Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Именно в нее работодатель вносит информацию о том, где, когда и сколько лет проработал человек. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для назначения пенсии или социальных выплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или вы просто не можете ее найти, это может стать серьезной проблемой. В этой статье мы подробно разберем, как узнать, где находится ваш документ, и что делать, если он потерялся.
Где может находиться трудовая книжка?
Прежде чем впадать в панику, стоит проверить самые очевидные места. Согласно закону, оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя, если вы в данный момент работаете, или на руках, если вы временно не трудоустроены.
Вы официально трудоустроены
Если вы работаете по трудовому договору, ваша трудовая книжка обязательно должна находиться в отделе кадров вашего текущего работодателя. Исключение составляют только совместители — их трудовые хранятся по основному месту работы.
Вы временно без работы
Если вы уволились, работодатель обязан был выдать вам трудовую книжку на руки в день увольнения. В этом случае документ должен храниться у вас дома. Возможные варианты:
- В папке с важными документами;
- В сейфе или домашнем шкафу;
- В ящике рабочего стола;
- У родственников (иногда документы оставляют на хранение родителям).
Вы работаете как самозанятый или ИП
Индивидуальные предприниматели и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), сами хранят свои трудовые книжки у себя.
Пошаговый алгоритм: как найти трудовую книжку
Шаг 1. Обратитесь к текущему работодателю
Если вы работаете, но не помните, отдавали ли книжку в кадры, напишите заявление на имя руководителя с просьбой предоставить информацию о состоянии вашего личного дела и наличии трудовой книжки. Кадровик обязан ответить вам в течение нескольких дней.
Шаг 2. Вспомните предыдущие места работы
Если вы давно не работали по трудовой книжке, возможно, вы забыли забрать ее с прошлого места работы. Это случается, если увольнение произошло заочно или вы просто не пришли за документами. Свяжитесь с отделом кадров прошлого работодателя.
Шаг 3. Проверьте электронные базы (ЕФС-1)
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК). Все ваши записи с 2020 года дублируются в системе Социального фонда России (ранее ПФР и ФСС).
Чтобы узнать свой электронный стаж и места работы, не выходя из дома:
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг;
- Выберите раздел «Пенсия, пособия и льготы»;
- Перейдите в пункт «Электронная трудовая книжка»;
- Закажите выписку. В ней будут указаны все ваши места работы, периоды и должности, переданные работодателями в ЕФС-1.
Это поможет вам вспомнить, где вы работали последнее время, и выйти на нужного работодателя.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Если вы убедились, что документ потерян, испорчен или сгорел, не стоит отчаиваться. Закон позволяет восстановить стаж.
Вариант 1: Выдача дубликата через работодателя
Вы можете обратится к своему текущему работодателю с заявлением об утере трудовой книжки. Кадровик обязан будет оформить вам дубликат. Если вы не работаете, заявление нужно подать последнему работодателю.
Вариант 2: Подтверждение стажа альтернативными документами
Подтвердить трудовой стаж можно не только трудовой книжкой. Если книжка утеряна, для подтверждения стажа (например, для пенсии) подойдут:
- Трудовые договоры (если у вас остались их экземпляры);
- Справки, выданные сотрудникам на предыдущих местах работы;
- Выписки из приказов о приеме на работу или увольнении;
- Расчетные ведомости о начислении зарплаты;
- Сведения из персонифицированного учета Социального фонда.
Вариант 3: Обращение в архив
Если предприятия, на которых вы работали, были ликвидированы, их документы передаются в государственные архивы. Вы можете сделать запрос в архив по месту нахождения бывшего работодателя и получить там справку о вашем стаже.
Электронная трудовая книжка: будущее уже наступило
С 2020 года в России введен переходный период: граждане могли выбрать, вести им бумажную трудовую книжку дальше или перейти на электронный формат. Если вы выбрали электронный вариант, ваша бумажная книжка была выдана вам на руки, и работодатель больше не несет за нее ответственность. Если вы не подавали никакого заявления, по умолчанию за вами сохранили право на бумажный документ, но параллельно данные все равно идут в электронном виде.
Если вы перешли на ЭТК и потеряли бумажную выписку, переживать не о чем — все ваши данные надежно хранятся на серверах Социального фонда и всегда доступны через Госуслуги.
Потеря трудовой книжки — это неприятно, но не критично. Главное — не паниковать. Сначала проверьте текущее или последнее место работы, затем изучите электронную выписку через Госуслуги, чтобы восстановить хронологию своей карьеры. И помните: даже если бумажный документ найти не удастся, ваш стаж можно восстановить с помощью справок, договоров, выписок из приказов и архивных запросов. А электронная трудовая книжка теперь и вовсе защищает нас от потери важной информации о карьере.