С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот закон кардинально изменил подход к кадровому учету. Теперь работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд России (ПФР). Для этого необходима специализированная программа учета трудовых книжек‚ которая интегрируется с бухгалтерскими и кадровыми системами.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

ЭТК — это официальный документ в электронной форме‚ содержащий всю информацию о трудовой деятельности гражданина: приема‚ увольнения‚ переводов‚ отпусков‚ награждений и т.д. Данные хранятся в базе ПФР. Работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через портал Госуслуг или лично в ПФР.

Важно помнить: бумажная трудовая книжка не отменена. Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель продолжает вести традиционный бумажный документ. При этом сведения о таком сотруднике все равно нужно передавать в ПФР в электронном виде (в форме сведений ЕФС-1).

Законодательная база и ключевые изменения

Основные нормативные акты:

• Федеральный закон от № 362-ФЗ (внес изменения в ТК РФ).
• Приказ Минтруда России от № 320н (утверждает Порядок ведения трудовых книжек).
• Правила обмена сведениями между работодателем‚ ПФР и ФНС.

Главные требования:

1. Все работодатели (организации и ИП) обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде.
2. При приеме на работу нужно уточнить у сотрудника‚ хочет ли он получить сведения в электронной форме (ЭТК) или на бумажном носителе.
3. Если сотрудник выбрал ЭТК‚ он подает письменное заявление. Работодатель в течение 3 рабочих дней вносит запись об этом в бумажную трудовую книжку (если она есть) и выдает ее сотруднику.
4. Сведения о приеме/увольнении передаются в ПФР не позднее 25-го числа следующего месяца в составе отчета ЕФС-1 (подраздел 1;1).

Как работает программа учета трудовых книжек на примере 1С

Наиболее популярным решением для автоматизации является 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3 и выше). В ней есть встроенная функциональность для работы с ЭТК.

Основные возможности:

• Формирование и передача сведений ЕФС-1: Программа автоматически собирает данные о кадровых событиях (прием‚ увольнение‚ отпуск) и формирует отчет для отправки в ПФР. Отправка происходит через защищенное соединение (ЭДО).
• Учет заявлений сотрудников: В системе можно зарегистрировать заявление работника о переходе на ЭТК или о выдаче бумажной выписки.
• Ведение книг учета: Несмотря на электронный формат‚ законодательство требует вести на бумаге:
  • Книгу учета движения трудовых книжек (форма Т-21).
  • Книгу учета выдачи бланков трудовых книжек (форма Т-22).

  В 1С для этих целей есть специальные справочники и журналы‚ которые можно распечатать в установленной форме.

• Интеграция с Госуслугами: Через сервисы 1С (например‚ «1С-Отчетность») можно настроить обмен с контролирующими органами‚ включая ПФР. Это позволяет автоматически отправлять отчеты и получать ответы.

Пошаговая инструкция для работодателя в 1С:

1. Настройка обмена: В конфигурации зайдите в раздел «Настройки» -> «Настройки обмена с контролирующими органами» -> «Расширенные настройки» -> «Настройки обмена с ФНС‚ ПФР и Росстатом». Войдите в учетную запись на портале 1С-Отчетность и настройте автоматический обмен.
2. Обработка заявления сотрудника: При получении письменного заявления о переходе на ЭТК‚ зарегистрируйте его в программе (обычно в карточке сотрудника есть соответствующая вкладка).
3. Внесение записи в бумажную книжку: Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка‚ в течение 3 рабочих дней сделайте в ней запись: «На основании заявления от [дата] перейти на ведение сведений о трудовой деятельности в электронной форме». Подпишите и поставьте печать организации. Выдайте книжку сотруднику.
4. Формирование и отправка ЕФС-1: В конце каждого месяца (не позднее 25-го числа следующего месяца) сформируйте отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) через 1С. Отправьте его в ПФР через настроенный канал обмена. В отчете будут все кадровые события за месяц‚ включая информацию о новом сотруднике и записи о переходе на ЭТК.
5. Уведомление работников: Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о введении электронных трудовых книжек. Это можно сделать через внутренний приказ или рассылку. В 1С можно сформировать список сотрудников для уведомления.

Ключевые отчеты и документы

Программа учета должна автоматически формировать:

• ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности): Основной отчет в ПФР. Передается ежемесячно.
• СЗВ-ТД: Сведения о трудовой деятельности‚ которые также передаются в ПФР‚ но в ином формате (часто дублируют ЕФС-1).
• Выписка из ЭТК: По запросу сотрудника (через Госуслуги или лично) программа может подготовить документ для печати или отправки.
• Бланки и формы книг учета (Т-21‚ Т-22): Для ведения бумажного учета движения бланков и книжек.

Преимущества автоматизации учета ЭТК

1. Снижение рисков ошибок: Автоматический сбор данных из кадровых и зарплатных документов исключает ручной ввод и опечатки.
2. Своевременная сдача отчетности: Напоминания о сроках сдачи ЕФС-1 и автоматическая отправка.
3. Централизованное хранение: Вся история по каждому сотруднику в одном месте.
4. Легкий доступ к данным: Быстрая генерация выписок для сотрудников или проверяющих органов.
5. Соответствие законодательству: Программы регулярно обновляются в соответствии с изменениями в законах.

Что еще нужно учитывать?

Помимо самой программы‚ важно соблюдать другие требования:

• Бланки бумажных трудовых книжек: Их заказ и учет теперь регулируются Минфином. Нужно заключать договоры с типографиями и вести строгий журнал выдачи бланков.
• Электронный документооборот (ЭДО): Для отправки отчетов в ПФР и обмена с сотрудниками (например‚ заявлениями) часто требуется подключение оператора ЭДО.
• Хранение данных: Электронные сведения о трудовой деятельности хранятся в ПФР бессрочно. Работодатель должен хранить документы‚ на основании которых вносились записи (приказы‚ заявления)‚ в соответствии с нормами ТК РФ (не менее 75 лет).
• Ответственность: За непередачу или несвоевременную передачу сведений в ПФР предусмотрены административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ).

Альтернативные решения

Помимо 1С‚ существуют и другие программы:

• Контур.Экстерн: Также позволяет формировать и отправлять ЕФС-1. Удобен для компаний‚ уже использующих этот сервис для отчетности.
• Специализированные кадровые программы (например‚ «Отдел кадров ПЛЮС»): Часто имеют более простой и интуитивный интерфейс именно для кадровых документов‚ но могут уступать 1С в интеграции с бухгалтерией.
• Бесплатные облачные сервисы: Например‚ «1С:Электронные трудовые книжки» (Фреш). Подходит для малого бизнеса и ИП для базового учета и формирования СЗВ-ТД.

Внедрение программы учета трудовых книжек — это не просто техническая задача‚ а необходимое условие для соблюдения законодательства. Автоматизация через проверенные системы‚ такие как 1С‚ позволяет:

1. Гарантировать точность и сроки передачи данных в ПФР.
2. Снизить нагрузку на отдел кадров и бухгалтерию.
3. Обеспечить прозрачность и удобство для сотрудников.
4. Избежать штрафов.

При выборе программы стоит оценить не только функционал по ЭТК‚ но и ее интеграцию с уже используемыми в компании системами (бухгалтерия‚ зарплата‚ ЭДО).

Примечание: Статья составлена на основе актуальной на 2026 год информации. Перед внедрением всегда уточняйте последние изменения в законодательстве и функционале выбранного программного продукта.