В 2026 году переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал свершившимся фактом для всех организаций. Бумажные книжки остались в прошлом у большинства сотрудников, а основным инструментом учета и передачи данных в Социальный фонд России (СФР) стали программные продукты семейства 1С. Однако у пользователей часто возникает вопрос: где именно в интерфейсе 1С можно посмотреть сформированные данные электронной трудовой?

В этой статье мы подробно разберем, как найти информацию об ЭТК в различных конфигурациях 1С, как проверить корректность данных перед отправкой и где сотруднику увидеть свою историю.

Где находится раздел ЭТК в программах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия

Интерфейс программы зависит от вашей конфигурации, но логика работы с электронными трудовыми книжками в продуктах 1С унифицирована. Данные не хранятся в виде одной отдельной «книжки», а формируются динамически на основе кадровых документов.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1)

Для просмотра и управления сведениями о трудовой деятельности необходимо перейти в следующий раздел:

• Меню Кадры -> Электронные трудовые книжки.

Именно здесь открывается журнал, где отображаются все сформированные отчеты и заявления. В этом разделе доступны следующие действия:

1. Просмотр списка сотрудников: Вы видите всех работников, по которым велся учет.
2. Создание отчетов: Формирование отчетов ЕФС-1 (подраздел 1.1) для передачи данных в СФР.
3. Заявления сотрудников: Здесь хранятся сканы или электронные версии заявлений о выборе формы трудовой книжки (СТД-Р).

Важно: Если вы не видите раздел «Электронные трудовые книжки», возможно, в параметрах учета не включена соответствующая функциональность или у вашего пользователя нет прав доступа. Обратитесь к администратору системы.

В 1С:Бухгалтерия предприятия (БП 3.0)

В бухгалтерских конфигурациях путь может немного отличаться, но суть остается той же:

• Раздел Зарплата и кадры -> Кадровые документы.
• Или через меню Отчеты -> Отчеты по персоналу -> Электронные трудовые книжки.

Как проверить данные перед отправкой в СФР

Самый важный этап — проверка корректности сведений. В 2026 году основным отчетом для передачи данных является ЕФС-1 (подраздел 1.1), который заменил ранее используемый СЗВ-ТД.

Чтобы посмотреть, какие именно данные уйдут в фонд:

1. Перейдите в раздел Кадры -> Электронные трудовые книжки.
2. Нажмите кнопку Создать и выберите тип отчета ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности).
3. Укажите период и конкретных сотрудников.
4. После формирования нажмите кнопку Предварительный просмотр или Показать на экране.

В открывшемся окне вы увидите таблицу со всеми событиями (прием, перевод, увольнение), которые программа планирует отправить. Это и есть актуальное состояние электронной трудовой книжки сотрудника в базе 1С на текущий момент.

Ключевые моменты проверки:

• Убедитесь, что в кадровых документах (Приказ о приеме, Переводе) установлен флаг «Отразить в трудовой книжке». Без этой галочки событие не попадет в отчет.
• Проверьте даты событий — они должны совпадать с приказами.
• Убедитесь, что заполнены основания (документы-основания), если это требуется для конкретных записей.

Где сотруднику посмотреть свою электронную трудовую

Часто работодателей спрашивают: «Где мне посмотреть свою электронную трудовую?». Важно разъяснить сотрудникам, что работодатель (и программа 1С) только передает сведения. Хранится и отображается полная история в информационных системах государства.

Сотрудник может увидеть актуальные данные в следующих местах:

1. Портал Госуслуг (ЕГПУ): В личном кабинете доступна услуга «Выписка из электронной трудовой книжки». Это самый быстрый способ.
2. Личный кабинет на сайте СФР: Через сайт Социального фонда России.
3. В банке или МФЦ: При личном обращении.

Совет: Если сотрудник видит ошибку в выписке на Госуслугах, исправлять её нужно через работодателя. Кадровик вносит корректирующий документ в 1С, формирует новый отчет ЕФС-1 с признаком корректировки, и после обработки фондом данные на портале обновятся.

Частые ошибки и советы по ведению в 2026 году

На основе анализа практики работы в 1С, выделим основные моменты, о которых нельзя забывать:

• Невозврат к бумажному варианту: Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую, обратно вернуть бумажную нельзя. Это подтверждено законодательством (Письмо Минтруда).
• Сотрудники без стажа: Для работников, впервые устраивающихся на работу после 2021 года, бумажные трудовые вообще не заводятся. Все сведения ведутся только в электронном виде через 1С.
• Сервисы отчетности: Для быстрой и безошибочной отправки отчетов ЕФС-1 рекомендуется использовать встроенные сервисы, такие как 1С-Отчетность или Астрал Отчет. