Одним из важных, но часто упускаемых этапов при приеме нового сотрудника является фиксация выбранного им способа ведения трудовой книжки․ Это не просто формальность, а действие, имеющее правовые и административные последствия как для работника, так и для работодателя․ В этой статье подробно разберем, что нужно сделать и как это отразить в документах, особенно в программе 1С:ЗУП․

Почему это важно? Правовая основа и последствия

С года в Трудовом кодексе РФ (ст․ 66․1) предусмотрено два способа ведения трудовых книжек:

• Бумажный — традиционная бумажная трудовая книжка (ТК)․
• Электронный — сведения о трудовой деятельности хранятся в информационной системе (ЭТК)․

Ключевое правило: Если сотрудник проработал на предыдущем месте более 5 дней, работодатель обязан вести для него трудовую книжку в выбранном им формате․ Если же сотрудник только начинает трудовую деятельность (первое место работы), он сам выбирает формат, и работодатель начинает вести книжку с этого момента․

Где и как указывается выбор? Документ «Прием на работу»

Основным документом для фиксации выбора является трудовой договор и заявление работника․ В современных кадровых программах, таких как 1С:ЗУП 3․1, 8․3, эта информация также отражается в документе «Прием на работу»․

Поля в документе «Прием на работу» (на примере 1С:ЗУП)

В форме документа появились специальные поля для учета этой информации:

1. «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» (обычно это флажок или выпадающий список)․
2. «Дата заявления» — дата, когда сотрудник подал заявление о выборе формата на предыдущем месте работы․

Как заполнять:

• Если сотрудник уже выбрал способ на прошлом месте (имеет заявление), — ставим галочку в поле «Способ ведения․․․» и указываем дату этого заявления․
• Если сотрудник не выбирал (например, это первая работа или он не подавал заявления), — поле оставляем пустым․ В этом случае новый работодатель начнет вести книжку в том формате, который выберет сам сотрудник (обычно это бумажный вариант по умолчанию)․

Ситуация: сотрудник хочет сменить формат при приеме на новую работу

Закон прямо не регулирует порядок, если сотрудник с бумажной книжкой при приеме на новую работу хочет сразу перейти на ЭТК․ На практике:

1. Сотрудник должен написать заявление о выборе электронного формата․
2. Работодатель (новый) вправе начать вести ЭТК с даты приема на работу, если заявление подано до или в день приема․
3. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка с записями, она не аннулируется․ Все записи до смены формата остаются в бумажном виде, а дальнейшие — в электронном․

Пошаговая инструкция для кадровика/бухгалтера

При приеме на работу действуйте по следующему алгоритму:

1. Запросите у сотрудника информацию о формате его трудовой книжки на предыдущем месте работы․ Попросите показать заявление (если оно было) или саму книжку (бумажную)․
2. Определите, является ли это первая работа для сотрудника․ Если да — выбор формата остается за ним, и вы начнете вести книжку с нуля в выбранном им формате․
3. В документе «Прием на работу» (в 1С или на бумаге):
   • Если выбор был сделан ранее — отметьте соответствующее поле и укажите дату заявления․
   • Если выбора не было — оставьте поле пустым․ В этом случае в карточке сотрудника в разделе «Трудовая книжка» нужно будет вручную указать выбранный формат (бумажный или электронный) после того, как сотрудник примет решение․
4. Сохраните копию заявления сотрудника о выборе формата в его личном деле․
5. Для отчетности: Убедитесь, что данные по способу ведения ТК корректно отображаются в сформированных кадровых отчетах․

Частые вопросы и нюансы

Что, если сотрудник не помнит или не знает о своем выборе?

Если сотрудник пришел с бумажной книжкой, но не уверен, подавал ли он заявление на ЭТК, считайте, что он продолжает вести бумажный формат․ Для перехода на ЭТК требуется его явное волеизъявление (заявление)․

Нужно ли уведомлять старых сотрудников о возможности смены формата?

Закон не обязывает работодателя массово уведомлять уже работающих сотрудников о возможности перехода на ЭТК․ Однако при приеме нового сотрудника вы должны предоставить ему информацию о двух форматах и получить от него выбор․

Как изменить способ ведения ТК уже работающего сотрудника?

Сотрудник вправе в любой момент написать заявление об изменении способа ведения его трудовой книжки (например, с бумажного на электронный)․ Дата выбора способа может быть установлена равной дате приема на работу, если речь идет о первичном выборе, или дате подачи заявления — если это смена формата․

Указание способа ведения трудовой книжки при приеме на работу — это обязательная процедура, которая:

• Обеспечивает соблюдение требований Трудового кодекса РФ․
• Позволяет корректно формировать кадровую отчетность․
• Защищает права как работника (на сохранность всех записей), так и работодателя (от потенциальных претензий)․

Главное, получить от сотрудника четкое волеизъявление (заявление) и зафиксировать его в документах․ При использовании систем типа 1С:ЗУП не забудьте заполнить специальные поля в документе «Прием на работу», чтобы система корректно учитывала эти данные․