Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Часто требуется её заверенная копия для подачи в банк‚ паспортно‑визовый центр‚ при оформлении ипотеки‚ получения социальных выплат и в других ситуациях. Ниже подробно описано‚ где и как можно оформить заверенную копию трудовой книжки‚ какие документы понадобятся и какие требования предъявляет законодательство.

Законодательная база

Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести и хранить трудовую книжку.
Приказ Минтруда России № 13н от – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
ГОСТ Р 7.0.97‑2025 – требования к оформлению заверенных копий документов (в т.ч. трудовых книжек).
ФЗ «О нотариате» – возможность заверения копий у нотариуса.

Согласно этим нормам‚ заверенную копию может выдать:

работодатель (отдел кадров/бухгалтерия);
нотариус;
Многофункциональный центр (МФЦ);
организация‚ у которой хранится оригинал (например‚ архив предприятия).

Где можно заверить трудовую книжку

У работодателя (отдел кадров)

Это самый распространённый и бесплатный способ. Сотрудник обращается к ответственному за ведение кадровых документов (кадровик‚ специалист по Personnel‚ бухгалтер).

Необходимо предоставить оригинал трудовой книжки.
Сотрудник пишет заявление о выдаче заверенной копии (образец заявления можно скачать в системе «Главбух» или «КонсультантПлюс»).
Кадровик делает photocopy всех листов‚ ставит на каждой странице отметку «Верно» или «Копия верна»‚ указывает:

название организации‚ где хранится оригинал;
ФИО и должность ответственного лица;
дата заверения;
подпись и печать организации.

У нотариуса

Нотариальное заверение требуется‚ если:

работодатель отказался выдавать копию (ст. 5.27 КоАП РФ – штраф до 50 000 руб.);
требуется заверение для использования за границей (консульская легализация);
нужно подтвердить подлинность копии в суде.

Процедура:

Предъявить оригинал трудовой книжки и паспорт.
Нотариус делает photocopy‚ заверяет её своей печатью и подписью‚ указывает место хранения оригинала (обычно «у заявителя»).
Стоимость зависит от региона – в среднем 300‑800 руб. за одну страницу.

В Многофункциональном центре (МФЦ)

Некоторые МФЦ оказывают услугу заверения копий трудовых книжек в рамках «государственных услуг по работе с документами».

Необходимо записаться на приём через портал gosuslugi.ru или в терминале МФЦ.
Предъявить оригинал трудовой книжки и паспорт.
Сотрудник МФЦ делает копию‚ ставит отметку «Верно»‚ указывает:

название МФЦ (или «Услуга по заверению документов»);
ФИО и должность сотрудника МФЦ;
дата;
печать МФЦ (если имеется).

Услуга обычно бесплатна или стоит символическую плату (до 100 руб.).

В архиве предприятия или организации‑хранителя

Если организация ликвидирована‚ а трудовая книжка передана в государственный архив или в архив бывшего работодателя‚ заверенную копию можно получить там.

Подать запрос в архив (письменно или через электронный сервис).
Указать: ФИО‚ период работы‚ номер дела‚ желаемый формат заверения.
Архив делает копию‚ заверяет её своей печатью и указывает место хранения оригинала (архивный фонд).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России функционирует электронная трудовая книжка в системе ПФР. Заверенную выписку из ЭТК можно получить:

Через личный кабинет на портале gosuslugi.ru – выписка формируется автоматически и имеет электронную подпись ПФР.
В МФЦ – распечатка выписки с печатью МФЦ (считается заверенной копией).
У работодателя – если он ведёт ЭТК‚ он может выдать заверенную выписку на бумажном носителе‚ указав‚ что оригинал хранится в электронном виде в ПФР.

Пошаговая инструкция: как заверить копию трудовой книжки у работодателя

Подготовьте документы: оригинал трудовой книжки‚ паспорт‚ заявление (можно написать в свободной форме).
Обратитесь в отдел кадров: укажите цель выдачи копии (банк‚ виза и т.д.).
Сотрудник кадровой службы:

Сделает photocopy всех листов трудовой книжки.
На каждой странице поставит отметку «Верно» или «Копия верна».
Внизу последнего листа укажет:

Наименование организации‚ где хранится оригинал (например‚ «ООО «Терем»‚ отдел кадров»).
ФИО и должность ответственного лица (например‚ «Иванова Анна Petrovna‚ специалист по кадрам»).
Дата заверения (например‚ «22 мая 2026 г.»).
Подпись и печать организации.

