Сегодня 09:34:46 (). С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж сотрудников теперь фиксируется в цифровом виде, а бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из оборота. Ниже подробно рассмотрено, где и как хранятся трудовые записи в новых условиях.

Бумажные трудовые книжки

Несмотря на переход к электронному формату, бумажные трудовые книжки ещё могут встречаться у сотрудников, принятых до 2021 года, либо у тех, кто по личным причинам отказался от перехода на ЭТК.

Где хранятся у работодателя

• Личное дело сотрудника – трудовая книжка помещается в отдельный конверт или папку личного дела, которое хранится в отделе кадров (HR).
• Офисный архив – после увольнения трудовая книжка передаётся в архив организации на срок, установленный законодательством (обычно 50 лет после прекращения трудового договора).
• Серированные шкафы или сейфы – для обеспечения конфиденциальности и защиты от повреждений (пожар, вода) документы хранятся в металлических шкафах с ограниченным доступом.

Где хранятся у сотрудника

• При увольнении трудовая книжка выдаётся на руки сотруднику под расписку.
• Сотрудник может хранить её дома, в личном сейфе или в банковской ячейке – это его личное дело, но рекомендуется сохранять документ в надёжном месте, чтобы избежать утери.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2026 года все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде. Информация о трудовой деятельности хранится в государственной информационной системе «Социальный фонд России» (СФР) и доступна работодателю и работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Где физически хранятся данные

• Центральные серверы СФР – основное хранилище данных расположено в дата-центрах, сертифицированных по стандартам защиты информации (ФСТЭК, ФСБ).
• Региональные резервные копии – для обеспечения отказоустойчивости данные дублируются в резервных центрах в разных федеральных округах.
• Локальные копии у работодателя – организации обязаны вести реестр ЭТК своих сотрудников в рамках внутренней кадровой системы (например, 1С:ЗУП, SAP SuccessFactors). Эти копии хранятся на корпоративных серверах или в облачных сервисах, соответствующих требованиям 152‑ФЗ «О персональных данных».

Как обеспечить доступ и защиту

1. Авторизация через ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) – только уполномоченные сотрудники отдела кадров и сам работник могут просматривать запись.
2. Шифрование данных при передаче и хранении (TLS 1.3, AES‑256).
3. Журналирование всех действий с записью (кто, когда, что изменил) – обязательно для аудита и соблюдения требований Роструда.
4. Регулярное резервное копирование и тестирование восстановления данных.

Сроки хранения трудовых записей

Независимо от формы (бумажная или электронная) законодательство устанавливает минимальные сроки хранения:

• Трудовая книжка (или выписка из ЭТК) – 50 лет после дня увольнения.
• Персональные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения и т.д.) – также 50 лет после прекращения трудового договора, если иное не предусмотрено отраслевыми нормативными актами.

По истечении указанного срока документы подлежат уничтожению с соблюдением процедур конфиденциальной утилизации (шредер, безопасное стирание электронных носителей).

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя

• Обеспечить надёжное хранение бумажных трудовых книжек (серированные шкафы, контроль доступа).
• Вести актуальный реестр ЭТК своих сотрудников и обеспечивать его защиту в соответствии с 152‑ФЗ.
• Предоставлять сотруднику выписку из ЭТК по первому требованию (в электронном виде или на бумаге).
• Обеспечить своевременную передачу трудовой книжки сотруднику при увольнении.

Права сотрудника

• Получать свою трудовую книжку (или выписку из ЭТК) при увольнении.
• Требовать от работодателя предоставления копии выписки из ЭТК в любое время в течение действия трудового договора.
• Обращаться в Роструд или суд в случае нарушения прав на хранение и предоставление трудовой записи.

Рекомендации для работников и работодателей

Для работников

• Храните бумажную трудовую книжку в месте, защищённом от влаги, огня и прямых солнечных лучей (например, в огнеупорном сейфе).
• Регулярно проверяйте доступ к своему личному кабинету на «Госуслугах» и убедитесь, что данные в ЭТК корректны.
• При обнаружении ошибок сразу же информируйте отдел кадров работодателя для внесения исправлений.

Для работодателей

• Проводите ежегодный аудит хранения трудовых книжек (бумажных и электронных) и обновляйте инструкции по работе с персональными данными.
• Обучайте сотрудников отдела кадров правилам работы с ЭТК и требованиям по защите информации.
• Ведите журнал приёма‑передачи трудовых книжек при приёме и увольнении сотрудников.
• При переходе на полностью электронный формат обеспечьте резервное копирование данных и проверку их восстановления не реже одного раза в полгода.

С 1 января 2026 года хранение трудовых записей в России перешло преимущественно в электронный формат, однако бумажные трудовые книжки всё ещё имеют юридическую силу и требуют надлежащего хранения. Знание того, где и как хранятся эти документы, позволяет как работникам, так и работодателям соблюдать законодательство, защищать персональные данные и избегать споров, связанных с подтверждением трудового стажа.