Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. На протяжении многих лет именно этот документ оставался главным свидетельством профессионального пути работника. Однако с развитием технологий и началом цифровизации кадрового делопроизводства возникло множество вопросов: как правильно оформлять документы‚ допустимо ли использование факсимиле и как переход на электронные формат изменил привычные правила?

Что такое факсимиле и допустимо ли оно на трудовой книжке?

Факсимиле (от лат. fac simile — «делай подобное») — это точное воспроизведение собственноручной подписи лица с помощью штампа или клише. В современном деловом обороте использование факсимиле значительно ускоряет документооборот‚ особенно в крупных компаниях.

Однако‚ когда речь заходит о трудовой книжке‚ ситуация кардинально меняется. Согласно трудовому законодательству Российской Федерации и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года)‚ записи в трудовой книжке должны быть заверены собственноручной подписью лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ а также подписью самого работника.

Законодательный запрет и риски

Использование факсимиле на бумажной трудовой книжке строго не рекомендуется и фактически незаконно. Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможность замены собственноручной подписи работодателя или работника на факсимиле в данном документе. Причина кроется в высокой значимости трудовой книжки:

• Подделка и мошенничество: использование факсимиле облегчает незаконный доступ к штампу и внесение несанкционированных записей.
• Юридическая ничтожность: если при проверке ГИТ (Государственной инспекции труда) или в суде будет установлено‚ что запись заверена факсимиле‚ она может быть признана недействительной. Это ставит под угрозу подтверждение стажа работника.
• Личная ответственность: лицо‚ ответственное за выдачу и ведение трудовых книжек‚ несет полную ответственность за их правильное оформление. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает именно это лицо‚ после чего ставится печать организации (или кадровой службы‚ при наличии). Факсимиле на титульном листе недопустимо категорически.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начался в 2020 году: работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников и сдавать отчеты СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России.

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны формировать записи преимущественно в электронном виде. Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица‚ которые формируются в единой базе ПФР на основании отчетов СЗВ-ТД‚ представленных работодателем.

Как факсимиле и цифровизация меняют правила игры?

В контексте ЭТК понятие «факсимиле» приобретает совершенно новый смысл. Если в бумажном документе факсимиле — это физический штамп‚ то в электронном документообороте его аналогом является электронная подпись (ЭП).

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): именно с ее помощью работодатель заверяет сведения о трудовой деятельности при отправке отчета СЗВ-ТД. УКЭП имеет полную юридическую силу и заменяет как ручную подпись‚ так и факсимиле.
2. Защита данных: в отличие от факсимиле‚ которым может завладеть любой сотрудник‚ электронная подпись надежно защищена криптографическими ключами и недоступна третьим лицам.
3. Исключение ошибок: трудовая книжка не должна содержать неправильных или неточных сведений. Электронный формат и автоматизированные проверки на стороне ПФР минимизируют риск ошибок‚ которые часто встречались при ручном заполнении бумажных бланков.

Бумажная трудовая книжка: нужно ли регистрировать и предъявлять?

Несмотря на массовый переход на ЭТК‚ бумажные трудовые книжки не отменены полностью. У работников‚ которые до 2020 года подали соответствующее заявление‚ сохранился бумажный вариант документа. Возникает резонный вопрос: нужно ли регистрировать в книге учета электронные трудовые книжки и должен ли работник предъявить бумажный документ при приеме на работу?

Ключевые правила для кадровиков:

• Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя в виде книжки‚ поэтому не подлежит регистрации в привычной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
• При приеме на работу работник‚ выбравший ЭТК‚ предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности (выписку из ПФР или сведения по форме СТД-Р с прошлого места работы)‚ а не бумажную трудовую книжку.
• Если работник впервые устраивается на работу (с 2021 года и позже)‚ ему оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный бланк ему не выдается.

Понятие «факсимиле трудовая книжка» объединяет в себе два конфликтующих явления: традиционный подход к заверению важных бумаг и строгие требования трудового права. На бумажной трудовой книжке использование факсимиле является нарушением‚ так как документ требует собственноручных подписей обеих сторон для подтверждения юридической силы записей.

В то же время‚ цифровизация трудовых отношений решает эту проблему. Электронные трудовые книжки‚ формируемые на основании отчетов СЗВ-ТД‚ заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью‚ которая является безопасным и абсолютно законным «цифровым факсимиле». Это гарантирует достоверность сведений о стаже‚ защищает данные от подделки и выводит кадровое делопроизводство на новый‚ современный уровень.