Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, что прямо закреплено статьей 65 Трудового кодекса РФ. Исторически этот документ был введен еще в 1939 году и долгое время существовал исключительно в бумажном виде. Однако с развитием технологий и цифровизацией государственных услуг понятие «ведение трудовой книжки» существенно изменилось. Так что же значит вести трудовые книжки сегодня?
Ведение трудовой книжки означает регулярное и законное внесение информации о карьерном пути человека: где, когда и кем он работал. Сегодня этот процесс делится на два формата:
- Бумажная трудовая книжка — классический бланк строгой отчетности, который хранится у работодателя (или на руках у работника, если он безработный).
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — единая база данных, в которой хранится история трудовой деятельности в цифровом виде.
Переход на ведение сведений в цифровом виде регламентировался законом 439-ФЗ. Этот процесс стартовал в 2020 году, и с 1 января 2021 года наступил ключевой этап реформы.
Что значит «вести трудовую книжку» для работодателя?
Для работодателя ведение трудовых книжек — это не просто заполнение граф, а строгий кадровый и бухгалтерский учет, который включает в себя:
- Своевременное внесение записей — о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрениях.
- Соблюдение правил заполнения — записи должны соответствовать правилам, не содержать ошибок и помарок.
- Передачу данных в СФР (Социальный фонд России) — с завершением перехода на ЭТК в 2023 году, работодатели по закону обязаны формировать информацию на каждого работника в цифровой форме и передавать её в фонд.
- Хранение документов — обеспечение сохранности бумажных бланков и учет вкладышей к ним.
Двойное ведение: когда это обязательно?
Переходный период создавал для работодателей особые условия. Если до конца 2020 года сотрудник выбирал бумажный вариант трудовой книжки, работодателю приходилось одновременно вести 2 вида книжек: бумажную и электронную.
Если работник не подавал заявление о выборе способа ведения, трудовую книжку следовало продолжать вести на бумажном носителе одновременно с электронной. При согласии работника на переход в бумажную версию вносилась специальная пометка о переходе на электронную книжку, после чего она выдавалась на руки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): правила игры
Электронная трудовая книжка — это не отдельный файл на компьютере работника, а сведения, хранящиеся в информационных ресурсах СФР (ранее ПФР). Важно понимать ключевые особенности ЭТК:
- Ограниченность данных: в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года. Более ранний стаж в базе не отражен.
- Сохранность бумажного оригинала: работнику настоятельно рекомендуется хранить бумажную книжку, так как она содержит весь стаж до 2020 года.
Для новых сотрудников: выбора нет
С 1 января 2021 года граждане, которые впервые начали работать, права выбора не имеют. Для них оформляется только ЭТК, бумажный бланк им не выдается. Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись исключительно в электронном виде.
Как работнику получить выписку из ЭТК?
Поскольку ЭТК не имеет физического носителя, работник в любой момент может получить выписку, подтверждающую его карьерный путь и стаж. Это можно сделать через:
- Портал «Госуслуги»;
- Личный кабинет на сайте СФР;
- Многофункциональные центры (МФЦ);
- Работодателя (по заявлению работника).
Подводные итоги
Вести трудовые книжки в 2026 году, значит соблюдать баланс между цифровым учетом и традиционным бумажным документооборотом. Несмотря на то, что по данным Пенсионного Фонда РФ, лишь около 6 млн человек изначально выбрали электронный формат взамен бумажного, цифровая отчетность стала обязательной для всех работодателей.
Главное, что нужно помнить:
- Работодатели обязаны сдавать электронные сведения по всем сотрудникам в СФР.
- Если сотрудник сохранил бумажный формат, работодатель ведет двойной учет.
- Для новых кадров (с 2021 года) существует только ЭТК.
- Бумажная трудовая остается важным документом для подтверждения стажа до 2020 года.
Грамотное ведение трудовых книжек — это залог спокойствия как работодателя (отсутствие штрафов от трудовой инспекции), так и работника (беспроблемное подтверждение стажа для пенсии и новых вакансий).