Электронные трудовые книжки (ЭТК) — это современная форма ведения трудовой деятельности, которая постепенно вытесняет бумажные аналоги․ В России переход на электронные трудовые книжки начался с 2020 года и стал обязательным для большинства работодателей․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно вести электронные трудовые книжки в системе СБИС (Современная Бухгалтерия Информационные Системы), которая широко используется российскими компаниями․
Важно! С 1 января 2023 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном формате, за исключением случаев, когда сотрудник сам изъявил желание оставить бумажную версию․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) или в корпоративных системах, интегрированных с ПФР․ В отличие от бумажного варианта, ЭТК содержит:
- Полную историю трудовой деятельности работника;
- Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении;
- Информацию о наградах и поощрениях;
- Данные о повышении квалификации и профессиональной переподготовке;
- Сведения о страховых взносах и стаже․
Преимущества электронных трудовых книжек
Переход на электронные трудовые книжки сулит множество преимуществ как для работодателей, так и для сотрудников:
- Для работодателей:
- Сокращение расходов на хранение бумажных документов;
- Автоматизация процесса ведения трудовых книжек;
- Уменьшение риска потери или порчи документов;
- Упрощение отчетности перед контролирующими органами;
- Возможность быстрого обмена данными с ПФР и другими госорганами․
- Для сотрудников:
- Доступ к своей трудовой книжке в любое время через личный кабинет на портале госуслуг;
- Возможность оперативного получения выписок и справок;
- Защита от потери или кражи бумажного документа;
- Удобный просмотр всей истории трудовой деятельности․
Как вести электронные трудовые книжки в СБИС
Шаг 1: Подключение к системе СБИС
Для работы с электронными трудовыми книжками в СБИС необходимо:
- Убедиться, что ваша версия СБИС поддерживает функционал ЭТК (обычно это начиная с версии 8․0);
- Обеспечить доступ к интернету для синхронизации с ПФР;
- Настроить электронную подпись (ЭЦП) для подписания документов;
- Получить доступ к личному кабинету на портале ПФР․
Шаг 2: Ввод сведений о сотрудниках
После настройки системы необходимо внести данные о сотрудниках в электронную трудовую книжку:
- Откройте модуль «Трудовые книжки» в СБИС;
- Выберите сотрудника из списка или добавьте нового;
- Заполните следующие поля:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- ИНН;
- Дата рождения;
- Пол;
- Данные о предыдущих местах работы (при наличии)․
- Сохраните информацию и подпишите электронной подписью․
Шаг 3: Ведение записей о трудовой деятельности
Основной функционал по ведению ЭТК включает:
- Прием на работу: В разделе «Трудоустройство» укажите:
- Должность;
- Дата приема;
- Тип договора (постоянный, срочный);
- Условия труда;
- Размер заработной платы․
- Перевод на другую должность: В разделе «Переводы» укажите:
- Новую должность;
- Дата перевода;
- Основание для перевода (приказ, распоряжение)․
- Увольнение: В разделе «Увольнение» укажите:
- Причина увольнения;
- Дата увольнения;
- Выходное пособие (если предусмотрено);
- Сведения о выдаче трудовой книжки (в бумажном виде, если сотрудник изъявил такое желание)․
- Награды и поощрения: В разделе «Поощрения» можно указать:
- Награды, премии, благодарности;
- Повышение квалификации и профессиональную переподготовку;
- Участие в корпоративных мероприятиях․
Важно! Все изменения в электронной трудовой книжке должны быть подписаны электронной подписью ответственного лица (обычно это руководитель или сотрудник отдела кадров)․
Шаг 4: Синхронизация с Пенсионным фондом
СБИС автоматически синхронизируется с ПФР, но необходимо:
- Настроить автоматическую отправку данных (обычно это происходит раз в месяц);
- Проверять отчеты об ошибках и своевременно их исправлять;
- Убедиться, что все сотрудники зарегистрированы в системе ПФР;
- В случае необходимости отправлять корректирующие данные․
Шаг 5: Формирование отчетности
В СБИС предусмотрены следующие отчеты по ЭТК:
- Сведения о трудовой деятельности: для предоставления в ПФР;
- Выписка из электронной трудовой книжки: для выдачи сотруднику;
- Отчет о стаже: для расчета пенсионных накоплений;
- Сведения о страховых взносах: для налоговой отчетности․
Типичные ошибки при ведении ЭТК в СБИС
При работе с электронными трудовыми книжками в СБИС часто допускаются следующие ошибки:
- Несвоевременное внесение данных: Записи должны вноситься не позднее 3 рабочих дней после издания приказа;
- Отсутствие подписи ЭЦП: Все изменения должны быть подписаны электронной подписью;
- Неправильные данные о стаже: Особое внимание уделяйте правильному указанию периодов работы;
- Несинхронизация с ПФР: Регулярно проверяйте, что данные передаються в Пенсионный фонд;
- Отсутствие обратной связи с сотрудниками: Сотрудники должны быть уведомлены о внесенных изменениях․
Совет! Регулярно проводите сверку данных между СБИС и бумажными трудовыми книжками (если они еще используются) для предотвращения ошибок․
Как выдать бумажную трудовую книжку сотруднику?
Несмотря на обязательный переход на ЭТК, сотрудник может изъявить желание оставить бумажную версию․ В этом случае:
- Внесите все данные в электронную трудовую книжку;
- Сформируйте выписку из ЭТК;
- Выдайте бумажную трудовую книжку сотруднику с соответствующей записью об увольнении;
- Внесите в ЭТК пометку о выдаче бумажной версии․
Что делать при увольнении сотрудника?
При увольнении сотрудника необходимо:
- Внести запись об увольнении в ЭТК не позднее 3 рабочих дней;
- Указать причину увольнения и реквизиты приказа;
- Если сотрудник изъявил желание получить бумажную трудовую книжку, выдать ее с соответствующей записью;
- Синхронизировать данные с ПФР;
- Уведомить сотрудника о внесенных изменениях․
Важно! Если бумажная трудовая книжка не востребована сотрудником, хранить ее не нужно — все данные хранятся в электронном виде․
Как проверить корректность данных в ЭТК?
Для проверки корректности данных в электронной трудовой книжке:
- Сверьте данные с бумажными документами (если они еще используются);
- Проверьте правильность указания периодов работы;
- Убедитесь, что все приказы и распоряжения отражены в ЭТК;
- Проверьте наличие подписей ЭЦП;
- Сравните данные с отчетами ПФР․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Нет, после перехода на электронные трудовые книжки вернуться к бумажному формату нельзя․ Однако сотрудник может запросить бумажную выписку из ЭТК․
Как сотрудник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке?
Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через:
- Портал госуслуг;
- Личный кабинет на сайте ПФР;
- Мобильное приложение «Госуслуги»․
Что делать, если в ЭТК ошибка?
При обнаружении ошибки необходимо:
- Внести корректирующую запись в ЭТК;
- Указать основание для корректировки (например, исправление опечатки);
- Подписать изменения электронной подписью;
- Уведомить ПФР о внесенных изменениях․
Можно ли хранить бумажную трудовую книжку параллельно с электронной?
Да, до 2027 года работодатели могут хранить бумажные трудовые книжки параллельно с электронными․ Однако с 2027 года бумажные версии будут полностью выведены из оборота․
Как быть с сотрудниками, которые работают по совместительству?
Для совместителей ведется отдельная электронная трудовая книжка․ Все записи вносятся по основному месту работы;
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений в России․ Система СБИС предоставляет все необходимые инструменты для ведения ЭТК, однако требует внимательного подхода и соблюдения всех правил․
Следуя рекомендациям из этой статьи, вы сможете:
- Корректно вести электронные трудовые книжки в СБИС;
- Избежать типичных ошибок;
- Обеспечить своевременную синхронизацию с ПФР;
- Предоставить сотрудникам доступ к их данным;
- Соблюсти все требования законодательства․
Важно помнить: Электронные трудовые книжки — это не просто формальность, а важный инструмент для защиты прав работников и упрощения работы HR-служб․ От корректности ведения ЭТК зависит правильность начисления пенсий и социальных выплат в будущем․
Если у вас остались вопросы по ведению электронных трудовых книжек в СБИС, обратитесь к специалистам компании-разработчика или в службу поддержки СБИС․