Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Работающие по трудовому договору россияне с 2020 года ведут электронную трудовую книжку (ЭТК). Все сведения, которые раньше вносили в бумажный бланк, теперь хранятся на серверах Социального фонда России (СФР). Для кадровиков и бухгалтеров главной рабочей программой для взаимодействия с ЭТК является 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом). В этой статье мы подробно разберем, как формируется выписка из электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП, как настроить программу для корректной работы и какие нюансы важно учитывать.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем нужна выписка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и малого бизнеса. ЭТК избавляет от рисков утери или порчи бумажного носителя, а также позволяет мгновенно передавать сведения о трудовой деятельности сотрудника в государственные реестры.

Однако значит ли это, что с бумажным вариантом мы распрощались раз и навсегда? Нет. Сотрудники, подавшие соответствующее заявление, сохранили бумажную трудовую. Но для тех, кто перешел на ЭТК, именно выписка из электронного реестра является главным документом, подтверждающим стаж и должность.

Выписка из ЭТК может потребоваться в следующих ситуациях:

• При трудоустройстве на новое место работы (для подтверждения предыдущего опыта);
• Для оформления банковского кредита или визы;
• Для назначения пенсии или социальных пособий;
• Для личного контроля за переданными работодателем сведениями.

Нужно ли регистрировать электронные трудовые книжки?

Один из частых вопросов у кадровиков: нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки, должен ли работник предъявить при приеме на работу именно выписку из ЭТК?

По закону работодатель не обязан вести отдельный журнал учета ЭТК, так как электронный формат не подразумевает выдачи и приема физического носителя. При приеме на работу сотрудник может предоставить:

1. Бумажную трудовую книжку (если он не перешел на ЭТК или сохранил ее наряду с электронной).
2. Сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК). Ее можно получить на портале Госуслуг, в МФЦ, в территориальном органе СФР или у предыдущего работодателя.

Работник не обязан предъявлять именно бумажную выписку — он может показать документ в электронном виде (например, в формате PDF с электронной подписью ПФР/СФР).

Настройка 1С:ЗУП для работы с ЭТК

Программа 1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники и классификаторы. Чтобы выписка и отчетность по ЭТК формировались корректно, программу необходимо правильно настроить.

Трудовые функции и коды ОКЗ

Разбираем важные вопросы оформления электронных трудовых книжек: как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе? В первую очередь, внимание нужно уделить справочнику должностей и профессий.

Для корректной передачи данных в ЕФС-1 и формирования ЭТК необходимо указать:

• Трудовую функцию — она должна соответствовать профстандарту или тарифно-квалификационному справочнику.
• Код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) — этот код обязателен для заполнения сведений о трудовой деятельности с 2021 года.

Если эти данные не заполнены, 1С:ЗУП выдаст ошибку при попытке сформировать отчет или выписку. Настроить эти параметры можно в карточке должности (Справочники -> Должности -> Заполнить по ОКЗ).

Варианты учета в программе

В настройках кадрового учета (Настройка -> Кадровый учет) обязательно должна быть установлена галочка «Ведется учет сведений о трудовой деятельности для передачи в электронном виде». Только в этом случае программа будет фиксировать события, подлежащие отражению в ЭТК.

Как получить выписку из ЭТК в 1С:ЗУП

Важно понимать разделение: 1С:ЗУП — это программа работодателя. СФР (бывший ПФР) — это государственный реестр, где хранится сама ЭТК. Выписка из ЭТК формируется напрямую из реестра. Данные в реестре постоянно меняются (по мере сдачи отчетов работодателями), поэтому выписка всегда актуальна на день ее получения (или на дату формирования запроса).

Тем не менее, в 1С:ЗУП можно получить данные, которые работодатель сам передал в фонд:

1. Отчет ЕФС-1. В разделе 1 этого отчета содержатся именно те сведения, которые формируют электронную трудовую книжку сотрудника в части работы у текущего работодателя.
2. Печать сведений о трудовой деятельности. В карточке сотрудника или через меню Кадры -> Электронные трудовые книжки можно сформировать печатную форму СТД-Р. Это, по сути, внутренняя выписка работодателя, которую он обязан выдать сотруднику при увольнении или по запросу.

Где сотруднику получить полную выписку из ЭТК?

Полная выписка из электронной трудовой книжки, охватывающая весь стаж с 2020 года у всех работодателей, запрашивается самим работником. Это аналогично тому, как работают выписки из государственных реестров. Например, как выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП формируется напрямую из реестра налоговой, так и выписка из ЭТК берется из реестра СФР.

Получить полную выписку из ЭТК можно следующими способами:

• На портале Госуслуг. Это самый быстрый и бесплатный способ. Выписка придет в формате PDF с усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) СФР. (Кстати, на портале Госуслуг можно получить и выписку из ЕГРН онлайн, а также выписки из лицевого счета о состоянии расчетов с бюджетом — портал постоянно расширяет функционал).
• В личном кабинете на сайте СФР.
• В МФЦ или территориальном органе СФР. Бумажная выписка выдается бесплатно. (Для сравнения: заказать и получить бумажную выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП можно в территориальном налоговом органе или МФЦ, и стоимость составит 200 рублей, а для ЭТК эта услуга бесплатна).
• У текущего работодателя. По статье 66.1 ТК РФ работодатель обязан по заявлению сотрудника предоставить ему сведения о трудовой деятельности (форму СТД-Р или выписку из ЭТК) в течение 3 рабочих дней.

Срок действия выписки

Многие задаются вопросом: сколько действует выписка из ЭТК? По аналогии с документами из других реестров (например, часто спрашивают, сколько действует выписка из ЕГРЮЛ), строгого законодательного срока годности нет. Однако, поскольку данные в реестре постоянно обновляются, выписка актуальна на день ее получения. Для большинства инстанций (банки, визовые центры, новые работодатели) принимается выписка, полученная не позднее 1–3 месяцев до момента ее предъявления.

Электронная трудовая книжка, это удобный и современный инструмент. В программе 1С:ЗУП важно своевременно настраивать справочники (коды ОКЗ, трудовые функции) и корректно формировать отчетность ЕФС-1, чтобы данные сотрудника в государственном реестре были достоверными. Сама выписка из ЭТК формируется на стороне государства (СФР), и любой работник может бесплатно получить ее через Госуслуги или по месту работы, чтобы убедиться в правильности учета своего стажа.