Вопрос о применении факсимильной подписи (факсимиле) в кадровых документах, в частности в трудовой книжке, возникает у многих работодателей и сотрудников․ Ниже представлен подробный разбор текущего законодательства, последствий нарушений и практических рекомендаций, как поступить, если факсимиле уже присутствует в документе․
Что такое факсимиле?
Факсимиле – это воспроизведение собственноручной подписи человека с помощью специального штампа, трафарета или электронного изображения․ Оно используется для ускорения оформления документов, когда личное присутствие подписанта невозможно․
Нормативная база, регулирующая подписи в трудовой книжке
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст․ 66, ст․ 67, ст․ 84․1 регулируют ведение трудовых книжек и требования к их оформлению․
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – прямо указывает, что записи в трудовой книжке заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации․
- Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-1863 – разъясняет, что трудовое законодательство не содержит определения факсимиле и не предусматривает его применения при подписании кадровых документов, в т․ч․ трудовых книжек․
Почему факсимиле не допускается в трудовой книжке?
- Отсутствие правовой основы․ Ни в ТК РФ, ни в подзаконных актах нет положения, разрешающего использование факсимиле для заверения записей в трудовой книжке․
- Требование личной ответственности․ Подпись уполномоченного лица подтверждает, что запись сделана им лично и он несет за нее ответственность․ Факсимиле не гарантирует такого личного участия․
- Риск оспаривания․ При возникновении трудового спора запись, заверенная факсимиле, может быть признана недостоверной, что приведет к признанию трудовой книжки недействительной․
Последствия использования факсимиле в трудовой книжке
- При проверке трудовой инспекцией запись может быть признана незаверенной, что повлечет штраф для работодателя (ст․ 5․27 КоАП РФ – до 50 000 руб․)․
- Сотрудник может столкнуться с трудностями при подтверждении стажа, при приеме на новую работу или при оформлении пенсии․
- В случае судебного спора суд может признать запись недопустимым доказательством и отказать в удовлетворении требований․
Что делать, если в трудовой книжке уже стоит факсимиле?
Шаг 1․ Оценка ситуации
Определите, какие именно записи заверены факсимиле (прием, перевод, увольнение, изменение условий труда и т․д․)․
Шаг 2․ Внутреннее исправление
Согласно Письму Минтруда от , допустимо исправить ошибочную запись путем:
- Зачеркнуть неверную запись одной тонкой линией (чтобы текст оставался читаемым)․
- Сделать новую запись от руки, заверенную подписью уполномоченного лица и печатью организации․
- В поле «Примечание» указать, что запись исправлена в связи с обнаружением факсимиле, дать ссылку на приказ о исправлении․
Шаг 3․ Оформление приказа об исправлении
Издать внутренний приказ (например, «Об исправлении записей в трудовых книжках сотрудников»), в котором:
- Указать основание (письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-1863)․
- Перечислить сотрудников и конкретные записи, требующие исправления․
- Назначить ответственного за внесение исправлений (обычно специалист отдела кадров)․
- Указать сроки выполнения․
Шаг 4․ Информирование сотрудника
После внесения исправлений ознакомьте сотрудника с измененной трудовой книжкой под роспись․ При необходимости выдайте справку о внесенных исправлениях․
Как оформить сотрудника, если у него на руках трудовая книжка с факсимиле?
При приеме на работу сотрудник представляет трудовую книжку․ Если в ней обнаружены записи, заверенные факсимиле, работодатель должен:
- Попросить сотрудника предоставить документ, подтверждающий правильность этих записей (например, справку от предыдущего работодателя о том, что запись сделана собственноручно)․
- Если такой документ отсутствовать, потребовать исправления трудовой книжки в соответствии с порядком, описанным выше (через предыдущего работодателя или через органы социальной защиты, если предыдущий работодатель ликвидирован)․
- Временно принять сотрудника на работу, оформив внутренний приказ о приеме и сделав запись в личную карточку (форму Т-2), а трудовую книжку вернуть после исправления․
Альтернативы факсимиле в кадровом документообороте
- Электронная подпись (ЭП) – полностью легальна для трудовых договоров, приказов, соглашений и т․д․ (ФЗ-63 «Об электронной подписи»)․ Для трудовой книжки ЭП не применяется, так как закон требует собственноручной подписи․
- Доверенность на подписание – руководитель может оформить доверенность на другое лицо (например, заместителя или специалиста отдела кадров) для подписания конкретных документов․ Доверенность должна быть нотариально заверена или оформлена в соответствии с внутренними нормативными актами организации․
- Использование печати организации – печать ставится совместно с собственноручной подписью уполномоченного лица; сама по себе печать не заменяет подпись․
Рекомендации для работодателей
- Запретить использование факсимиле при оформлении любых кадровых документов, где закон требует собственноручной подписи (трудовые книжки, приказы о приеме/увольнении, соглашения о совмещении и т․д․)․
- Организовать обучение сотрудников отдела кадров по правильному ведению трудовых книжек и использованию электронной подписи там, где это допустимо․
- Ввести внутренний регламент, который четко прописывает порядок исправления ошибок в трудовых книжках (в т․ч․ случаи с факсимиле)․
- При обнаружении факсимиле немедленно инициировать процедуру исправления, фиксируя все действия приказами и записями в личные дела сотрудников․
- Хранить копии всех приказов о исправлениях и переписку с предыдущими работодателями в личном деле сотрудника на случай проверки трудовой инспекции или суда․
Факсимиле в трудовой книжке не допускается․ Трудовое законодательство РФ не предусматривает возможность заверения записей в трудовой книжке факсимильной подписью․ Использование факсимиле влечет риск признания записей недействительными, административные штрафы и трудовые споры․ Если факсимиле уже присутствует, необходимо исправить запись путем зачеркивания и внесения новой собственноручной подписи с печатью, оформив соответствующий внутренний приказ․ Для ускорения документооборота в других кадровых документах рекомендуется переходить на электронную подпись или оформлять доверенности на подписание, но в случае трудовой книжки единственно законный способ – собственноручная подпись уполномоченного лица․