Одним из ключевых обязательств работодателя, помимо оформления, является правильное хранение трудовых книжек и их бланков․ Вопрос, где именно должны находиться эти документы, часто вызывает вопросы у кадровиков и руководителей․ Давайте разберемся, что говорит закон и какие практические решения существуют․
Что говорит законодательство?
Основным документом, регулирующим порядок работы с трудовыми книжками, являються Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 320н․ Однако, как отмечают эксперты, в этом документе нет прямого и единственного указания на тип сейфа или шкафа․
Законодательство возлагает на работодателя общую обязанность по обеспечению сохранности трудовых книжек, их бланков и вкладышей․ Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним признаются документами строгой отчетности․ Это ключевой момент, определяющий подход к хранению․
Требования к месту хранения: минимум и optimum
Исходя из статуса документов, к месту их хранения предъявляются следующие базовые требования:
- Защита от несанкционированного доступа․ Помещение или шкаф/сейф должны быть закрыты на ключ или иное запирающее устройство․ Доступ должны иметь только уполномоченные лица (кадровики, ответственные за архив)․
- Защита от внешних воздействий․ Обеспечение сохранности от огня, влаги, плесени, воздействия света и механических повреждений․
- Организованность и порядок․ Документы должны быть систематизированы (например, в алфавитном порядке или по дате увольнения), что облегчает их поиск и учет․
Конкретные варианты оборудования
На практике для хранения используются следующие решения, которые считаются соответствующими требованиям:
- Сейфы (несгораемые/огнестойкие)․ Это наиболее надежный вариант, особенно для хранения бланков строгой отчетности․ Многие эксперты и контролирующие органы рекомендуют именно несгораемый опечатанный сейф как оптимальный способ защиты от пожара и кражи․
- Металлические запираемые шкафы (архивные, кадровые)․ Достаточно распространенный и законодательно допустимый вариант․ Главное, чтобы шкаф был прочным, запирался на замок и находился в охраняемом помещении․ Для дополнительной защиты можно использовать папки-регистраторы с замками внутри шкафа․
- Специально оборудованные помещения (архивные комнаты)․ Если объем документов очень большой, они могут храниться в отдельном помещении, которое соответствует требованиям: прочные двери с замком, отсутствие окон или их защита решетками, система пожаротушения, контроль доступа․
Особенности хранения разных категорий документов
Хранение заполненных трудовых книжок действующих и уволенных сотрудников
Все трудовые книжки, находящиеся на хранении у работодателя (как действующих, так и уволенных сотрудников, которые еще не забрали свои документы), должны храниться в сейфе или металлическом шкафу․ Часто их размещают в отделе кадров или в специальном архиве организации․
Важно: Невостребованные после увольнения трудовые книжки хранятся отдельно от книжек действующих сотрудников, но в тех же условиях безопасности․
Хранение бланков трудовых книжек и вкладышей
Поскольку бланки и вкладыши — это документы строгой отчетности, к ним предъявляются повышенные требования․ Их рекомендуется хранить в несгораемом сейфе в отдельном помещении (часто в бухгалтерии или у главного бухгалтера)․ Это минимизирует риски утери, подделки или порчи․
Хранение книг учета трудовых книжек
Журналы (книги) учета выдачи и приема трудовых книжек также являются документами, подтверждающими операции с ценными бумагами․ Их следует хранить вместе с самими книжками или в таком же защищенном месте․
Что лучше: несгораемый сейф или металлический шкаф?
Это самый частый вопрос․ Если исходить из буквы закона, то обязательным требованием является именно обеспечение сохранности, а не конкретный тип оборудования․
- Металлический шкаф может быть достаточным, если он установлен в охраняемом, закрытом помещении без рисков пожара и протечек․ Это распространенный вариант для малого и среднего бизнеса․
- Несгораемый сейф предоставляет более высокий уровень защиты, особенно от огня․ Его наличие, это надежный аргумент при возможной проверке (например, налоговой или Рострудом) и демонстрирует максимальную заботу работодателя о сохранности документов․ Для хранения именно бланков строгой отчетности этот вариант предпочтительнее․
Практические советы по организации хранения
- Назначьте ответственного․ Установите, кто конкретно (ФИО, должность) отвечает за хранение и выдачу трудовых книжек․ Это должно быть прописано в локальных актах (приказе, положении об архиве)․
- Ведите журнал учета․ Каждая выдача и прием трудовой книжки (даже для временного пользования) должна фиксироваться в специальном журнале с подписями получателя и выдавшего․
- Обеспечьте порядок внутри сейфа/шкафа․ Используйте разделители, папки-регистраторы с ярлыками․ Это ускорит поиск и предотвратит хаос․
- Проверяйте состояние․ Периодически (раз в квартал/полгода) проводите инвентаризацию имеющихся на хранении трудовых книжек и бланков․
- Охраняйте помещение․ Если кадровый отдел или архив не находятся в зоне постоянного контроля (охрана, видеонаблюдение), убедитесь, что дверь надежно закрывается․
Архивное хранение
По истечении установленных законом сроков хранения (75 лет для документов по личному составу, включая трудовые книжки уволенных сотрудников) документы подлежат передаче в государственный или муниципальный архив или уничтожению по акту․ До передачи они продолжают храниться в тех же условиях безопасности․
Таким образом, законодательство не предписывает жестко использовать только несгораемый сейф, но требует обеспечить надежную защиту ценных документов․ Практика показывает, что сейф (особенно огнестойкий), это золотой стандарт, который полностью исключает риски и снимает вопросы у проверяющих․ Металлический запираемый шкаф в безопасном помещении — это минимально достаточное и распространенное решение, соответствующее букве закона․
Главный принцип: трудовые книжки и их бланки — это документы строгой отчетности, и их хранение должно быть максимально защищено от потери, кражи, подделки и повреждения․