Вопрос о том, где должна находиться трудовая книжка – у работника или у работодателя – часто возникает как у сотрудников, так и у руководителей предприятий. С 2021 года в России вводится обязательный переход к электронной трудовой книжке (ЭТК), однако бумажные формы всё ещё используются, а правила их хранения и передачи меняются. В статье подробно разберём актуальное законодательство, практические нюансы и рекомендации для обеих сторон.

Общие правовые положения

Основные нормы регулируются Трудовым кодексом РФ (ТК РФ):

• Статья 66 ТК РФ – определяет, кто обязан вести трудовую книжку и в каком виде (бумажную или электронную).
• Пункт 4 той же статьи гласит, что «в период трудовой деятельности книжка хранится у работодателя» (для бумажных книг).
• С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки, если работник согласен на их использование.

Таким образом, бумажная трудовая книжка находится у работодателя до момента её передачи работнику (обычно при увольнении), а электронная – хранится в системе Минтруда и доступна обеим сторонам онлайн.

Обязанности работодателя по ведению трудовой книжки

1. Ведение и заполнение – работодатель (кроме физических лиц‑предпринимателей) обязан вести трудовые книжки всех работников, отработавших более пяти дней.
2. Хранение – бумажные книги хранятся в отдельном, надёжном месте в течение двух лет после увольнения сотрудника (ТК РФ, ст. 66, п. 4).
3. Передача при увольнении – работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, если иное не согласовано.
4. Уведомление о невозможности выдачи – если работник не пришёл за книгой и не дал согласия на её отправку, работодатель обязан оформить акт о невыдаче и хранить книгу в течение установленного срока.

Бумажная трудовая книжка: кто её держит?

Традиционно бумажная трудовая книжка хранится у работодателя до момента увольнения. После увольнения работник имеет право:

• получить её лично в день увольнения;
• получить по почте (при согласии обеих сторон);
• отказаться от получения, если книжка ему больше не нужна (в этом случае работодатель обязан оформить акт о невыдаче).

Если работник не забирает книжку и не отвечает на предложения работодателя, книжка считается «невостребованной» и хранится у работодателя в течение двух лет. По истечении этого срока её можно утилизировать в соответствии с нормативами по уничтожению документов.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной книги, хранящийся в базе данных Министерства труда и социальной защиты РФ. Ключевые особенности:

• У физического носителя нет – запись ведётся в электронном виде.
• Работник может просматривать свою книжку через портал Госуслуги или мобильное приложение.
• Заполняет и подписывает записи работодатель через электронную подпись.
• При увольнении никаких бумажных действий не требуется – запись о прекращении трудовых отношений автоматически появляется в системе.

Если работник впервые устраивается на работу после 2021 года, он может сразу оформить ЭТК, отказавшись от бумажного варианта. При этом бумажная трудовая книжка не выдаётся, а все сведения хранятся в электронном виде.

Что делать при увольнении, если трудовая книжка осталась у работодателя?

Ситуация, когда работник не забрал книжку, встречается часто. Рекомендации для работодателя:

1. Составить акт о передаче (или непередаче) трудовой книжки, указав дату, причину (неявка, отказ работника).
2. Отправить работнику уведомление (почтой, электронным письмом, СМС) с предложением забрать книжку или получить её по почте.
3. Если согласие не получено, хранить книжку в отдельном архиве не менее двух лет.
4. По истечении срока хранения оформить акт утилизации и уничтожить документ в соответствии с ГОСТ 12.0.003‑2015.

Для работника, который обнаружил, что книжка осталась у бывшего работодателя, рекомендуется:

• Связаться с отделом кадров и запросить копию записей (в бумажном виде или в виде выписки из ЭТК).
• Если книжка была утеряна, оформить заявление в Пенсионный фонд о восстановлении сведений о трудовой деятельности.
• При необходимости подать заявление в суд о принудительном возврате книги.

Невостребованные трудовые книжки: порядок хранения

Согласно практике и рекомендациям Минтруда, книги, оставшиеся у работодателя без реакции работника, следует:

• Разделять от активных трудовых книжек – хранить в отдельном архиве.
• Вести реестр невостребованных книг с указанием ФИО, даты увольнения, причины невыдачи.
• Обеспечить защиту от несанкционированного доступа (ограниченный доступ только для уполномоченных лиц).

Эти меры позволяют избежать конфликтов и соблюсти требования законодательства о хранении персональных данных.

Практические рекомендации для работодателей

1. Переход на электронный формат – если у вас ещё нет ЭТК, начните процесс регистрации в системе Минтруда. Это упростит работу с документами и снизит риск утери бумажных книг.
2. Регулярно проверяйте реестр – убедитесь, что все книги, находящиеся у вас, имеют актуальные записи и правильно оформлены.
3. Информируйте сотрудников о порядке выдачи и возврата книг, а также о возможности перехода на ЭТК.
4. Документируйте каждый случай – акт о передаче, акт о невыдаче, акт утилизации – это поможет в случае проверок со стороны Трудовой инспекции.
5. Соблюдайте сроки хранения – два года после увольнения, после чего можно безопасно утилизировать книгу.

Итак, ответ на главный вопрос таков:

• В бумажном виде трудовая книжка находится у работодателя до момента её передачи работнику (обычно при увольнении). После передачи она переходит в собственность работника.
• В электронном виде книжка хранится в базе данных Минтруда, а доступ к ней имеет как работник, так и работодатель. Физический документ у никого не находится.
• Если книжка не была выдана, работодатель обязан хранить её в отдельном архиве не менее двух лет и оформить соответствующие акты.

Переход к электронным трудовым книжкам упрощает процесс, но пока в России существует значительное количество бумажных книг, поэтому знание правил их хранения и передачи остаётся актуальным.

Дата последнего обновления:  г.