В последние годы Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруд) активно разъясняет порядок оформления различных кадровых и социальных документов в условиях перехода на электронный документооборот (ЭДО). Ниже представлен подробный обзор основных разъяснений ведомства, актуальных на , а также практические рекомендации для работодателей и сотрудников.

Нормативная база

• Положение о Министерстве труда и социальной защиты РФ (утв. постановлением Правительства РФ от № 610);
• Трудовой кодекс РФ (ст. 65‑68, 80‑81 – оформление трудовых отношений и документов);
• Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (требования к обработке и хранению ЭДО);
• Приказы Минтруда:
  • Письмо от № 14-1/ООГ-9778 – разъяснения по вопросам, отнесённым к компетенции Минтруда;
  • Письмо от № 14-1/ООГ-4375 – оформление «простых» заявлений;
  • Разъяснения от – подписание заявления о выдаче документов при взаимодействии с работодателем посредством ЭКДО;
  • Разъяснения от – порядок ведения КЭДО и оформления согласия работника;
  • Разъяснения от – оформление новой выплаты на детей через Госуслуги и МФЦ;
  • и другие актуальные письма и разъяснения (см. таблицу ниже).

Что такое ЭКДО и КЭДО?

ЭКДО (электронный кадровый документооборот) – система обмена кадровыми документами между работодателем и работником в электронном виде (заявления, согласия, справки, выписки и т.д.).

КЭДО (кадровый электронный документооборот) – подсистема ЭКДО, регулирующая внутренние кадровые процессы (приём на работу, перевод, увольнение, предоставление справок и т.п.).

Минтруд подчеркивает, что переход на ЭКДО не отменяет требований ТК РФ о письменной форме трудовых договоров и иных документов, но допускает их оформление в электронном виде при соблюдении условий:

• использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) или простой электронной подписи (ПЭП) с подтверждением личности через Госуслуги;
• получение согласия работника на обработку его персональных данных в электронном виде;
• обеспечение возможности распечатки документа по требованию сотрудника;
• хранение электронных документов в соответствии с требованиями Федерального архивного законодательства.

Пошаговая инструкция по оформлению основных кадровых действий в ЭКДО

Оформление трудового договора

1. Работодатель формирует проект трудового договора в системе ЭКДО.
2. Документ подписывается работодателем КЭП (или ПЭП с подтверждением через Госуслуги).
3. Работник получает уведомление в личном кабинете на портале Госуслуги или в корпоративном портале ЭКДО.
4. Работник ознакамливается с содержанием договора и ставит свою электронную подпись (КЭП/ПЭП).
5. После подписи обеими сторонами документ считается заключённым и сохраняется в архиве организации.
6. По требованию работника выдаётся бумажная копия договора (распечатка из ЭКДО).

Оформление согласия на обработку персональных данных (Согласие на КЭДО)

1. В системе ЭКДО формируется шаблон согласия, содержащий:
   • перечень обрабатываемых данных;
   • цели обработки;
   • сроки хранения;
   • права субъекта данных.
2. Согласие направляется работнику для ознакомления.
3. Работник ставит электронную подпись (КЭП/ПЭП) и отправляет обратно.
4. Подписанное согласие сохраняется в личном деле сотрудника (электронном формате).
5. При необходимости работник может отозвать согласие – оформляется заявление об отзыве, которое также подписывается электронно.

Запрос и выдача справок, выписок и других документов

1. Работник подаёт заявление о выдаче нужного документа (например, справка о доходах, выписка из ЕФС-1, СТД-Р) через форму в ЭКДО.
2. Заявление подписывается электронно работником.
3. Отдел кадров проверяет запрос, готовит документ и подписывает его КЭП.
4. Готовый документ направляется работнику в личный кабинет; при необходимости выдаётся бумажная версия.

Оформление отпуска, больничного и других видов отсутствия

• Заявление на отпуск/больничный оформляется в ЭКДО, подписывается работником и утверждается руководителем.
• После утверждения документ автоматически попадает в табель учёта рабочего времени.
• При необходимости работник может получить бумажное подтверждение (например, лист нетрудоспособности) через печатную форму из системы.

