Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2021 года в России начался активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), и к маю 2026 года этот процесс уже стал привычной реальностью для большинства работников и работодателей. Однако вопрос о том, где физически или виртуально хранится главный документ о стаже, до сих пор вызывает множество вопросов.
В этой статье мы подробно разберем, где именно остается трудовая книжка в различных ситуациях, как изменились правила хранения и что делать работнику, чтобы не потерять свой стаж.
Основное правило: где хранится документ?
Самое главное помнить, что место хранения трудовой книжки напрямую зависит от выбранного работником формата и даты его перехода на электронную версию.
Бумажная трудовая книжка
Если сотрудник своевременно не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или explicitly отказался от перехода в переходный период), у него сохраняется бумажный вариант. В этом случае действует классическое правило:
- Во время работы: оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя (в отделе кадров или бухгалтерии) как документ строгой отчетности.
- При увольнении: книжка обязательно выдается работнику на руки в день увольнения.
- В период между работами: документ находится на руках у владельца.
Важно отметить, что одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки в установленный законом срок. В таком случае записи дублируются: работодатель вносит сведения и в бумажный бланк, и отправляет данные в Пенсионный фонд России (СФР) для ЭТК.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка появилась в России несколько лет назад и к 2026 году стала основным форматом учета стажа. Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и представителей малого бизнеса.
Где она находится?
У электронной трудовой книжки нет физического носителя в виде отдельной «карточки» или файла на компьютере сотрудника. Она хранится:
- В централизованной базе данных Социального фонда России (СФР).
- В информационных системах работодателей (как временное хранилище перед отправкой отчета).
Работодатель не хранит у себя «электронную книжку» сотрудника. Он лишь формирует и отправляет отчетность (форма ЕФС-1) о кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение). После обработки данных СФР информация становится доступна работнику.
Особые случаи хранения и подтверждения стажа
Не всегда трудовая книжка (бумажная или электронная) доступна в привычном виде. Существуют ситуации, требующие особого внимания.
Работа без оформления трудовой книжки
Для тех сотрудников, работа которых не требует оформления трудовой книжки (например, совместители, работающие по краткосрочным договорам, или некоторые категории самозанятых внных схемах), стаж работы необходимо подтвердить письменным трудовым договором. Согласно пункту 9 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития, именно договор в совокупности с приказами работодателя и справками о выплаченных взносах служит доказательством стажа.
Ликвидация работодателя
Если организация ликвидирована, бумажные трудовые книжки должны быть переданы в архивное учреждение по месту нахождения работодателя. Электронные данные в этом случае никуда не деваются — они уже находятся в базе СФР, что является огромным преимуществом цифровизации.
Как работнику получить информацию о своей трудовой книжке?
Поскольку в 2026 году большинство записей ведется в электронном виде, работнику важно знать, где посмотреть актуальную информацию:
- Личный кабинет на портале Госуслуг: самый быстрый способ увидеть выписку из ЭТК.
- Личный кабинет застрахованного лица на сайте СФР: содержит полную историю всех отчетов, поданных работодателями.
- У работодателя: работник имеет право запросить копию сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) у текущего или бывшего работодателя.
- В клиентских службах СФР и МФЦ: для получения заверенной выписки.
Ответ на вопрос «Где остается трудовая книжка?» теперь имеет два варианта. Если вы владелец бумажного документа — он лежит в сейфе отдела кадров вашей текущей компании или у вас дома, если вы уволились. Если вы перешли на «цифру» — ваш стаж надежно сохранен в государственной информационной системе СФР, доступ к которой у вас есть 24/7 через интернет.
Невероятно важно помнить: даже при наличии электронной трудовой книжки, рекомендуется периодически проверять корректность вносимых работодателем данных, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа в будущем.