С 2020‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Она заменяет традиционный бумажный документ, но при этом сохраняет всю необходимую информацию о трудовой истории сотрудника․ Одним из самых часто задаваемых вопросов является: где именно храняться эти данные и кто имеет к ним доступ? В статье мы разберём техническую и правовую стороны хранения ЭТК, а также расскажем, как работник и работодатель могут просматривать сведения․

Правовая база хранения электронных трудовых книжек

• Трудовой кодекс РФ (статьи 62‑66) – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек, в т․ч․ в электронном виде․
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных документах» – регламентирует юридическую силу электронных документов․
• Приказ Минтруда России от № 1н – вводит в действие единый реестр электронных трудовых книжек, размещаемый в Системе Фондов России (СФР)․

Согласно этим нормативным актам, все сведения о трудовой деятельности, которые в бумажной книжке фиксировались в виде записей о работодателях, должностях, приказах о приёме, переводе, увольнении, передаются в единую электронную базу Пенсионного фонда России (ПФР), входящую в состав СФР․

Техническое место хранения данных

Серверы СФР

Электронные трудовые книжки находятся на защищённых серверах Социального фонда России (СФР)․ Это централизованное хранилище, к которому имеют доступ только уполномоченные органы и участники процесса (работник и его работодатель)․

Интеграция с другими системами

Для передачи данных работодатели используют форму ЕФС‑1 (единый формат сведений о трудовой деятельности)․ Эта форма автоматически загружается в СФР через:

• корпоративные сервисы Контур․Экстерн, СБИС, 1С:Зарплата и Управление Персоналом;
• порталы государственных услуг (Госуслуги, МФЦ);
• прямой API‑доступ к СФР, предусмотренный для крупных работодателей․

Резервное копирование и защита

СФР реализует многоуровневую систему защиты:

1. Шифрование данных при передаче (TLS) и в состоянии покоя (AES‑256)․
2. Регулярные резервные копии, хранящиеся в географически разнесённых дата‑центрах․
3. Контроль доступа по принципу «необходимости знать» (role‑based access control)․
4. Аудит всех операций с записью в журнале событий․

Кто имеет доступ к электронным трудовым книжкам?

Важно: ни один сторонний сервис (например, кадровый аутсорсер) не может получить прямой доступ к ЭТК без согласия работника и работодателя․

Как работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?

1. Личный кабинет на портале Госуслуг – после авторизации в системе «Госуслуги» в разделе «Трудовая книжка» отображаются все записи․
2. Мобильное приложение «ПФР» – в разделе «Электронная трудовая книжка» можно просмотреть выписку и скачать её в PDF․
3. МФЦ (многофункциональный центр) – при личном обращении сотрудник получает распечатанную выписку из СФР․
4. Кадровый портал работодателя – если компания интегрировала свой HR‑сервис с СФР, работник может увидеть актуальные данные в личном кабинете․

Как работодатель работает с ЭТК?

Оформление и передача данных

При приёме на работу работодатель заполняет форму ЕФС‑1 в своей HR‑системе (Контур․Экстерн, 1С, СБИС и др․) и отправляет её в СФР․ После подтверждения записи автоматически появляются в личном кабинете сотрудника․

Ведение и обновление записей

• Перевод внутри компании – новая запись в ЭТК, отправляемая в СФР․
• Увольнение – закрывающая запись, также передаётся через ЕФС‑1․
• Корректировка ошибок – возможна только после согласования с работником и ПФР․

Доступ к данным

Работодатель может просматривать только те записи, которые относятся к его организации․ Доступ реализуется через:

• веб‑интерфейс СФР (логин/пароль организации);
• API‑интеграцию, позволяющую автоматически подтягивать данные в HR‑систему․

Преимущества централизованного хранения в СФР

• Минимизация риска потери информации – данные хранятся в резервных дата‑центрах, защищены от физических и кибер‑угроз․
• Удобство доступа – работник может в любой момент получить выписку онлайн․
• Автоматизация кадровых процессов – работодатели экономят время на оформление и передачу сведений․
• Прозрачность для пенсионного фонда – все трудовые периоды учитываются при расчёте будущих пенсий․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Где именно «живут» мои данные?

Все сведения находятся на защищённых серверах Социального фонда России (СФР), а не у работодателя и не в личных устройствах работника․

Может ли работодатель увидеть записи о моих предыдущих местах работы?

Нет․ Работодатель видит только те записи, которые относятся к его организации․ Данные о предыдущих работодателях доступны только вам (работнику) и ПФР;

Что делать, если в ЭТК ошибка?

Обратитесь к текущему работодателю с просьбой оформить корректирующее заявление через форму ЕФС‑1․ При необходимости ПФР может потребовать подтверждающие документы․

Можно ли распечатать электронную трудовую книжку?

Да․ В личном кабинете на портале Госуслуг или в мобильном приложении ПФР можно скачать выписку в формате PDF и распечатать её при необходимости․

Электронные трудовые книжки – это современный, безопасный и удобный способ хранения сведений о трудовой деятельности․ Все данные находятся в единой базе Пенсионного фонда России, размещённой в СФР, а доступ к ним имеют только работник и его текущий работодатель․ Благодаря централизованному хранению снижается риск потери информации, упрощаются кадровые процессы и повышается прозрачность для всех участников рынка труда․

Если вы хотите узнать свою трудовую историю, достаточно зайти в личный кабинет на портале Госуслуг или воспользоваться мобильным приложением ПФР․ А работодателям рекомендуется интегрировать свои HR‑системы с СФР, чтобы автоматизировать передачу данных через форму ЕФС‑1․

Дата публикации: