Вопрос использования факсимиле (штампа, имитирующего собственноручную подпись руководителя) в кадровом делопроизводстве остается одним из самых острых. Многие кадровики и руководители задаются вопросом: можно ли ставить факсимиле в трудовой книжке? Спойлер: нет, это категорически запрещено. В данной статье мы подробно разберем, почему трудовое законодательство не допускает применения факсимиле, чем это грозит и как исправить уже допущенную ошибку.
Что такое факсимиле и почему его хотят использовать?
Факсимиле представляет собой клише, которое позволяет быстро проставлять подпись руководителя на документах. Это кажется удобным: директор может быть в командировке, на совещании или просто физически не успевать подписывать десятки кадровых бумаг. Однако удобство не всегда согласуется с законом.
Позиция закона: можно ли ставить факсимиле в трудовой книжке?
Ответ однозначный: нет, нельзя. И вот почему:
- Отсутствие в Трудовом кодексе. Нормы трудового законодательства РФ не содержат определения понятия факсимиле, а также не предусматривают порядок или возможность его применения. В отличие от гражданского законодательства (где ГК РФ допускает использование аналога собственноручной подписи, если это согласовано сторонами), трудовое право таких норм не содержит.
- Прямой запрет для трудовых книжек. Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, все записи, внесенные в трудовую книжку, должны заверяться собственноручной подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Применение факсимиле исключено.
- Разъяснения Минтруда России. В письме от № 14-6/ООГ-1863 Минтруд России четко разъяснил, что использование факсимильной подписи на кадровых документах, включая трудовые договоры, приказы и трудовые книжки, законодательством не предусмотрено.
Таким образом, трудовым законодательством (в отличие от гражданского) не допускается применение факсимиле ни при приеме на работу, ни при увольнении, ни при заверении записей в трудовой книжке.
Что делать, если в трудовой книжке уже стоит факсимиле?
Если сотрудник принес трудовую книжку с предыдущего места работы, где вместо живой подписи директора стоит факсимиле, или если по ошибке вашей организации в документ было поставлено клише, это является нарушением. Такую запись нельзя считать должным образом заверенной.
Как исправить ошибку?
Исправление зависит от того, кто допустил ошибку:
- Ошибка допущена предыдущим работодателем. Если при увольнении сотруднику поставили факсимильную подпись и официальную печать, текущий работодатель не имеет права вносить исправления в чужие записи. Сотруднику следует обратиться к прежнему работодателю с просьбой исправить ошибку: зачеркнуть факсимиле (или признать запись недействительной) и поставить собственноручную подпись уполномоченного лица.
- Ошибка допущена текущим работодателем. Если вы сами случайно заверили запись факсимиле, необходимо это исправить. В разделе, где стоит факсимиле, нужно признать запись недействительной и внести правильную запись, заверив ее живой подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии).
Как правильно оформить сотрудника, если директор отсутствует?
Часто факсимиле начинают использовать именно из-за того, что генеральный директор физически не может подписать документы. Как действовать законно?
Делегирование полномочий
Вместо того чтобы использовать факсимиле в кадровых документах, директор вправе уполномочить приказом кого-то из работников на подписание таких документов. Это может быть:
- Руководитель кадровой службы;
- Заместитель директора;
- Другой уполномоченный сотрудник.
В этом случае в трудовой книжке будет стоять живая подпись уполномоченного лица, что полностью соответствует закону. Доверенность на подписание кадровых документов также является законным вариантом делегирования полномочий.
Электронная подпись (ЭП)
Электронная подпись — удобная альтернатива факсимиле, когда нужно подписывать документы на расстоянии. Однако здесь есть важный нюанс: в бумажной трудовой книжке ЭП не проставить. Если речь идет о электронной трудовой книжке (ЕФС-1), то используется усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя, а не факсимиле.
На каких документах нельзя ставить факсимиле?
В кадровом делопроизводстве факсимиле нельзя ставить практически нигде. Перечень документов, требующих только собственноручной подписи (или ЭП, если документ электронный), включает:
- Трудовые книжки и вкладыши к ним;
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- Кадровые приказы (о приеме, увольнении, переводе, совмещении);
- Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
- Заявления работников (на увольнение, отпуск и т.д.).
Последствия использования факсимиле
Если проверяющие органы (Государственная инспекция труда) обнаружат в трудовой книжке факсимиле вместо подписи, это будет расценено как нарушение трудового законодательства. Последствия могут быть следующими:
- Административный штраф. По статье 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка ведения трудовых книжек на организацию могут быть наложены штрафы.
- Признание записи недействительной. В случае судебных споров о стаже или увольнении, заверенная факсимиле запись может быть признана судом недействительной, что невыгодно работодателю.
- Проблемы для сотрудника. При оформлении пенсии или подтверждении стажа в Пенсионном фонде могут возникнуть вопросы к записям, заверенным штампом-подписью, что приведет к задержкам и необходимости собирать дополнительные справки.
Использование факсимиле в трудовой книжке и других кадровых документах — это прямое нарушение трудового законодательства. ТК РФ не раскрывает понятие факсимиле и не предусматривает возможность его применения. Если в трудовой книжке обнаружена факсимильная подпись, ее необходимо исправить: либо обратившись к бывшему работодателю, либо текущим работодателем (если ошибка допущена на вашем предприятии) путем признания записи недействительной. Самый надежный и законный способ подписать документы в отсутствие директора, делегировать право подписи уполномоченному сотруднику приказом или доверенностью.