С 1 января 2026 года завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) в России․ Вопрос о том, нужно ли каждому работнику и работодателю переходить на цифровой формат, остаётся актуальным․ Ниже разберём, какие требования действуют сейчас, какие возможности остаются у сотрудников, и какие риски могут возникнуть при несоблюдении законодательства․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки․ В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудового договора, должности, заработная плата, причины увольнения и т․д․ Данные хранятся в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) и доступны как работодателю, так и работнику по его согласованию․

1․1 Как выглядит ЭТК?

В интерфейсе ЭТК работник видит таблицу с пунктами, аналогичными страницам бумажной книжки․ Каждый пункт содержит:

• Дата начала/окончания работы
• Наименование работодателя
• Должность и должностные обязанности
• Заработная плата (с указанием валюты)
• Причина увольнения (если применимо)
• Подпись и печать (цифровой подпись работодателя)

1․2 Какие данные хранятся в ЭТК?

В соответствии со статьей 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г․ (об изменении Трудового кодекса РФ) в ЭТК хранятся:

1. Сведения о трудовом договоре (дата, срок, форма)
2. Сведения о должности и должностных обязанностях
3. Сведения о заработной плате и её начислениях
4. Сведения о причинах увольнения и перехода на новое место работы
5. Сведения о стаже, включая периоды работы в разных организациях

Кому необходимо вести ЭТК?

Обязательность ведения ЭТК регулируется несколькими нормативными актами:

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г․ (об изменении Трудового кодекса РФ)
• Федеральный закон № 436‑ФЗ от 16 декабря 2019 г․ (об изменении закона об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования)
• Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2020 г․ № 590 (о порядке представления сведений о трудовой деятельности в ПФР)
• Федеральный закон № 136‑ФЗ от 24 апреля 2020 г․ (об изменении статей 2 и 11 закона об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного страхования)

Согласно статье 2 п․ 2 закона № 439‑ФЗ, переход на ЭТК является правом и волеизъявлением работника, а не обязанностью․ Однако с 1 января 2021 года для всех новых сотрудников, которые впервые поступают на работу, бумажная трудовая книжка не заводится – только электронная․

2․1 Новые сотрудники (после 31 декабря 2020 г․)

Для всех, кто начал трудовую деятельность после 31 декабря 2020 г․, обязательным является ведение только в электронном виде․ Бумажная трудовая книжка в таком случае не оформляется․

2․2 Сотрудники, работающие до 2021 г․

Если сотрудник начал работать до 2021 г․ и не подавал заявление о переходе на электронную версию, у него остаётся бумажный вариант․ Он может продолжать использовать бумажную трудовую книжку, но при этом работодатель обязан вести электронный учёт и подавать сведения в ПФР и ФСТЗ․

2․3 Работодатели

Весьма важно, что все работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки, даже если сотрудники предпочитают оставить бумажные документы․ Это правило закреплено в статье 2 п․ 2 закона № 439‑ФЗ и в постановлении Правительства РФ № 590/2020․

Как работодатели должны вести ЭТК?

Работодатель обязан:

1. Заполнять электронную трудовую книжку при заключении трудового договора․
2. Обновлять данные при изменении должности, заработной платы, переходе на новое место работы․
3. Предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ (ПФР) через форму СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности в ПФР)․
4. Предоставлять сведения в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ) через форму ЕФС‑1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности)․
5. Сохранять данные в электронном виде в течение 10 лет после окончания трудового договора․

Нарушение сроков представления сведений, неполные или недостоверные данные – административная ответственность в соответствии с третьим законопроектом № 748758‑7 (изменения в Кодексе об административных правонарушениях)․

Какие преимущества и недостатки у ЭТК?

4․1 Преимущества

• Удобный доступ к информации для работника и работодателя․
• Сокращение бумажной работы и затрат на хранение․
• Быстрый обмен данными с ПФР и ФСТЗ․
• Повышенная прозрачность и контроль․

4;2 Недостатки и риски

• Требуется наличие цифровой подписи и доступа к интернету․
• Потенциальные риски кибербезопасности․
• Необходимость обучения персонала работе с системой․
• Возможные технические сбои при передаче данных․

Как перевести работника с бумажной трудовой книжки на электронную?

Перевод осуществляется по заявлению работника о переходе на электронный формат․ Работодатель заполняет форму СЗВ‑ТД и передаёт данные в ПФР․ При этом бумажная трудовая книжка сохраняется как резервный документ, но в дальнейшем все записи ведутся только в ЭТК․

Что делать, если у вас есть бумажная трудовая книжка?

Если вы начали работу до 2021 г․ и у вас есть бумажная трудовая книжка, вы можете:

1. Оставить её в бумажном виде, но обязательно согласовать с работодателем переход на ЭТК․
2. Попросить работодателя перевести данные в электронный формат․
3. Если вы не хотите переходить, уточните, что работодатель обязан вести ЭТК независимо от вашего выбора․

Как избежать штрафов и санкций?

Для работодателей:

• Проверять, что все данные о трудовой деятельности корректно передаются в ПФР и ФСТЗ․
• Соблюдать сроки представления сведений (обычно 30 дней с момента заключения договора)․
• Обеспечивать хранение электронных записей в течение 10 лет․
• Обучать персонал работе с ЭТК и соблюдать правила кибербезопасности․

Для сотрудников:

• Проверять, что их данные корректно отражены в ЭТК․
• Сохранять копии электронных выписок (формы СТД‑Р)․
• Своевременно подавать заявление о переходе, если хотите перейти на электронный формат․

Ответ на вопрос зависит от конкретной ситуации:

• Новые сотрудники (после 31 декабря 2020 г․) – обязательна электронная трудовая книжка, бумажная не оформляется․
• Сотрудники, работающие до 2021 г․ – могут продолжать использовать бумажную трудовую книжку, но работодатель обязан вести электронный учёт и подавать сведения в ПФР и ФСТЗ․
• Работодатели – обязаны вести ЭТК для всех сотрудников, независимо от их выбора․
• Переход на ЭТК – добровольный для сотрудников, но обязательный для работодателя․

Таким образом, электронная трудовая книжка не является обязательной для всех работников, но с 1 января 2026 года она становится обязательной для всех новых сотрудников, а для существующих – обязательной для работодателя․ Соблюдение требований законодательства поможет избежать штрафов и обеспечит прозрачность трудовых отношений․

Для более подробной информации и актуальных нормативных актов рекомендуем обращаться к официальным сайтам:

• Федеральная служба по труду и занятости (ФСТЗ)
• Пенсионный фонд РФ (ПФР)
• Трудовой кодекс РФ

Дата публикации: 21 мая 2026 г․