В современных реалиях кадрового делопроизводства Украина проходит важный этап цифровизации․ Бумажная трудовая книжка, которая на протяжении десятилетий была главным документом, подтверждающим стаж работника, постепенно уступает место электронному формату․ Тем не менее, этот процесс вызывает множество вопросов как у работодателей, так и у сотрудников․ В этой статье мы подробно разберем, как сейчас регулируется учет трудовой деятельности в Украине, какие права имеют работники и какие обязанности несут работодатели․
Электронный учет трудовой деятельности: это обязательно?
Да, электронный учет трудовой деятельности является обязательным․ Соответствующие изменения в законодательство были внесены еще года․ С этой даты начался масштабный процесс перевода учета трудового стажа из бумажной формы в электронную․
Теперь все сведения из трудовой книжки переносятся в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования․ Это кардинально повлияло на процедуру трудоустройства․
Что предоставлять при приеме на работу?
Согласно действующим нормам, при приеме на работу лицо обязано предоставлять:
- Трудовую книжку (в бумажном виде) — только в случае ее наличия
- ИЛИ сведения о трудовой деятельности, извлеченные из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования․
Таким образом, отсутствие бумажной трудовой книжки у соискателя больше не является препятствием для заключения трудового договора․
Право на бумажную трудовую книжку: что нужно знать работнику
Несмотря на цифровизацию, за работниками сохраняется право иметь бумажную трудовую книжку со всеми соответствующими записями․ Работодатель не имеет права отказывать сотруднику в этом вопросе․
Если работник хочет, чтобы в его бумажный документ вносились записи о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях и наградах, ему необходимо подать соответствующее заявление․
Пример заявления о внесении записей:
«На основании [указание нормы закона] прошу внести в мою бумажную трудовую книжку, которая хранится лично у меня, запись о приеме меня на работу в ООО «Омега»․ Бумажную трудовую книжку прилагаю»․
Кроме того, если у работника вообще нет трудовой книжки, он имеет право при заключении трудового договора подать работодателю требование о ее оформлении․ В таком случае работодатель обязан оформить трудовую книжку не позднее 5 дней после приема сотрудника на работу․
Где хранятся бумажные трудовые книжки?
В соответствии с актуальным законодательством, трудовые книжки хранятся у работников․ Однако переходный период имеет свои особенности:
- Новые сотрудники — хранят трудовые книжки самостоятельно и приносят их на работу только по своему желанию (для внесения записей)․
- Старые кадровые записи — те трудовые книжки, которые по состоянию на года хранились у работодателя, должны передаваться работникам постепенно․
Передача документов работодателем
Существует важное правило: трудовые книжки, хранящиеся у работодателя, необходимо выдавать работникам лично под подпись после того, как Пенсионный фонд Украины (ПФУ) завершит внесение сведений об их трудовой деятельности в Госреестр․ На этот процесс отведено 5 лет — до года․
Безусловно, если работник увольняется до этой даты, трудовую книжку ему обязаны выдать в день увольнения․
Выдача книжки по заявлению в военное время
В военных реалиях сегодняшнего дня работодателю сложно гарантировать физическую сохранность бумажных документов․ Поэтому на практике трудовые книжки часто выдаются работникам досрочно — на основании их заявлений, даже если трудовой договор продолжает действовать․
Пример заявления о выдаче на хранение:
«Прошу выдать мне на хранение мою бумажную трудовую книжку»․
При выдаче документа работник обязательно должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․ Эта книга ведется отделом кадров или иным подразделением, ответственным за оформление приема и увольнения․ В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников, а также выданные документы (с обязательным указанием серии и номера)․
Преимущества электронной трудовой книжки
Бумажный документ постепенно переходит в категорию кадровых анахронизмов․ Электронная система учета имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- Для работника: невозможность потери или порчи документа, удобный доступ к данным, отсутствие необходимости носить оригинал с собой․
- Для работодателя: снижение бюрократической нагрузки, минимизация рисков, связанных с хранением и учетом бумажных бланков, автоматизация кадрового делопроизводства․
Трудовая книжка работника в Украине сегодня существует в двух параллельных форматах: бумажном и электронном․ Главное правило для работодателей — не ограничивать работников в их праве выбора способа фиксации трудового стажа․ Электронный учет обязателен, но если сотрудник просит вести его бумажную трудовую книжку, работодатель обязан это сделать․ В то же время, текущие реалии диктуют свои правила, и передача бумажных документов на хранение самим сотрудникам — это наиболее безопасный и рациональный шаг для обеих сторон․