Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Вопрос её хранения регламентирован строгими нормами Трудового кодекса РФ и подзаконными актами․ Самое главное помнить: ответственность за правильное ведение, хранение и выдачу трудовых книжек лежит на работодателе, а непосредственную оперативную работу, как правило, выполняет отдел кадров (ОК)․ Эта статья подробно разбирает, как и где должны храниться трудовые книжки․

Основные правила хранения бумажных трудовых книжек

Согласно ст․ 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка имеет установленную форму и является основным документом о трудовом стаже и деятельности работника․ Правила её хранения четко определены․

Где физически хранятся бланки и заполненные книжки?

Бланки трудовых книжек и вкладышей, а также уже заполненные (выданные работнику) и невостребованные (уволенные сотрудники, не забравшие свои документы) книжки хранятся у работодателя как документы строгой отчетности․

• Хранить их необходимо в металлических шкафах (сейфах), обеспечивающих сохранность от пожара, влаги и несанкционированного доступа․
• Организация хранения должна исключать возможность утери, порчи или подделки документов․
• Часто бланки хранятся в сейфе у начальника отдела кадров, а выдаются специалисту по кадрам по письменному заявлению или требованию․ Фиксировать каждую выдачу и прием необходимо в специальном журнале․

Кто отвечает за хранение в компании?

Хранить и вести трудовые книжки может кадровый специалист, бухгалтер или секретарь, на которого возложены эти обязанности приказом руководителя․ В крупных компаниях с филиалами эта функция может быть распределена между структурными подразделениями, но общая ответственность остается за главным кадровиком или руководителем организации․

Сроки хранения: 50 или 75 лет?

Здесь есть важное различие:

1. Трудовые книжки работников (заполненные, с записями) хранятся в архиве организации 75 лет после увольнения сотрудника․ Это срок, установленный для документов по личному составу․
2. Невостребованные трудовые книжки (когда работник не забрал документ при увольнении) хранятся в отделе кадров в течение 2 лет (это срок исковой давности по спорам о восстановлении на работе)․ По истечении 2 лет они подлежат передаче в архив, где будут храниться общий срок в 75 лет․
3. Бланки трудовых книжек и вкладышей, не использованные, также хранятся как документы строгой отчетности․ Их срок хранения также определяется архивным законодательством (обычно долгосрочный, 50-75 лет или бессрочно)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность

С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек․ Это кардинально меняет подход к хранению․

Где хранятся данные об электронной трудовой книжке?

Все сведения о трудовой деятельности (СТД) работника хранятся в единой цифровой базе Социального фонда России (СФР)․ Это не архив компании, а государственная информационная система․

• Работодатель не хранит «электронную книжку» как файл․ Он передает сведения о каждом приеме, увольнении, изменении условий труда в СФР в электронном виде через межведомственное взаимодействие или напрямую․
• Форма передачи — ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности)․ Отправляется она автоматически через бухгалтерские программы или на портале СФР․
• Работник может в любой момент получить выписку из своей электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении ПФР/МФЦ․

Совмещение бумажной и электронной форм

Закон предусматривает переходный период․ Если работник, принятый до 2021 года, не подал заявление об отказе от бумажной книжки, у него продолжает действовать бумажный вариант․ При этом работодатель обязан вести его записи и в электронную систему СФР․

Для сотрудников, принятых впервые в 2026 году (и ранее не имевших трудовой книжки), электронная форма является обязательной, если они сами не напишут заявление о выдаче бумажного бланка․

Практические рекомендации для отдела кадров

Чтобы обеспечить безупречное хранение трудовых документов, отделу кадров следует:

1. Организовать физическое хранилище: закрепить сейф/металлический шкаф, вести журнал выдачи бланков и невостребованных книжек․
2. Вести внутренний учет: иметь реестр всех находящихся на хранении трудовых книжек (выданных и невыданных) с указанием сроков хранения․
3. Контролировать сроки: отслеживать, когда истекает 2-летний срок хранения невостребованной книжки, чтобы вовремя передать её в архив․
4. Автоматизировать работу с ЭТК: настроить бухгалтерскую/кадровую программу на автоматическую отправку сведений в СФР (форма ЕФС-1)․ Это снижает риски ошибок и просрочек․
5. Информировать сотрудников: разъяснять работникам их право на получение выписки из ЭТК через Госуслуги и порядок действий при увольнении (необходимость забрать книжку или оставить заявление об отказе)․
6. Соблюдать конфиденциальность: доступ к трудовым книжкам (бумажным и данным в системе) должен быть только у уполномоченных кадровых и бухгалтерских сотрудников․

Трудовая книжка хранится в отделе кадров — это верное утверждение, но оно требует уточнений․ Отдел кадров является оперативным хранителем и исполнителем всех процедур, связанных с ТК:

• Физическое хранение бланков и невостребованных книжек в защищенном помещении․
• Ведение записей в бумажных книжках при их наличии․
• Немедленное направление сведений в Социальный фонд России (СФР) для занесения в электронную трудовую книжку․
• Передача документов в архив по истечении установленных сроков․

Главный вывод: Современное хранение трудовых книжек — это комбинация двух систем: физического хранения бумажного документа (если он есть) в сейфе отдела кадров и обязательного безошибочного внесения данных в единую государственную цифровую базу (СФР)․ Специалист отдела кадров должен видеть оба этих аспекта и четко выполнять требования законодательства по каждому из них․