Ежегодный оплачиваемый отпуск – одно из основных прав работника‚ гарантированное Трудовым кодексом Российской Федерации (ст․ 115‑128 ТК РФ)․ При оформлении отпуска в трудовой книжке делается специальная запись‚ подтверждающая факт предоставления отпуска и его продолжительность․ Ниже подробно рассмотрен порядок внесения такой записи‚ необходимые реквизиты и образцы оформления․
Правовая основа
- Трудовой кодекс РФ‚ ст․ 115‑128 – порядок предоставления и оплаты ежегодного отпуска;
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – правила заполнения трудовых книжек;
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» – форма и реквизиты записей․
Когда делается запись?
Запись о ежегодном отпуске вносится в трудовую книжку после фактического окончания отпуска (в последний день отпуска или в первый рабочий день после него)․ Если отпуск предоставляется с последующим увольнением‚ запись делается в день увольнения‚ но обязательно указывается‚ что отпуск был использован полностью․
Что указывается в записи?
В трудовой книжке каждая строка разделена на четыре графы:
- Дата – день‚ месяц‚ год внесения записи (дата окончания отпуска или дата приказа об отпуске)․
- Номер порядковый – последовательный номер записи в трудовой книжке․
- Наименование сведений – формулировка‚ например: «Ежегодный оплачиваемый отпуск»․
- Основание – номер и дата приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска‚ либо иной документ (например‚ график отпусков)․
Образец записи
Дата № п/п Наименование сведений Основание 12 Ежегодный оплачиваемый отпуск Приказ № 45 от «Об предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска сотруднику Ivanov I․I․ с по »
Примечание: если запись делается в электронной трудовой книжке‚ формат остаётся тем же‚ но данные вводятся в соответствующие поля системы․
Особенности оформления
- Запись делается одной строкой; перенос текста на следующую строку не допускается․
- В графе «Наименование сведений» допускается использовать сокращения‚ общепринятые в кадровом делопроизводстве (например‚ «ЕOP» – ежегодный оплачиваемый отпуск)‚ но лучше писать полностью для избежания недоразумений․
- Если работник брал отпуск по частям (например‚ две недели в июне и две недели в августе)‚ каждая часть оформляется отдельной записью с указанием соответствующих дат и основания․
- При предоставлении отпуска за счёт накопленных дней (например‚ за счёт неиспользованного отпуска предыдущих лет) в основании указывается приказ о переносе отпуска и ссылка на соответствующие нормы (ст․ 124 ТК РФ)․
- Запись не ставится‚ если отпуск не был использован (например‚ работник отказался от отпуска и получил компенсацию)․ В этом случае делается запись о выплате компенсации за неиспользованный отпуск․
Что не вносится в трудовую книжку при отпуске?
- Сведения о сумме отпускных выплат;
- Информация о том‚ был ли отпуск оплачен или нет (это отражается в расчётных листках и бухгалтерском учёте);
- Детали о месте проведения отпуска (санаторий‚ дом отдыха и т․д․)․
Проверка и исправление ошибок
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка в записи об отпуске (неверная дата‚ неправильный номер приказа и т․д․)‚ её необходимо исправить согласно пункту 31 Постановления Правительства РФ № 225:
- Ошибочную запись зачёркивают одной тонкой линией так‚ чтобы осталось читаемым оригинальное содержание;
- Справа от зачёркнутого текста пишут исправленную запись;
- Под исправлением ставят подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель) и дату исправления;
- При необходимости делают ссылку на приказ об исправлении․
Запись в трудовой книжке о ежегодном оплачиваемом отпуске – обязательный элемент кадрового документооборота․ Она подтверждает факт предоставления отпуска‚ его продолжительность и основание (приказ или график)․ Правильное оформление такой записи обеспечивает корректный учёт трудового стажа‚ защищает права работника и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и другими контролирующими органами․ Следуя приведённым выше рекомендациям и образцам‚ кадровые службы смогут избежать типичных ошибок и обеспечить полное соответствие требованиям трудового законодательства;