В 2026 году процесс ведения трудовых книжек и сдачи отчетности окончательно перешел в цифровой формат․ Для работодателей ключевым моментом остается своевременная и корректная передача сведений о трудовой деятельности сотрудников․ Сегодня мы подробно разберем, как формируется отчетность, какие формы используются (включая актуальный ЕФС-1), и как избежать штрафных санкций․
Долгое время основным документом для передачи данных в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России — СФР) являлась форма СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»)․ Она была утверждена еще в 2019 году и стала фундаментом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
Однако, по состоянию на май 2026 года, система отчетности была оптимизирована․ Форма СЗВ-ТД была интегрирована в единый отчет ЕФС-1 («Единая форма сведений о начислениях и страховом стаже»)․ Это так называемый «конструктор», который позволяет работодателю отправлять только необходимые разделы в зависимости от произошедшего кадрового события, не заполняя лишние поля․
Кто обязан сдавать отчетность?
Сдавать отчеты в СФР обязаны все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и количества сотрудников:
- Юридические лица (ООО, АО и др․);
- Индивидуальные предприниматели;
- Физические лица, нанимающие работников по трудовому договору․
Кадровые события и сроки сдачи отчета ЕФС-1
Главное правило, которое нужно помнить: отчет ЕФС-1 не сдается «пустым» или планово раз в месяц (как это было с некоторыми другими формами)․ Он формируется и отправляется только при наступлении конкретного кадрового события․
Прием на работу, перевод или увольнение
При приеме нового сотрудника, его переводе на другую должность или увольнении, работодатель обязан сформировать соответствующий раздел отчета ЕФС-1․
Срок сдачи: Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие․
Пример: Сотрудник принят 10 мая 2026 года․ Отчет необходимо сдать до 25 июня 2026 года․
Подача заявления о выборе формы трудовой книжки
Если сотрудник (особенно тот, кто впервые устраивается на работу или ранее вел бумажную книжку) подает заявление о переходе на электронную трудовую или о сохранении бумажной, это также требует отражения в отчете․
Срок сдачи: Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления․
Обнаружение ошибки в ранее поданных сведениях
Если работодатель или сам сотрудник обнаружил ошибку в стаже, необходимо подать корректирующий отчет․
Срок сдачи: В любое время после обнаружения ошибки (срочно, чтобы исправить данные в лицевом счете застрахованного лица);
Пошаговый алгоритм действий работодателя
- Регистрация события: Кадровик издает приказ о приеме, переводе или увольнении, либо регистрирует заявление сотрудника о выборе формы трудовой книжки․
- Формирование отчета: В бухгалтерской программе (например, 1С, Saby/СБИС) создается новый отчет ЕФС-1․ Выбирается нужный раздел (раздел 1 — кадровые события, раздел 2, заявления о выборе ЭТК и т․д․)․
- Заполнение данных: Вносятся данные из приказов: даты, должности, коды мероприятий (код причины приема, код увольнения и т․д․)․ Важно точно соблюдать справочники кодов СФР․
- Проверка: Программа проводит автоматическую проверку на наличие логических ошибок․ Необходимо убедиться, что ФИО и СНИЛС сотрудника указаны верно․
- Отправка: Отчет подписывается электронной подписью руководителя и отправляется в СФР через телекоммуникационные каналы связи․
Важные нюансы для сотрудников и бумажные выписки
Сотрудники имеют полное право контролировать свой стаж․ Они могут:
- Просматривать сведения электронной трудовой книжки в Личном кабинете на портале Госуслуг;
- Использовать мобильные приложения СФР и банков-партнеров;
- Запрашивать бумажную выписку из электронной трудовой книжки у работодателя или в клиентской службе СФР․
Важно! Если сотрудник подает заявление о переходе на ЭТК в электронном виде, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить в клиентскую службу СФР оригиналы документов, подтверждающих стаж (трудовую книжку, копии приказов, справки), если эти данные ранее не были оцифрованы․
Ответственность и штрафы
Нарушение сроков или порядка сдачи отчетности влечет за собой финансовые санкции․ В 2026 году размеры штрафов остаются существенными:
Типичные нарушения:
- Нарушение срока сдачи отчета (опоздание);
- Предоставление неполных или недостоверных сведений;
- Отказ в предоставлении бумажной выписки сотруднику по его запросу․
Размер штрафа составляет 500 рублей за каждого застрахованного лица, по которому допущена ошибка или нарушение срока․ При массовых нарушениях суммы могут быть значительными․ Кроме того, должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности․
Отчетность по трудовым книжкам в 2026 году, это отлаженный, но требующий внимательности процесс․ Переход на конструктор ЕФС-1 упростил жизнь бухгалтерам, избавив от необходимости сдавать полные комплекты документов при каждом изменении․ Главное для работодателя — не пропустить дату наступления кадрового события и вовремя (до 25 числа следующего месяца) отправить корректный отчет в Социальный фонд․ Это гарантирует сотруднику правильный учет стажа для будущей пенсии, а компании — отсутствие штрафов․