Формирование отчетов по трудовым книжкам (ТК), одна из ключевых кадровых задач в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Особенно это актуально после массовых переходов с версии 2.5 на версию 3.0, где изменились подходы к работе с электронными трудовыми книжками (ЭТК) и справками. Данная статья объясняет, как правильно настроить систему и сформировать необходимые документы.

Подготовка данных в 1С:ЗУП 3.0

В отличие от предыдущих версий, 1С:ЗУП 3.0 активно использует справочники и классификаторы. Для корректного учета трудовых функций и формирования отчетов необходимо:

Настройка классификатора профессиональных квалификаций (ОКЗ)

• Заполнить справочник «Трудовые функции».
• Для каждой трудовой функции указать соответствующий код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий).
• Связать трудовые функции с должностями в справочнике «Должности».

Важно: При приеме нового сотрудника или изменении его должности система автоматически предложит подходящие трудовые функции и коды ОКЗ, что критично для формирования ЕФС-1 (сведений о трудовой деятельности).

Настройка электронной трудовой книжки (ЭТК)

С ведение ЭТК обязательно для всех работодателей. В 1С:ЗУП 3.0:

1. В карточке сотрудника на вкладке «Трудовая деятельность» указывается, ведется ли ЭТК.
2. При каждом кадровом событии (прием, увольнение, перевод) система автоматически формирует соответствующую запись в ЭТК.
3. Для передачи данных в СЗВ-ТД и формирование выписки из ЭТК используются специальные обработки.

Формирование основных отчетов по трудовым книжкам

В 1С:ЗУП предусмотрены несколько стандартных отчетов и документов:

Справка о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД)

Это электронный аналог традиционной трудовой книжки. Формируется:

• В разделе «Кадры» -> «Отчеты» -> «Справка о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)».
• Можно сформировать как по одному сотруднику, так и массово за период.
• Данные берутся из кадровых приказов и записей ЭТК.

Выписка из трудовой книжки

Бумажный документ, который выдается сотруднику по его запросу. Формируется через:

• «Кадры» -> «Отчеты» -> «Выписка из трудовой книжки».
• Система автоматически включает все записи о работе в организации, включая переводы и увольнения.

Отчет по форме Т-2 (сведения о трудовой деятельности)

Используется для предоставления сведений в ПФР и другие инстанции. Доступен в том же разделе отчетов.

Типичные проблемы и их решения после перехода на ЗУП 3.0

Пользователи, перешедшие с 1С:ЗУП 2.5, часто сталкиваются со следующими сложностями:

«Пустые» или некорректные данные в отчетах

Причина: В старой версии не были заполнены новые обязательные реквизиты (коды ОКЗ, трудовые функции).

Решение: Необходимо провести инвентаризацию и донастройку справочников «Должности» и «Трудовые функции» для всех действующих и уволенных сотрудников. Это трудоемкий, но обязательный этап.

Ошибки при массовом формировании СЗВ-ТД

Причина: Отсутствие записей в ЭТК по каким-либо сотрудникам (например, принятым до 2021 года, но не переведенным на ЭТК).

Решение: Для сотрудников, имеющих бумажную трудовую книжку, в карточке нужно установить флаг «Ведется бумажная трудовая книжка». Для них система сформирует справку на основании данных из карточки и приказов.

Несовпадение данных с ПФР

Причина: Различия в периодах работы или кодах причин увольнения между данными в 1С и сведениями, ранее переданными в ПФР.

Решение: Проверить корректность заполнения всех кадровых документов (приказов о приеме, увольнении) и их дат. Использовать стандартные отчеты для сверки с ПФР, доступные в разделе «Отчеты ПФР».

Пошаговый алгоритм действий для бухгалтера/кадровика

1. Подготовительный этап: Убедиться, что для всех должностей заполнены трудовые функции и коды ОКЗ. Проверить настройку ведения ЭТК у каждого сотрудника.
2. Проверка кадровых данных: Убедиться, что все кадровые приказы (прием, перевод, увольнение) введены и проведены в системе с правильными датами и основаниями.
3. Формирование отчета: Перейти в нужный раздел отчетов (СЗВ-ТД, Выписка), указать период или конкретного сотрудника, нажать «Сформировать».
4. Проверка и выгрузка: Внимательно проверить сформированный документ на соответствие приказам. Для электронных форм (СЗВ-ТД) выполнить выгрузку в XML для отправки через «СБИС» или другой оператор ЭДО.
5. Архивация: Сохранить сформированные выписки и отчеты в электронном или бумажном виде в личное дело сотрудника (если требуется).

Работа с отчетами по трудовым книжкам в 1С:ЗУП 3.0 требует внимания к настройке классификаторов и корректности ввода кадровых данных. После первоначальной настройки системы процесс формирования справок СЗВ-ТД и выписок становится автоматизированным и быстрым. Ключевой момент — не забывать про коды ОКЗ и правильный выбор типа ведения трудовой книжки (электронная/бумажная) для каждого сотрудника. Регулярная сверка данных с ПФР и своевременное обновление справочников помогут избежать ошибок и претензий контролирующих органов.

Примечание: Алгоритмы и названия меню могут незначительно отличаться в зависимости от конфигурации и версии 1С:ЗУП. Всегда обращайтесь к актуальной документации вашей версии программы.