С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году завершается переходный период, и большинство работодателей обязаны вести только электронный вариант. В статье рассмотрим, какие нормы регулируют этот процесс, кому действительно необходимо использовать ЭТК, а в каких случаях допускается бумажный документ, а также подробно разберём порядок её заполнения и оформления при приёме, переводе и увольнении.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки:

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ (Трудовой кодекс РФ). В пункте 8 ст. 2 указано, что сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде.
• Приказ Минтруда России № 320Н от – утверждена новая форма трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) и установлен порядок перехода.
• Постановление Правительства РФ от № 2255 – определяет сроки и этапы внедрения ЭТК.

Хронология внедрения

1. 2021 год – с 1 января специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки при приёме на работу.
2. 2023 год – введена новая форма трудовой книжки (бумажной и электронной) согласно приказу Минтруда 320Н.
3. 2026 год – завершение переходного периода. С 1 января 2026 г. трудовой стаж, оформленный в бумажной книжке, будет учитываться только при условии наличия соответствующей записи в ЭТК.

Кто обязан использовать электронную трудовую книжку?

Согласно текущим правилам, электронную трудовую книжку обязаны вести:

• Все организации, зарегистрированные в России, независимо от количества работников.
• Работники, принятые на работу после 1 января 2021 года, если они не подали заявление об отказе от ЭТК.
• Государственные и муниципальные учреждения, где уже реализованы электронные кадровые системы.

Исключения

Одновременное применение бумажного и электронного вариантов допускается в следующих случаях:

• Работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан вести обе формы.
• Работники, находящиеся в особых условиях (например, работа в отдалённых регионах без доступа к интернету), могут оформить бумажную книжку по согласованию с работодателем.
• Сотрудники, которым по медицинским показаниям невозможно использовать электронные устройства.

Как оформить электронную трудовую книжку?

4.1 Приём на работу

1. Работодатель регистрирует нового сотрудника в единой государственной информационной системе (ЕГИС) или в корпоративной кадровой системе, совместимой с ЭТК.
2. Сотруднику предоставляется доступ к личному кабинету (через портал Госуслуг или корпоративный портал).
3. В личном кабинете работник подтверждает согласие на ведение ЭТК (можно также подписать электронную форму отказа от ЭТК).
4. Работодатель вносит в ЭТК следующие сведения:
   • Дата приёма, название организации, её ИНН и ОГРН.
   • Должность, тарифную ставку, условия труда.
   • Сведения о квалификации, образовании (при необходимости).
5. После внесения данных система автоматически генерирует запись, доступную работнику в личном кабинете.

4.2 Перевод, изменение условий труда

При переводе сотрудника внутри организации или в другую структуру того же работодателя:

• В ЭТК вносится запись о переводе с указанием новой должности, подразделения и даты изменения.
• Если перевод происходит в другую юридическую структуру, создаётся новая запись о приёме в новой организации, а старая запись закрывается отметкой «Перевод».

4.3 Увольнение

1. Работодатель оформляет приказ об увольнении (по сокращению, по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.).
2. В ЭТК вносится запись об увольнении со следующими данными:
   • Дата увольнения.
   • Основание увольнения (статья ТК РФ).
   • Сведения о выплатах (выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск).
3. Система автоматически закрывает доступ к редактированию записей, но работник сохраняет возможность просматривать свою трудовую историю.
4. Если работник желает получить бумажный документ (например, для предъявления в органы соцзащиты), он может подать заявление, и работодатель обязан выдать распечатку ЭТК в течение 5 рабочих дней.

4.4 Смена фамилии, имени, отчества

При изменении ФИО (например, после брака) работник подаёт заявление в отдел кадров. В ЭТК вносятся корректирующие записи, где указывается:

• Новая фамилия (имя, отчество).
• Дата изменения.
• Документ, подтверждающий изменение (свидетельство о браке, решение суда).

Эти изменения автоматически отражаются в личном кабинете работника.

Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек

Преимущества

• Удобство доступа – работник может просмотреть свою трудовую историю в любой момент через интернет.
• Сокращение бюрократии – отсутствие необходимости физически передавать бумажный документ между работодателями.
• Защита от подделок – записи подписываются электронной подписью, что делает их юридически значимыми и трудно подделываемыми.
• Автоматизация расчётов – система может автоматически рассчитывать стаж, надбавки, отпускные.
• Экономия средств – отсутствие расходов на печать и хранение бумажных книжек.

Недостатки

• Необходимость доступа к интернету и цифровой грамотности у работника.
• Риск технических сбоев в случае недоступности государственных серверов (хотя резервные копии хранятся в ФНС).
• Некоторые работодатели (особенно в отдалённых регионах) могут испытывать трудности с внедрением специализированных программных решений.
• Для некоторых категорий работников (пожилых, с ограниченными возможностями) бумажный вариант остаётся более привычным.

Какой вариант выбрать: электронный или бумажный?

Выбор зависит от нескольких факторов:

1. Возраст и цифровая грамотность – если сотрудник уверенно работает с компьютером и смартфоном, электронный вариант будет удобнее.
2. Наличие доступа к интернету – в регионах с плохим покрытием может потребоваться временный переход на бумажный документ.
3. Потребность в официальных распечатках – некоторые организации (например, в сфере образования) могут требовать бумажную копию для предъявления в архиве.
4. Личная позиция работника – закон позволяет подать заявление об отказе от ЭТК, однако такой отказ должен быть оформлен в письменной форме и согласован с работодателем.

Пошаговый чек‑лист для работодателя

Чтобы правильно вести электронные трудовые книжки, рекомендуется соблюдать следующий алгоритм:

1. Установить и настроить программное обеспечение, совместимое с государственной системой ЭТК.
2. Обучить кадровый персонал работе с системой (ввод данных, проверка подписи, генерация отчётов).
3. Создать в системе профиль нового сотрудника и запросить у него согласие на ведение ЭТК (или оформить отказ).
4. Внести все обязательные сведения при приёме (дата, должность, условия труда).
5. Обновлять данные при переводах, изменениях условий труда, повышениях.
6. При увольнении оформить запись об увольнении и, при необходимости, подготовить распечатку для сотрудника.
7. Регулярно проверять корректность данных и проводить внутренний аудит (не реже одного раза в полугодие).

С 2026 года электронные трудовые книжки станут доминирующим форматом документирования трудового стажа в России. Их внедрение ускоряет процесс оформления, повышает прозрачность и снижает риск подделки. Однако закон сохраняет возможность вести бумажный вариант при наличии соответствующего заявления работника. Поэтому каждый работодатель и сотрудник должны оценить свои возможности и предпочтения, чтобы выбрать оптимальный способ учёта трудовой истории.

Помните: правильное оформление ЭТК – это не только соблюдение закона, но и удобный инструмент для контроля над своей карьерой.

Дата публикации: 23 мая 2026 г.