Наклейка с надписью «Трудовая книжка» — это важный элемент кадрового делопроизводства. Она служит для быстрой идентификации документа среди других бумаг сотрудника‚ а также придает документу аккуратный и официальный вид. Однако у многих кадровиков‚ особенно начинающих‚ возникает вопрос: куда именно следует клеить эту наклейку? Разберем все нюансы и правила.
Самое главное правило
Самое главное помнить‚ что наклейка с надписью «Трудовая книжка» предназначена исключительно для обложки документа! Никаких наклеек на внутренние страницы‚ блок записей или ьный лист быть не должно. Наклейка на обложке помогает защитить документ от путаницы и гарантирует‚ что книжка не потеряется в архиве.
Куда именно клеить наклейку на обложке?
Строгих законодательных норм (ГОСТов)‚ которые бы регламентировали наклейку с точностью до миллиметра‚ не существует. Однако в кадровом сообществе сложился устойчивый стандарт‚ который считается наиболее удобным и эстетичным. Существует два основных варианта размещения:
Вариант 1: Верхняя часть обложки (классический)
Это самый распространенный способ. Наклейка размещается в верхней части обложки‚ ближе к корешку. Такой вариант удобен‚ когда трудовые книжки хранятся в вертикальном положении (на полках шкафов или в сейфе в специальных папках-коробках). При вертикальном хранении корешок смотрит на кадровика‚ и надпись на наклейке‚ расположенной в верхней части‚ легко читается без необходимости вытаскивать документ.
Вариант 2: Нижняя часть обложки (для горизонтального хранения)
Если в вашей организации трудовые книжки хранятся в горизонтальном положении (например‚ в ящиках стола или картотечных шкафах)‚ логичнее разместить наклейку в нижней части обложки‚ ближе к краю. В таком случае при открытии ящика надпись будет сразу бросаться в глаза.
Пошаговая инструкция: как правильно наклеить
Чтобы наклейка служила долго‚ не отклеивалась и не портила внешний вид документа‚ следуйте простым правилам:
- Подготовьте поверхность. Обложка трудовой книжки (особенно старого образца из плотного картона или кожзама) может быть пыльной или слегка жирной. Протрите место наклейки сухой чистой тряпочкой или бумажной салфеткой.
- Выберите правильный клей. Не используйте клей-карандаш — со временем он высыхает‚ и наклейка отпадает. Идеально подходят канцелярский силикатный клей‚ клей ПВА или специальные клейкие ленты (двусторонний скотч). Если вы используете самоклеящиеся этикетки — просто снимите защитный слой.
- Разгладьте наклейку. Приклеивая этикетку‚ аккуратно разгладьте её от центра к краям‚ чтобы избежать появления пузырьков воздуха и складок.
- Удалите излишки клея. Если клей выступил за края наклейки‚ сразу же вытрите его влажной губкой‚ чтобы обложка не слиплась с другими документами.
Чего категорически нельзя делать
Чтобы не испортить документ и не создать проблем для самого работника‚ запомните следующие запреты:
- Не заклеивайте ьный лист. Информация о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия) должна оставаться открытой и легко читаемой.
- Не перекрывайте штампы и печати. Если на обложке уже стоят какие-либо отметки‚ наклейку нужно разместить так‚ чтобы она их не закрывала.
- Не используйте скотч поверх наклейки. Со временем скотч желтеет‚ мутнеет и оставляет липкие следы‚ которые невозможно удалить. Это портит документ.
- Не заклеивайте разворот трудовой книжки. Наклейка не должна сковывать движение страниц‚ документ должен свободно и полностью раскрываться.
Особенности бумажной и электронной трудовой книжки
С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) вопрос наклеек не потерял актуальности. Если работник выбрал бумажную форму или оставил комбинированный вариант‚ бумажная трудовая книжка продолжает вестись и храниться у работодателя. На нее распространяются все те же правила маркировки наклейками.
Если же работник полностью перешел на ЭТК и забрал бумажный документ на руки‚ наклейка «Трудовая книжка» останется на его обложке как памятный и идентификационный элемент‚ который поможет ему самому не потерять документ дома.
Наклейка «Трудовая книжка» — это мелочь‚ которая говорит о культуре кадрового учета в организации. Главное — клеить её на обложку‚ не перекрывая важную информацию‚ и использовать качественный клей‚ чтобы этикетка не отклеилась в самый неподходящий момент. Аккуратность и следование негласным стандартам сделают вашу работу комфортной‚ а архив, упорядоченным.