При оформлении нового сотрудника важно не только внести сведения о приёме‚ но и отметить факт принятия на работу специальной «галочкой»․ Эта отметка подтверждает‚ что запись сделана в момент оформления трудовых отношений и служит дополнительным контролем как для работника‚ так и для кадровой службы․

Что такое галочка при приёме?

Галочка – это условный знак (обычно ✓ или галочка в квадрате)‚ который ставится в графе «Сведения о приёме на работу» трудовой книжки․ Она указывает‚ что:

• запись сделана непосредственно при приёме;
• работник действительно принят по трудовому договору;
• отметка служит защитой от подделки или поздней корректировки записи․

Бумажная трудовая книжка: как поставить галочку

Для бумажного варианта трудовой книжки порядок действий выглядит следующим образом:

1. Подготовка формы – открыть трудовую книжку на чистой странице‚ где будет сделана запись о приёме․
2. Внесение основных сведений – заполнить поля: дата приёма‚ наименование организации‚ должность‚ подразделение‚ номер и дата трудового договора․
3. Ставка галочки – в специально отведённом квадратике (обычно расположенном слева от записи) поставить галочку ✓ ручкой синего или чёрного цвета․ Галочка должна быть чёткой‚ без размазывания․
4. Подпись и печать – подпись ответственного кадровика и печать организации ставятся рядом с записью․
5. Проверка – убедиться‚ что все поля заполнены корректно‚ а галочка видна и не затрагивает соседние записи․

Если галочка по ошибке не была поставлена‚ её можно добавить позже‚ но только с оформлением соответствующего пояснения и подписи уполномоченного лица (см․ внутренний регламент организации)․

Электронная трудовая книжка: отметка в СФР

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ хранимая в базе Социального фонда России (СФР)․ В электронном формате галочка реализуется как специальный флаг в записи о приёме․

Как выглядит отметка в ЭТК?

В электронной записи присутствует поле «Приём на работу подтверждён» (тип данных – Boolean)․ При оформлении приёма кадровая система устанавливает значение true‚ что визуально отображается как галочка в личном кабинете работника на портале «Работа в России» или в выписке из ЭТК․

Пошаговая инструкция для работодателя (ЭТК)

1. Вход в систему СФР – через личный кабинет страхователя или через интегрированную 1С‑ЗУП/другую кадровую программу․
2. Создание события «Приём на работу» – указать дату‚ должность‚ подразделение‚ номер трудового договора․
3. Установить флаг «Подтверждён» – в большинстве систем это делается автоматически при сохранении события‚ но можно проверить вручную․
4. Отправить сведения в СФР – после подтверждения система формирует пакет данных (форма ЕФС-1) и передаёт его в фонд․
5. Получить подтверждение – в личном кабинете работника появиться запись с галочкой‚ а работодатель получит квитанцию об успешной отправке․

Частые вопросы и ответы

• Нужно ли ставить галочку‚ если работник уже имеет электронную трудовую книжку? – Да‚ флаг подтверждения всё равно формируется в СФР‚ независимо от наличия предыдущих записей․
• Можно ли использовать другую отметку вместо галочки? – По законодательству предусмотрена именно галочка (или эквивалентный флаг в электронном виде)․ Другие знаки не имеют юридической силы․
• Что делать‚ если галочка не отобразилась в выписке из ЭТК? – Необходимо проверить корректность заполнения события в кадровой системе и повторно отправить сведения в СФР․ При ошибке оформить уточняющее заявление․
• Сохраняется ли галочка при переводе на другую постоянную работу? – При каждом новом приёме создаётся отдельная запись со своей галочкой; предыдущая отметка остаётся в истории трудовой деятельности․

Отметка в виде галочки при приёме на работу – простой‚ но важный элемент оформления трудовой книжки‚ который повышает достоверность записей и защищает как работника‚ так и работодателя от возможных споров․ Независимо от того‚ ведётся ли трудовая книжка в бумажном или электронном виде‚ процедура постановки галочки регламентирована законодательством и требует внимательного соблюдения инструкций кадровой службы․

Следуя представленным рекомендациям‚ вы обеспечите корректное оформление приёма‚ избежите ошибок в трудовой книжке и гарантируете прозрачность трудовых отношений в вашей организации․