Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовую деятельность сотрудника. Её правильное хранение и учёт регулируются Трудовым кодексом РФ и специальными Правилами, утверждёнными Министерством труда. В этой статье разберём, где необходимо хранить трудовые книжки, какие обязанности возлагает работодатель и какие санкции могут наложиться за нарушения.
Юридическая основа
Согласно ст. 66 ТК РФ и Правилам, утверждённым постановлением Правительства РФ, работодатель обязан:
- вести, хранить, вести учёт и выдавать трудовые книжки и их вкладыши;
- обеспечить надёжное хранение документов строгой отчётности;
- выдавать книжку сотруднику по требованию и в случае изменения места работы.
Ответственность за нарушение этих требований возлагается исключительно на работодателя. Штрафы за несоблюдение правил хранения могут достигать:
- От 2 500 до 5 000 рублей – за нарушения, связанные с должностными лицами;
- От 200 000 до 300 000 рублей – за нарушения, связанные с самой организацией.
Где именно хранить трудовые книжки?
В тексте Правил конкретное место для хранения не оговаривается, однако указано, что работодатель сам выбирает подходящий вариант, учитывая требования к защите документов.
Классические варианты хранения
- Сейф – наиболее надёжный способ, особенно в крупных офисах.
- Несгораемый шкаф – защищает документы от пожара.
- Металлический или деревянный ящик, обшитый железом – часто используют в небольших организациях.
В малых компаниях часто выбирают простой металлический ящик или деревянный ящик, который можно разместить в закрытом шкафу.
Хранение в удалённом режиме
С 2020 года в законодательство введены нормы для дистанционного работника. При желании сотрудник может хранить свою книжку у работодателя в электронном виде, однако оригинальный бумажный экземпляр всё равно должен быть записан и сохранён в офисе компании.
Кто отвечает за ведение и хранение?
По общему правилу, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек и вкладышей возлагается на работодателя. Внутри организации может быть назначен уполномоченное лицо (по прикату), которое будет курировать эти процессы.
Как правильно оформить хранение?
- Получить от сотрудника копию его трудовой книжки и вложить её в специальный конверт.
- Разместить конверт в выбранном месте хранения (сейф, шкаф, ящик).
- Вести журнал учёта, где фиксируются даты выдачи, возврата и любые изменения.
- При удалённой работе – обеспечить доступ к электронному архиву, но не забывать о бумажном оригинале.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствиеного места хранения – рекомендуется заранее определить и задокументировать место, где будет находиться каждый документ.
- Неучёт сроков выдачи – вести журнал, где указаны даты выдачи и возврата.
- Недостаточная защита от пожара и влаги – выбирать материалы, устойчивые к внешним воздействиям.
Хранение трудовых книжек – важная часть административной ответственности работодателя. Главное требование – обеспечить надёжное и безопасное место для этих документов, а также чётко распределить обязанности внутри организации. При соблюдении рекомендаций:
- снижается риск штрафов;
- повышается уровень доверия сотрудников;
- упрощается процесс выдачи и обновления данных.
Если ваша компания только начинает оформлять трудовые книжки, рекомендуется:
- Определить подходящий тип шкафа или сейфа;
- Назначить ответственного сотрудника;
- Создать внутренний регламент хранения;
- Регулярно проверять соответствие требованиям;
Только строгое соблюдение этих правил позволит избежать штрафов и сохранить порядок в документообороте.