Трудовая книжка, это один из самых важных документов для каждого работающего гражданина. Она подтверждает стаж работы, необходима для начисления пенсии, получения социальных выплат и решения спорных вопросов при трудоустройстве. Но где именно хранится этот документ? Может ли он быть электронным? И что делать, если книжка утеряна? Давайте разберемся во всех нюансах.

Где хранится трудовая книжка: у работодателя или в госорганах?

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовая книжка оформляется и хранится у работодателя. Это правило действует как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек (ЭТК).

Что говорит закон о хранении трудовой книжки?

С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Теперь информация о трудовой деятельности гражданина хранится не только на бумаге, но и в единой базе данных Социального фонда России (СФР).

Вот ключевые моменты по хранению:

• Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя в сейфе или специальном архиве.
• Электронная трудовая книжка хранится в базе данных СФР, а у работодателя остается доступ к этим данным через личный кабинет.
• Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1.
• При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе (если у работника нет электронной трудовой книжки).

Электронная трудовая книжка: что это и как работает?

С 1 января 2020 года любой работающий гражданин может оформить электронную трудовую книжку (ЭТК). Это новый формат документа, который хранится в базе данных СФР.

Что содержится в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке отражаются следующие сведения:

1. Персональные данные сотрудника:
   • ФИО
   • СНИЛС
   • Дата рождения
2. Сведения о трудовой деятельности:
   • Наименование работодателя
   • Должность
   • Дата приема и увольнения
   • Основания для увольнения
   • Количество отработанных дней
3. Информация о награждениях и поощрениях
4. Сведения о повышении квалификации

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Если у вас оформлена электронная трудовая книжка, вы можете:

• Запросить сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на сайте СФР.
• Обратиться к работодателю — он обязан предоставить выписку из электронной трудовой книжки.
• Получить информацию в территориальном отделении СФР.

Как работодатель подтверждает наличие ЭТК?

Работодатель должен:

• Вести электронную трудовую книжку для всех новых сотрудников с 2020 года.
• Передавать сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1.
• По запросу сотрудника предоставлять выписку из ЭТК.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если бумажная трудовая книжка утеряна или испорчена, работник может:

1. Обратиться к последнему работодателю с просьбой восстановить записи.
2. Получить дубликат в новой организации при трудоустройстве.
3. Если электронная трудовая книжка оформлена, запросить выписку в СФР.

Как перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?

С 2021 года при приеме на работу новые сотрудники оформляются только в электронном формате. Но что делать тем, у кого уже есть бумажная книжка?

Варианты:

• Оставить бумажную трудовую книжку — работодатель продолжит вносить записи в бумажный вариант.
• Перейти на электронную трудовую книжку — работодатель переносит все записи из бумажной книжки в электронный формат.
• Выбрать бумажный формат, если сотрудник не хочет переходить на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Что делать при увольнении?

При увольнении работодатель обязан:

• Выдать сотруднику трудовую книжку (если она бумажная).
• Предоставить сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе (если у сотрудника нет ЭТК).
• Сделать запись об увольнении в трудовой книжке.

Если у сотрудника оформлена электронная трудовая книжка, работодатель:

• Вносит запись об увольнении в базу данных СФР.
• Может выдать выписку из ЭТК на бумажном носителе.

Часто задаваемые вопросы

Может ли работодатель не хранить трудовую книжку?

Нет. Работодатель обязан хранить трудовую книжку сотрудника в течение всего периода работы и не менее 50 лет после увольнения.

Можно ли хранить трудовую книжку дома?

Нет. Трудовая книжка должна храниться у работодателя. Хранение трудовой книжки дома не допускается.

Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку?

В этом случае необходимо:

1. Написать письменное заявление на имя работодателя с требованием выдать трудовую книжку.
2. Обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру.
3. Подать иск в суд.

Можно ли оформить электронную трудовую книжку задним числом?

Нет. Электронная трудовая книжка формируется только с момента ее оформления. Все предыдущие записи переносятся из бумажной книжки.

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает стаж работы и необходим для начисления пенсии. С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка, которая хранится в базе данных СФР. Однако бумажные трудовые книжки также продолжают действовать, и работодатель обязан их хранить.

Если у вас возникли вопросы по трудовой книжке, обратитесь к работодателю или в территориальное отделение СФР. Не забывайте, что вы имеете право выбрать формат трудовой книжки — бумажный или электронный.