Ведение трудовых книжек остается одной из важнейших задач кадрового учета․ Несмотря на активный переход на цифровой формат, бумажные носители всё еще используются в ряде случаев․ В данной статьей мы подробно разберем правила заполнения трудовых книжек, актуальные на 2026 год, включая особенности электронного учета․

В современном трудовом праве сосуществуют два формата учета стажа:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Основной формат для большинства сотрудников․ Сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1․
• Бумажная трудовая книжка: Оформляется для сотрудников, которые выразили желание сохранить бумажный вариант, или в случаях, предусмотренных законодательством․

Оформление трудовой книжки впервые

Если сотрудник устраивается на работу впервые, процедура зависит от выбранного формата:

Бумажный вариант

Для оформления используются специальные бланки установленного образца․ Процесс включает следующие шаги:

1. Заполнение титульного листа: Указываются ФИО сотрудника, дата и место рождения, дата и место выдачи книжки, наименование организации․
2. Первая запись: Вносится запись о приеме на работу на основании приказа или трудового договора․

Электронный вариант

При выборе ЭТК работодатель не заводит бумажный бланк, а подает сведения в СФР․ Важно: форма ЕФС-1 должна быть представлена не позднее 25-го числа следующего месяца после приема сотрудника на работу․

Правила внесения записей в бумажную книжку

Чтобы избежать ошибок и нарушений при проверках, соблюдайте следующие правила:

Общие требования к оформлению:

• Формат дат: Даты должны указываться строго в цифровом формате (например, ), а не словесно-цифровом․
• Основание: Каждая запись должна содержать ссылку на документ (приказ, дополнительное соглашение к договору)․
• Последовательность: Записи вносятся в хронологическом порядке․

Типы записей:

В трудовую книжку вносяться сведения о:

• Приеме на работу, переводах на другую работу внутри организации․
• Увольнении сотрудника․
• Изменении наименования организации․
• Предоставлении отпуска по уходу за ребенком․

Обратите внимание: записи о совместительстве или вахтовом методе работы вносятся в соответствии с текущими правилами ведения учета (обычно совместительство отражается в отдельной книжке или не вносится в основную)․

Работа с вкладышами и дубликатами

Если все страницы трудовой книжки заполнены, оформляется вкладыш:

• Вкладыш вшивается в книжку․
• На титульном листе основной книжки делается запись о том, что выдан вкладыш․

Заверение копий трудовой книжки

В 2026 году порядок заверения зависит от того, куда сотрудник предоставляет документ:

• Для государственных органов: Копия заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица․
• Подтверждение стажа: Если требуется подтвердить факт работы, на последнем листе копии ниже всех записей ставится штамп организации и подпись кадровика․

Как получить сведения об ЭТК

Сотрудники, ведущие электронный учет, могут ознакомиться со своим стажем следующими способами:

• Заказать выписку через портал Госуслуги․
• Обратиться с запросом в СФР (Социальный фонд России)․
• Запросить справку у текущего работодателя․

Правильное заполнение трудовой книжки — это гарантия отсутствия проблем с пенсионными начислениями и трудовым стажем сотрудника․ Рекомендуется всегда сверять свои записи с актуальными образцами 2026 года и своевременно подавать отчетность ЕФС-1 в СФР․