Вопрос хранения и ведения трудовых книжек при работе по совместительству остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Многие работники и работодатели ошибочно полагают‚ что документ должен находится по месту дополнительной занятости. Однако законодательство РФ четко регламентирует этот процесс. В данной статье мы подробно разберем‚ где именно должна храниться трудовая книжка совместителя‚ кто вносит записи и какие документы для этого требуются;

Основное правило хранения трудовой книжки

Самое главное‚ что нужно помнить каждому работнику и работодателю: трудовая книжка храниться у работодателя по основному месту работы.

Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения трудовых книжек‚ оригинал документа не может находиться одновременно в двух организациях. Поскольку работа по совместительству (внешнему) подразумевает выполнение трудовых функций в свободное от основной работы время‚ трудовая книжка остается в отделе кадров основной компании.

Это правило действует независимо от того‚ является ли совместительство внутренним (в той же организации) или внешним (в другой компании).

Почему книжка не передается совместителю?

• Безопасность документа: Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Передача ее на руки работнику для предоставления другому работодателю не предусмотрена законом.
• Единство стажа: Все записи о стаже должны вноситься последовательно одним уполномоченным лицом по основному месту работы‚ чтобы избежать дублирования или потери записей.
• Отсутствие необходимости: Для оформления на работу по совместительству предоставление оригинала трудовой книжки не требуется.

Вносится ли запись о совместительстве?

Законодательство устанавливает важный нюанс: сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.

Если сотрудник хочет‚ чтобы его опыт работы на дополнительной должности был официально зафиксирован в документе (что важно для подтверждения стажа при выходе на пенсию или при поиске новой основной работы)‚ он должен проявить инициативу.

Как выразить желание внести запись?

Хотя закон не указывает строгой формы выражения этого желания (устно или письменно)‚ кадровая практика и эксперты рекомендуют написать письменное заявление. Это обезопасит работодателя от возможных споров в будущем и станет основанием для внесения изменений.

Заявление может быть написано в произвольной форме‚ например:

«Прошу внести запись в мою трудовую книжку о работе по совместительству в должности [название должности] в компании [название организации-совместителя] на основании предоставленных документов.»

Порядок внесения записи по основному месту работы

Если работник изъявил желание внести запись‚ процедура выглядит следующим образом:

1. Сбор документов: Работник предоставляет в отдел кадров по основному месту работы документы‚ подтверждающие работу по совместительству. Обычно это:
• Копия приказа о приеме на работу по совместительству (заверенная работодателем-совместителем);
• Или справка от работодателя по совместительству с указанием должности‚ даты приема и реквизитов приказа;
• Копия трудового договора с совместителем (заверенная).
2. Внесение записи: Кадровик по основному месту работы вносит запись в трудовую книжку.
3. Основание: В графе «Основание» указываются реквизиты документа‚ предоставленного работником (например‚ «Приказ ООО «Ромашка» от № 5-к»). Сама запись о приеме на работу по совместительству вносится без указания слова «совместительство»‚ если это не требуется внутренними инструкциями‚ но чаще всего указывается характер работы.

Важные особенности оформления

При приеме на работу по совместительству сотрудник предоставляет работодателю:

• Оригинал паспорта и его копию;
• Документы об образовании (оригинал и копию)‚ если работа требует специальных знаний;
• Не предоставляет трудовую книжку (так как она хранится по основному месту работы).

Работодатель по совместительству не имеет права требовать оригинал трудовой книжки. Если работник настаивает на внесении записи‚ он обращается к основному работодателю с пакетом документов от второго работодателя.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Стоит отметить‚ что с переходом на электронные трудовые книжки (актуально для 2026 года)‚ процесс стал еще прозрачнее. Сведения о работе по совместительству передаются основному работодателю через систему электронного документооборота (СФР)‚ если работник выбрал электронную форму ведения книжки. В этом случае физическое хранение бумажного бланша может не требоваться‚ но принцип остается тем же: основной работодатель аккумулирует все данные о стаже.

Резюме

• Трудовая книжка совместителя всегда хранится у работодателя по основному месту работы.
• Работодатель по совместительству не хранит оригинал трудовой книжки.
• Запись о совместительстве вносится по желанию работника.
• Внесение записи производит основной работодатель на основании документов‚ предоставленных работником со второй работы.
• Для подтверждения опыта работы и стажа важно сохранять все копии приказов и договоров‚ даже если запись в бумажную книжку не вносилась (особенно актуально для электронных баз данных).

Соблюдение этих правил гарантирует правильный учет трудового стажа и защиту прав работника при начислении пенсии и подтверждении квалификации.