С переходом на электронный формат учета стажа у многих граждан возникает резонный вопрос: нужно ли отдавать оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд? Однозначный ответ — нет․ Пенсионный фонд не изымает и не оставляет у себя бумажный документ работника․ Однако в связи с масштабной цифровизацией процедура подтверждения стажа претерпела значительные изменения․ В этой статье мы подробно разберем, как теперь учитывается стаж, что происходит с бумажной трудовой книжкой и как правильно оцифровать свои данные․
Что происходит с бумажной трудовой книжкой?
Бумажная трудовая книжка остается на руках у работника․ По закону (в частности, согласно законодательным изменениям в РФ от 21․07․14 № 216-ФЗ), при оформлении пенсии работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику на руки․ Если работодатель отказывается выдать документ, работник имеет полное право обратится в трудовую инспекцию․
При посещении Пенсионного фонда для назначения пенсии вы предоставляете оригинал для свки и снятия копий, но сам фонд не забирает его на хранение․ Документ возвращается владельцу․ Тем не менее, бумажный формат постепенно теряет свою актуальность и обязательный статус, уступая место электронным базам данных․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): Россия и Украина
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) происходит в обеих странах, хотя законодательство и сроки отличаются․ ЭТК представляет собой современную цифровую альтернативу бумажному документу, которая надежно хранит информацию и минимизирует риски:
- Снижается риск повреждения или утери документа;
- Исключается возможность фальсификации данных;
- Обеспечивается высокий уровень защиты персональной информации․
Ситуация в России
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка․ Работодатели обязаны ежемесячно (не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным) представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности сотрудников на основе отчета СЗВ-ТД․ Это касается всех кадровых мероприятий: приема, перевода, увольнения, а также заявлений работников о выборе ведения сведений о трудовой деятельности․
Для граждан, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года, формирование трудовой книжки осуществляется только в электронном виде․ Посмотреть свою ЭТК россияне могут в личном кабинете на портале Пенсионного фонда РФ или на портале Госуслуг․ Сведения можно сформировать, распечатать или сохранить в электронном виде․
Ситуация в Украине
В Украине процесс оцифровки также набирает обороты․ Электронная трудовая книжка была внедрена в 2021 году и содержит цифровые данные о приеме на работу, переводах, увольнении и других изменениях․
Согласно закону Украины 1217-IX, обязательный переход на электронные трудовые книжки должен быть завершен до 10 июня 2026 года․ С этой даты учет трудового стажа полностью перейдет в электронный формат в Реестр застрахованных лиц, а бумажные трудовые книжки потеряют свой обязательный статус․ Однако даже после 10 июня 2026 года бумажные документы останутся в силе как подтверждение стажа за прошлые периоды․
Как оцифровать бумажную трудовую книжку: инструкция для Украины
Поскольку до 10 июня 2026 года всем украинцам необходимо оцифровать свои трудовые книжки, Пенсионный фонд Украины (ПФУ) запустил удобный сервис на своем веб-портале электронных услуг (portal․pfu․gov․ua)․ Подать сканкопии можно даже находясь за границей․
Пошаговая инструкция:
- Подготовка документов: Найдите свою бумажную трудовую книжку․ Проверьте, все ли записи четкие и полные․ Убедитесь, что зафиксированы все вкладыши и поправки․
- Регистрация на портале: Зарегистрируйтесь на веб-портале ПФУ с помощью электронной подписи или BankID․
- Создание сканкопий: Сфотографируйте необходимые листы трудовой книжки (можно использовать приложение «Камера» на телефоне) и отредактируйте фото, чтобы текст читался четко․
- Загрузка данных: Войдите в личный кабинет, выберите раздел «Оцифровка трудовой книжки» (или «Сведения о трудовых отношениях работника») и загрузите сканы․
Важно: В законодательстве Украины нет прямой нормы, обязывающей именно работодателя делать сканы и загружать их на портал․ Вы можете сделать это самостоятельно․ Однако работодатель также имеет возможность передать копии через свой кабинет страхователя (раздел «Коммуникации с ПФУ»)․ Специалисты ПФУ предупреждают: внимательно проверяйте качество сканов, так как ошибки в записях и нечеткие изображения чаще всего становятся причиной отказа в оцифровке․
Преимущества электронного формата
Переход на ЭТК делает взаимодействие с государственными органами намного проще:
- Удобство: Заявление на назначение пенсии теперь можно оформить онлайн, просто прикрепив данные из электронной трудовой книжки в качестве подтверждения стажа․
- Доступность: Когда трудовая книжка оцифрована, данные о периодах работы и страховом стаже всегда доступны для просмотра в личном кабинете․
- Безопасность: Данные хранятся в защищенной электронной системе Пенсионного фонда․ Даже если вы потеряете бумажный документ, ваш стаж никуда не исчезнет․
Оригинал трудовой книжки остается у вас — Пенсионный фонд его не забирает․ Главная задача сегодня — не хранение бумаги, а своевременная передача данных в цифровой формат․ Независимо от того, живете вы в России, где отчеты за вас ежемесячно подает работодатель, или в Украине, где до 10 июня 2026 года нужно самостоятельно оцифровать старые записи, переход на ЭТК — это гарантия того, что ваш трудовой путь и будущая пенсия будут защищены от случайностей․