В 2026 году процесс ведения трудовых книжек в России претерпел окончательные изменения, связанные с завершением переходного периода на электронные трудовые книжки (ЭТК). Несмотря на цифровизацию, принцип личного участия работника и контроля за вносимыми данными остается фундаментальным. В данной статье мы подробно разберем, как происходит оформление и ведение трудовой книжки, почему важно присутствие сотрудника и какие нюансы актуальны сегодня, 21 мая 2026 года.
Завершение переходного периода: что изменилось к 2026 году
С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж теперь формируется преимущественно в цифровом виде в базе данных Социального фонда России (СФР). Однако бумажный документ не утратил своей силы полностью для тех категорий граждан, которые ранее выбрали сохранение бумажной версии.
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено только в том случае, если работник своевременно (до конца 2020 года или при первом трудоустройстве позже) не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Для новых сотрудников, впервые поступающих на работу после 2021 года, бумажные трудовые книжки больше не заводятся — их стаж ведется исключительно в электронном формате.
Почему важно присутствие работника при оформлении записей
Хотя физическое присутствие работника при каждом внесении записи в электронную базу не требуется (так как данные передаются работодателем удаленно), принцип контроля и подтверждения остается ключевым. В контексте бумажных трудовых книжек (для тех, кто их сохранил) правило строгого присутствия сотрудника при внесении записей о приеме, переводе или увольнении является обязательным требованием трудового законодательства.
Основные причины, почему процесс должен контролироваться работником:
- Проверка достоверности: Сотрудник должен убедиться, что должность, дата приема и название организации указаны верно.
- Подтверждение стажа: Любая ошибка может повлиять на будущий расчет пенсии или социальных выплат.
- Юридическая сила: Запись в трудовой книжке (особенно бумажной) заверяется подписью работника, что невозможно без его личного присутствия.
Член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина неоднократно подчеркивала, что трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность. Ошибки в ней могут создать серьезные проблемы при подтверждении стажа.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки
Поскольку с 2026 года основной массив данных хранится в Социальном фонде, у работников и работодателей возникает вопрос: как убедиться, что все записи внесены корректно? Подтвердить наличие и содержание ЭТК можно несколькими способами:
- Через портал «Госуслуги»: Заказ выписки из электронной трудовой книжки в личном кабинете.
- В клиентской службе СФР: Личное обращение за бумажной справкой или выпиской.
- У работодателя: Работник имеет право запросить копию сведений, переданных в СФР.
Информация в ЭТК включает личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также полную историю его трудовой деятельности: даты приема и увольнения, должности, причины прекращения трудовых отношений.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена
Если речь идет о бумажном варианте, который велся параллельно с электронным, и он был утерян или испорчен, работник может обратиться к последнему работодателю или в архивы для восстановления записей. Однако, благодаря переходу на ЭТК, риск полной утери стажа сведен к минимуму.
В случае обнаружения расхождений между бумажной и электронной версией, приоритет имеют данные, содержащиеся в информационной системе Социального фонда, если работник не предоставил документы, доказывающие ошибку в электронном реестре.
Ключевые выводы для работников и работодателей
Трудовая книжка, будь то в электронном или бумажном формате, остается главным инструментом подтверждения опыта работы. Работодатель обязан вносить информацию точно и своевременно, а работник — регулярно проверять свои данные через доступные сервисы.
Помните: даже в эпоху полной цифровизации личная ответственность за проверку записей о стаже лежит на самом работнике. Не игнорируйте возможность заказать выписку из ЭТК хотя бы раз в год, чтобы быть уверенным в сохранности своего пенсионного права.