Получите готовую копию: проверьте наличие всех requisites (отметки‚ даты‚ печати). При необходимости сделайте дополнительную копию для собственных нужд.

Образец оформления заверенной копии трудовой книжки (2026 год)

-----------------------------------------------------------------
| ОБРАЗЕЦ ЗАВЕРЕННОЙ КОПИИ |
| || Трудовая книжка Иванова Ивана Петровича |
| (серия № 123456‚ номер 789012) |
| |
| Страница 1 |
| ... (содержание оригинала) ... |
| Верно |
| |
| Страница 2 |
| ... || Верно |
| |
| ... |
| |
| Последняя страница |
| ... |
| Верно |
| || Оригинал документа находится в сейфе отдела кадров |
| ООО «Терем»‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10. |
| Заверено: |
| ______________________ Иванова А.П. |
| (подпись) |
| Специалист по кадрам |
| «22» мая 2026 г. |
| Печать организации: [круглая печать ООО «Терем»] |
-----------------------------------------------------------------

Примечание: если копия предназначена для использования за границей‚ после заверения работодателем рекомендуется дополнительно заверить её у нотариуса (апостиль или консульская легализация);

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки без оригинала?

Нет. Для заверения необходимо наличие оригинала‚ с которого делается копия. Это требование закреплено в ГОСТ Р 7.0.97‑2025 и в инструкциях по ведению трудовых книжек.

Сколько времени занимает процедура?

У работодателя – обычно 1‑3 рабочих дня (в зависимости от загрузки отдела кадров).
У нотариуса – 15‑30 минут при наличии оригинала.
В МФЦ – от 15 минут до 1 часа (зависит от очереди).

Нужно ли платить за заверение у работодателя?

По закону заверение копии трудовой книжки работодателем является бесплатной услугой. Однако некоторые организации могут взимать символическую плату за использование копировальной техники – это не запрещено‚ но не является обязательным.

Что делать‚ если работодатель отказывает в выдаче заверенной копии?

Сотрудник имеет право подать жалобу в трудовую инспекцию или в суд. Отказ считается нарушением ст. 5.27 КоАП РФ и может повлечь штраф для работодателя от 30 000 до 50 000 руб.

Можно ли использовать электронную подпись для заверения копии?

Да. Если трудовая книжка ведётся в электронном виде (ЭТК)‚ заверенная выписка формируется с электронной подписью ПФР и имеет такую же юридическую силу‚ как бумажная заверенная копия.

Требуется ли нотариальное заверение для подачи в банк?

Большинство банков принимают заверенную копию‚ сделанную работодателем‚ без дополнительного нотариального заверения. Однако в некоторых случаях (например‚ при выдаче крупного кредита) банк может запросить нотариально заверенную копию. Рекомендуется уточнять требования конкретного учреждения заранее.

Полезные ссылки и ресурсы

КонсультантПлюс – база нормативных актов‚ образцы заявлений и инструкций по заверению трудовых книжек.
Портал госуслуг – запись в МФЦ‚ получение выписки из ЭТК.
Министерство труда и социальной защиты РФ – приказы и разъяснения по ведению трудовых книжек.
ГОСТ Р 7.0.97‑2025 – стандарт оформления заверенных копий документов.

Заверение трудовой книжки – процедура‚ регламентированная законодательством и стандартами. Наиболее простой и бесплатный способ – обратиться к своему работодателю (отдел кадров). При необходимости можно воспользоваться услугами нотариуса‚ МФЦ или архива. Важно соблюдать все requisites: отметка «Верно»/«Копия верна»‚ указание места хранения оригинала‚ дата‚ ФИО и должность ответственного лица‚ а также печать организации. Следуя представленной инструкции‚ вы получите корректно оформленную заверенную копию‚ которая будет принята в любых государственных и коммерческих учреждениях.

Будьте внимательны при подготовке документов‚ сохраняйте оригинал трудовой книжки в безопасном месте‚ и тогда процесс получения заверенной копии пройдёт быстро и без лишних сложностей.