В современном мире электронные трудовые отношения становятся нормой. Они позволяют компаниям ускорить работу с персоналом, сократить расходы на бумагу и обеспечить соответствие требованиям законодательства. В статье разберём, что именно подразумевается под электронным кадровым документооборотом (КЭДО), какие документы можно перевести в электронный вид, как правильно организовать процесс и какие перспективы его обязательного внедрения.

Что такое электронный кадровый документооборот (КЭДО)?

КЭДО – это система автоматизации документооборота, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде без их бумажного дублирования. По данным информационных источников, переход на КЭДО уже начался в экспериментальном формате для некоторых государственных структур с 1 июня 2024 года.

Ключевые особенности КЭДО

• Создание, хранение и подписание кадровых документов в электронном виде.
• Отсутствие необходимости в бумажных копиях.
• Поддержка электронной подписи и шифрования данных.
• Интеграция с популярными ERP‑системами, такими как 1С.

Какие документы можно перевести в электронный вид?

Согласно рекомендациям Министерства труда и социальной защиты, в электронный документооборот можно перевести:

1. Трудовые договоры и их изменения.
2. Приказа о приёме на работу и увольнении.
3. Трудовые книжки (электронные записи).
4. Документы, подтверждающие обучение и повышение квалификации.
5. Сведения о времени работы и отдыхе.
6. Документы, связанные с материальной компенсацией и соцвыплатами.

При этом в Республике Беларусь переход на электронный кадровый документооборот не обязателен, однако многие организации выбирают его для повышения эффективности.

Как организовать переход на КЭДО в 2024 году?

Для успешного внедрения КЭДО необходимо выполнить несколько шагов:

• Оценка текущих процессов. Проанализировать, какие документы уже хранятся в электронном виде и какие требуют конвертации.
• Выбор подходящего сервиса. На рынке представлено множество решений; в 2024 году их объём удвоится, поэтому важно сравнить функции и стоимость.
• Подготовка персонала. Провести обучение сотрудников работе с новой системой.
• Тестовый запуск. Запустить пилотный проект в одном отделении или подразделении.
• Полный переход. После успешного теста перевести все кадровые документы на электронный уровень.

Бесплатный вебинар «Как организовать кадровый электронный документооборот в 2024 году» (09 апреля 2024) поможет получить практические рекомендации и задать вопросы экспертам.

Преимущества электронных трудовых отношений

Переход на электронный документооборот приносит компании следующие выгоды:

1. Сокращение расходов. Уменьшается потребность в бумаге, печати и хранении архивов.
2. Ускорение процессов. Оформление и подписание документов происходит в реальном времени.
3. Повышение безопасности. Электронные документы защищены шифрованием и резервным копированием.
4. Удобный доступ. Сотрудники и руководители могут просматривать и редактировать документы из любой точки мира.
5. Соответствие законодательству. Электронные формы соответствуют требованиям Трудового кодекса и нормативным актам.

Будущее обязательного КЭДО

По прогнозам аналитиков, обязательный переход на кадровый электронный документооборот может стать реальностью к концу 2025 года. Однако на текущий момент законодательство не требует немедленного перехода для всех компаний, но рекомендуется начинать подготовку уже сейчас.

Дайджест «Бинетика» отмечает, что «до конца 2024 года обязательного перехода на КЭДО не будет, но готовиться к нему стоит уже сейчас». Поэтому компании, которые уже внедряют электронные решения, получат конкурентное преимущество.

Практический пример: интеграция КЭДО в 1С

Система 1С предоставляет готовые конфигурации для управления кадровым электронным документооборотом. В ролике от Неосистемы «КЭДО в 1С:Зарплата и управление персоналом» показано, как:

• Автоматически создавать и подписывать трудовые договоры.
• Вести электронный журнал учёта рабочего времени.
• Генерировать отчёты по кадровым документам в режиме реального времени.

Такая интеграция упрощает работу HR‑отдела и гарантирует соответствие всем нормативам.

Как выбрать сервис для КЭДО в 2024 году?

При выборе платформы учитывайте следующие критерии:

1. Поддержка электронной подписи и шифрования.
2. Интеграция с вашими текущими ERP‑системами (1С, SAP, Битрикс24 и др.).
3. Уровень автоматизации (автоматическое создание, отправка и архивирование документов).
4. Стоимость и модель лицензирования (ежемесячная подписка, одноразовая покупка).
5. Отзывы и репутация поставщика.

Обзор сервисов, опубликованный в 2024 году, показывает, что рынок удвоится, поэтому важно действовать быстро, чтобы зафиксировать выгодные условия.

Электронные трудовые отношения – это не просто мода trend, а реальная возможность повысить эффективность работы с персоналом. Перевод кадровых документов в электронный вид позволяет:

• Сократить издержки.
• Ускорить процессы.
• Обеспечить безопасность данных.
• Соответствовать требованиям законодательства.

Начать стоит с небольшого пилотного проекта, изучить возможности бесплатных вебинаров и подобрать подходящий сервис. По мере накопления опыта можно масштабировать решение на весь персонал компании, подготовившись к будущему обязательному переходу на КЭДО.