Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий вашу трудовую деятельность и стаж. В этой статье мы подробно разберем, где хранить трудовую книжку и на каком счете ее следует отражать в бухгалтерском учете организации.
Общая информация о трудовых книжках
Трудовая книжка – это документ, который ведет работодатель и в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. В ней указываются даты приема на работу, увольнения, переводы, а также сведения о наградах и поощрениях. С 1 января 2023 года в России начали использоваться трудовые книжки нового образца.
Где хранить трудовую книжку?
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовые книжки работников подлежат хранению в организации, которая является для работников работодателем по трудовому договору и с которой у сотрудников возникли трудовые отношения. Это означает, что трудовая книжка хранится в бухгалтерии или отделе кадров организации, где работает сотрудник.
Важно: Организация обязана обеспечить сохранность трудовых книжек и вкладышей к ним. Хранение должно осуществляться в безопасном месте, защищенном от повреждений и несанкционированного доступа.
Бухгалтерский учет трудовых книжек и вкладышей
В бухгалтерском учете трудовые книжки и вкладыши отражаются на счете 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
- Счет 71 используется для учета сумм, подлежащих выплате работникам, включая заработную плату, премии, компенсации и другие выплаты.
- В рамках счета 71 выделяется субсчет 71.05 «Расчеты по трудовым книжкам». На этом субсчете отражаются расходы на приобретение трудовых книжек и вкладышей, а также расходы на их хранение.
Примеры бухгалтерских операций:
- Приобретение трудовых книжек и вкладышей:
- Дебет 71.05
- Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (или другой счет затрат, в зависимости от способа приобретения)
- Учет расходов на хранение трудовых книжек:
- Дебет 71.05
- Кредит 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (или другой счет затрат, в зависимости от способа учета)
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2023 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатели обязаны вести трудовые книжки работников в электронном виде.
Преимущества ЭТК:
- Удобство и доступность: работники могут в любой момент получить доступ к своей трудовой книжке через портал Госуслуг или мобильное приложение.
- Безопасность: ЭТК защищены от подделок и несанкционированного изменения.
- Экологичность: ЭТК не требуют использования бумаги.
Хранение ЭТК:
Хранение ЭТК осуществляется в электронном виде в системе электронных трудовых книжек, которая поддерживается Социальным фондом России (СФР). Организация не обязана хранить бумажные трудовые книжки, если работник использует ЭТК.
Что делать, если у сотрудника бумажная трудовая книжка?
Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, то организация должна обеспечить ее сохранность и вести учет операций по ней. При увольнении работника работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку, заверенную записью об увольнении.
Трудовая книжка – важный документ, который требует внимательного отношения. Организация должна обеспечить ее сохранность и вести учет операций по ней в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и бухгалтерского законодательства. Переход на электронные трудовые книжки упрощает ведение учета и повышает удобство для работников.
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной помощи рекомендуется обратиться к специалистам в области трудового права и бухгалтерского учета.