Вопрос о том, где должна находиться трудовая книжка работника, в отделе кадров организации или на руках у сотрудника, — остается одним из самых обсуждаемых в сфере трудового права. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки, бумажный документ по-прежнему имеет юридическую силу и требует строгого соблюдения правил учета. В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях работник может законно держать трудовую книжку на руках, и каковы обязанности работодателя по ее хранению.
Общее правило: трудовая книжка хранится у работодателя
Согласно действующему законодательству Российской Федерации и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, основным местом хранения этого документа является организация-работодатель.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Пока сотрудник состоит в штате компании, его трудовая книжка должна находиться в отделе кадров (или у уполномоченного лица) и храниться в специальных условиях:
- В металлических шкафах или сейфах;
- В специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов;
- Отдельно от личных дел других сотрудников (в случае увольнения владельца).
Работодатель несет полную ответственность за сохранность документа, внесение записей и своевременную выдачу книжки при увольнении.
Исключение: когда трудовая книжка может быть на руках у работника?
Существует единственное законное основание, при котором трудовая книжка может находиться у работника в период действия трудового договора. Это ситуация, когда документ необходим сотруднику для оформления пенсии или других социальных гарантий.
В этом случае алгоритм действий строго регламентирован:
- Работник пишет заявление о временной выдаче трудовой книжки с указанием причины.
- Работодатель обязан выдать подлинник документа.
- Работодатель имеет право потребовать (и обычно требует) от работника расписку о том, что трудовая книжка находится у него на руках.
- С момента получения расписки ответственность за хранение и сохранность документа переходит к работнику.
Важно помнить: после завершения процедуры (например, после подачи документов в Пенсионный фонд) работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю для дальнейшего хранения.
Особенности хранения в 2026 году: цифровизация и новые правила
В 2026 году практика ведения кадрового учета претерпела изменения, однако принципы хранения бумажных документов остаются строгими.
Упрощение бумажного документооборота
Утратили силу старые формы приходно-расходных книг по учету бланков трудовых книжек. Теперь работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить свои журналы учета движения бланков и вкладышей, что упрощает внутренний контроль, но не снимает ответственности за физическую сохранность.
Хранение копий документов
Согласно разъяснениям Роструда и актуальной практике 2026 года, работодатель вправе хранить копии документов работника (паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в личном деле. Однако это допускается только при соблюдении двух условий:
- Наличие письменного согласия работника на хранение и обработку его персональных данных;
- Обеспечение конфиденциальности информации.
Наличие копии в личном деле не освобождает работодателя от обязанности хранить оригинал трудовой книжки (если она ведется в бумажном виде) в сейфе.
Что делать с невостребованными трудовыми книжками?
Особое внимание следует уделить документам уволенных сотрудников, которые не забрали свои книжки вовремя. Самая распространенная, хотя и печальная причина появления таких документов — смерть работника. В этом случае родственники редко проявляют интерес к трудовой книжке.
Правила хранения невостребованных документов гласят:
- Трудовые книжки хранятся в отделе кадров предприятия отдельно от книжек работающих сотрудников.
- Срок хранения невостребованных трудовых книжек составляет 50 лет (ранее срок составлял 75 лет для документов, созданных до 2003 года, но для современных архивов действуют новые нормативы, часто сокращенные до 50 лет в зависимости от категории, однако в контексте общих архивных правил важно обеспечить их сохранность на десятилетия).
- Риск утери архивной документации при реорганизации или ликвидации предприятия высок, поэтому государство придает большое значение правильному архивному хранению.
Ответственность сторон
Пока трудовая книжка находится в офисе компании, за её потерю, порчу или внесение неверных записей отвечает работодатель. Если же документ был выдан работнику на руки по его заявлению (например, для пенсии) и он не вернул его вовремя или потерял, ответственность за восстановление документа и доказывание стажа ложится на самого работника.
Резюмируя: просто так, по желанию работника или для удобства, хранить трудовую книжку дома нельзя. Она должна находиться у работодателя. Единственное исключение — временная выдача для оформления пенсии с обязательной фиксацией этого факта в расписке.