С переходом России на цифровую экономику процесс кадрового документооборота также претерпел существенные изменения. Одним из самых значимых шагов в этой сфере стало введение электронных трудовых книжек (ЭТК). Вопрос об их внедрении поднимался еще в 2012 году, но лишь в 2020 году стартовал масштабный переход на новый формат, который ознаменовал собой начало конца бумажной эпохи учета стажа.

Завершение переходного периода: итог с 1 января 2026 года

Ключевым событием в сфере трудового законодательства стало завершение переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек. С 1 января 2026 года этот этап официально завершен. Это означает, что трудовой стаж граждан теперь формируется и хранится преимущественно в электронном виде на базе Социального фонда России.

Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже, а разработанная концепция электронного трудового договора и электронной трудовой книжки направлена на модернизацию и упрощение трудовых отношений для всех сторон.

Обязательные изменения в трудовом договоре

Сам факт ведения ЭТК влечет за собой необходимость внесения изменений в трудовой договор с работником. Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя фиксировать информацию о форме ведения трудовой книжки. Как это реализуется на практике:

• При приеме на работу впервые. Если гражданин устраивается на работу впервые после завершения переходного периода, бумажная трудовая книжка на него не заводится. В трудовой договор вносится стандартное условие о том, что сведения о трудовой деятельности ведуться в электронном виде.
• Для действующих сотрудников. Если работник в период с 2020 по 2026 годы подал заявление о переходе на ЭТК и отказе от бумажного варианта, в его трудовой договор (через дополнительное соглашение) также должно быть внесено соответствующее условие.
• Сохранение бумажного формата. В некоторых ситуациях вести исключительно электронную книжку нельзя. Если работник выбрал сохранение бумажной трудовой книжки (или не подал заявление до конца 2026 года в установленных законом рамках), работодатель обязан вести обе формы одновременно — и бумажную, и электронную. Это также должно быть отражено в договоре.

Как подтвердить наличие у работника ЭТК?

Частый вопрос у кадровиков: как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки при трудоустройстве? Подтверждением служат:

1. Сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов Социального фонда России (СФР), выписка из которых может быть предоставлена самим работником.
2. Предоставленная работником бумажная трудовая книжка с записью о подаче заявления о переходе на электронный формат.
3. Прямой запрос работодателя в СФР через системы электронного документооборота.

С 2021 года: новые правила для кадровиков

Важно отметить, что уже с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (передавать отчетность в ПФР/СФР). Бумажные бланки стали использоваться лишь в исключительных случаях или по заявлению работника.

Трудовая книжка традиционно являлась основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а также документом строгой отчетности. Переход в электронный формат снял с работодателя часть бюрократической нагрузки: отпала необходимость закупать бланки, следить за их сохранностью и нести ответственность за утерю.

Особенности для различных категорий работодателей

Переход на ЭТК обязателен для всех, однако на практике возникают нюансы. Например, если сотрудник трудоустроен в Федеральном государственном автономном учреждении (место нахождения организации: г. Москва), с ним заключен трудовой договор, который также может быть переведен в электронный формат. Внедрение ЭТК отлично синхронизируется с концепцией электронного трудового договора (э-труда), позволяя полностью оцифровать процесс оформления на работу.

Что делать работнику?

В новых реалиях работнику важно:

• Регулярно проверять свою выписку из ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
• Своевременно информировать работодателя о выявленных неточностях в стаже или должности.
• Помнить, что при увольнении работодатель выдает сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе или в форме электронного документа (по выбору работника).

Завершение переходного периода по ЭТК в 2026 году ставит точку в многолетней трансформации кадрового учета. Изменения в трудовые договоры, связанные с указанием на электронный формат, стали обязательным стандартом. Несмотря на то, что некоторые теоретические и практические проблемы в области кадрового делопроизводства все еще систематизируются, общий вектор направлен на прозрачность, сохранность данных и удобство для обеих сторон трудовых отношений.