Особенности оформления конкретных выплат и пособий

Новая выплата на детей (с 01.04 по 31.12)

Согласно разъяснению Минтруда от , оформить выплату можно двумя способами:

• Через портал Госуслуги – подать заявление, приложить необходимые документы (свидетельство о рождении, СНИЛС, реквизиты счёта).
• Лично обратиться в МФЦ – заполнить бумажное заявление и получить подтверждение о приёме.

После одобрения выплата перечисляется на указанный счёт (можно на чужую карту, при наличии соответствующего согласия и оформления заявления о переводе средств).

Выплата пособия по безработице и другие социальные выплаты

Минтруд рекомендует использовать ЭКДО для подачи заявлений о назначении пособий. Основные шаги:

1. В личном кабинете на Госуслугах выбрать нужную услугу.
2. Заполнить электронное заявление, приложить сканы документов (паспорт, трудовая книжка, справка о доходах).
3. Подписать заявление КЭП/ПЭП.
4. После рассмотрения органом социальной защиты получить решение в электронном виде и, при необходимости, бумажное уведомление.

Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить трудовой договор без электронной подписи?

Да, если обе стороны согласны на бумажный формат. Однако при использовании ЭКДО подпись обязательна – иначе документ не имеет юридической силы.

Нужно ли получать согласие работника каждый раз при отправке нового документа в ЭКДО?

Нет. Достаточно одного согласия на обработку персональных данных и на получение документов в электронном виде, оформленного при приёме на работу. При изменении условий обработки (новые цели, новые типы данных) требуется обновлённое согласие.

Можно ли платить зарплату на карту другого человека?

Трудовой кодекс не запрещает это, но необходимо оформить письменное согласие работника на перевод части или всей зарплаты на счёт третьего лица и указать реквизиты получателя в платёжном поручении.

Что делать, если работник отказывается подписывать документы электронно?

Работодатель обязан предоставить возможность оформить документ в бумажном виде. Отказ от ЭКДО не может быть основанием для дисциплинарного взыскания или отказа в приёме на работу.

Как хранить электронные кадровые документы?

Хранение осуществляется в информационной системе, обеспечивающей защиту от несанкционированного доступа, целостность и доступность документов в течение срока, установленного законодательством (как правило, 50 лет для трудовых книжек и 75 лет для документов по учёту рабочего времени).

Практические рекомендации для работодателей

• Внедрить корпоративный портал ЭКДО с интеграцией к Госуслугам (через ЕСИА) – это упростит идентификацию сотрудников и подписание документов.
• Организовать обучение кадровой службы и руководителей по работе с ЭКДО, включая вопросы электронной подписи и хранения данных.
• Разработать внутренние регламенты:
  • Порядок получения и обновления согласия на обработку персональных данных;
  • Процедуру выдачи бумажных копий документов по требованию;
  • План действий при отказе работника от электронного документооборота.
• Регулярно проверять актуальность нормативных актов Минтруда и Роструда (подписка на рассылки, участие в вебинарах).
• Вести журнал регистрации всех входящих и исходящих электронных кадровых документов с указанием дат, номеров и подписей.

Минтруд России последовательно разъясняет, как оформить различные кадровые и социальные документы в условиях перехода на электронный документооборот. Основные принципы – соблюдение требований ТК РФ, получение согласия работника, использование квалифицированной или простой электронной подписи с подтверждением личности через Госуслуги, обеспечение возможности получения бумажной версии документа и надёжное хранение электронных записей.

Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные разъяснения ведомства, работодатели смогут минимизировать риски нарушения трудового законодательства, повысить эффективность кадрового учета и обеспечить комфортное взаимодействие с сотрудниками в цифровой среде.

---

Статья подготовлена на основе официальных писем и разъяснений Минтруда России, доступных на официальных сайтах ведомства и в правовых базах данных (КонсультантПлюс, Гарант, etc.) на 22 мая 2026 года.