ___________
Регистрация в системе ПФР
- Работодатель в личном кабинете ПФР (раздел Электронные трудовые книжки) загружает заявление работника.
- После подтверждения ПФР создаётся электронный профиль сотрудника.
- Система генерирует уникальный идентификатор ЭТК (ИНН + СНИЛС).
Внесение первой записи (приём на работу)
Запись вносится в момент подписания трудового договора. Ниже – образец записи в формате PDF, который автоматически формируется системой.
| Запись о приёме на работу | |
|---|---|
| Дата | |
| Организация | ООО «Пример», ИНН 7701234567 |
| Должность | Менеджер по продажам |
| Трудовой договор № | 12/2026 |
| Ставка, оклад | 80 000 ₽ |
| Подпись руководителя | ЭП |
| Электронная печать | Да (при наличии) |
Последующие изменения (перевод, повышение, увольнение)
Каждая операция фиксируется отдельной записью. Ниже – типовые образцы.
Перевод на другую должность
| Запись о переводе | |
|---|---|
| Дата | |
| Новая должность | Старший менеджер по продажам |
| Основание | Приказ № 45/2026 от |
| Ставка | 95 000 ₽ |
| Подпись руководителя | ЭП |
Увеличение заработной платы
| Запись о повышении | |
|---|---|
| Дата | |
| Новая ставка | 105 000 ₽ |
| Основание | Приказ № 78/2026 от |
| Подпись руководителя | ЭП |
Увольнение по собственному желанию
| Запись об увольнении | |
|---|---|
| Дата увольнения | |
| Основание | Заявление работника от |
| Последнее место работы | ООО «Пример», менеджер по продажам |
| Подпись руководителя | ЭП |
Изменение фамилии, имени, отчества
| Запись об изменении ФИО | |
|---|---|
| Дата | |
| Новое ФИО | Иванова Мария Петровна |
| Основание | Свидетельство о браке № 123 от |
| Подпись руководителя | ЭП |
Переход с бумажной КТК на электронную
| Запись о переходе на ЭТК | |
|---|---|
| Дата перехода | |
| Основание | Приказ № 22/2026 от |
| Сведения о предыдущей бумажной КТК | № 123456, выдана |
| Подпись руководителя | ЭП |
Как просмотреть и распечатать сведения из ЭТК
- Зайдите на портал Госуслуги под своей учетной записью.
- В разделе «Трудовые книжки» → «Электронная трудовая книжка» выберите пункт «Выписка из ЭТК».
- Укажите период (например, «с по ») и нажмите «Сформировать».
- Система генерирует PDF‑документ с электронной подписью ПФР. Его можно скачать, распечатать или отправить в электронный ящик.
Для работодателя аналогичный процесс осуществляется в личном кабинете ПФР (раздел «ЭТК – Управление записями»).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Когда необходимо вносить запись в ЭТК?
Запись вносится в течение 3 рабочих дней после возникновения события (приём, перевод, увольнение, изменение ФИО и т.д.).
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Да. По желанию работника можно оформить возврат бумажного документа, подав заявление в отдел кадров. При этом в ЭТК сохраняются все сведения, а бумажная книжка считается копией.
Кто подписывает запись в электронном виде?
Запись заверяется электронной подписью (ЭП) руководителя или уполномоченного лица. При наличии в организации электронной печати она также ставится на запись.
Что делать, если в ЭТК обнаружена ошибка?
Работник подаёт заявление о корректировке. Работодатель оформляет приказ об исправлении, вносит исправленную запись и прикладывает скан оригинального приказа. ПФР автоматически обновит сведения.
Как подтвердить наличие у работника ЭТК?
Сотрудник может предоставить работодателю выписку из ЭТК, полученную через портал Госуслуги, либо показать QR‑код, генерируемый системой ПФР, который открывает онлайн‑просмотр записи.
Полезные ссылки и скачиваемые материалы
- Официальный портал ПФР – Электронные трудовые книжки
- Госуслуги – Выписка из ЭТК
- Образец заявления о ведении ЭТК (DOCX)
- Пример записи в ЭТК (PDF)
- Инструкция для кадровиков 2026 г.
Электронная трудовая книжка – это современный, безопасный и удобный способ фиксировать трудовую историю сотрудника. Правильное заполнение записей гарантирует:
- соответствие требованиям Трудового кодекса;
- быструю проверку стажа при оформлении пенсии;
- полную прозрачность для работника и контролирующих органов.
Следуя приведённым выше инструкциям и используя готовые образцы записей, кадровый специалист сможет безошибочно вести ЭТК, а работник – уверенно контролировать свои трудовые права.
При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к юристу по трудовому праву или в службу поддержки ПФР.