В этой статье мы подробно рассмотрим, где и как правильно сделать запись о выдаче трудовой книжки. Эта процедура важна для соблюдения трудового законодательства и обеспечения сохранности документов, подтверждающих трудовую деятельность работника.
Кто вносит запись о выдаче трудовой книжки?
Записи в бумажную трудовую книжку вносит сотрудник кадрового отдела или другой специалист, уполномоченный вести кадровое делопроизводство. Это необходимо для обеспечения точности и достоверности информации.
Когда делается запись о выдаче трудовой книжки?
Запись о выдаче трудовой книжки делается при увольнении работника. Это обязательная процедура, фиксирующая факт передачи документа работнику.
Что указывается в записи о выдаче трудовой книжки?
В записи о выдаче трудовой книжки необходимо указать следующую информацию:
- Порядковый номер записи в трудовой книжке.
- Дата выдачи трудовой книжки.
- Текст записи: «Выдана по личному заявлению работника». (Если работник не подавал заявление, то текст записи будет другим, например, «Выдана при увольнении работника»).
- Подпись руководителя организации и печать организации.
- Подпись работника (подтверждение получения трудовой книжки).
Как сделать запись о выдаче трудовой книжки (пошаговая инструкция)?
Получите заявление работника. Работник должен подать заявление о выдаче трудовой книжки. В заявлении указывается его ФИО, дата выдачи трудовой книжки и подпись.
Заполните запись в трудовой книжке. В графе 2 трудовой книжки (дата выдачи) укажите дату выдачи. В графе 3 (текст записи) впишите: «Выдана по личному заявлению работника».
Подпишите запись. Руководитель организации подписывает запись в трудовой книжке, а также ставит печать организации.
Получите подпись работника. Работник ставит свою подпись в подтверждение получения трудовой книжки.
Зарегистрируйте факт выдачи в Книге учета движения трудовых книжек. В Книгу учета движения трудовых книжек необходимо внести запись о выдаче трудовой книжки работнику. В графе 13 Книги учета движения трудовых книжек указывается расписка работника в получении трудовой книжки.
Что делать, если работник перешел на электронную трудовую книжку?
Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то:
- Работодатель выдает работнику бумажную трудовую книжку, в которой делается запись о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Эта запись вносится в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, в графе 4 указывается заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.»
- Работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки.
- Сведения о трудовой деятельности работника будут вестись в электронной форме.
Где можно получить выписку из трудовой книжки?
Выписку из трудовой книжки можно получить:
- У работодателя. Если работник обращается к работодателю, то выписка оформляется сотрудником, ответственным за ведение трудовых книжек;
- Через портал Госуслуг. С помощью портала Госуслуг можно запросить выписку из электронной трудовой книжки.
- В электронном виде через Контур.Экстерн или другие сервисы.
Важные моменты:
- Запись о выдаче трудовой книжки должна быть сделана в день выдачи документа.
- В трудовой книжке должна быть указана дата выдачи.
- Запись о выдаче трудовой книжки должна быть подписана руководителем организации и работником.
- При переходе на электронную трудовую книжку в бумажной трудовой книжке делается соответствующая запись.
Правильная процедура выдачи трудовой книжки и внесения записи в нее – это важный аспект трудового законодательства. Соблюдение этих правил поможет избежать проблем и обеспечить сохранность документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Если у вас возникли вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому делопроизводству.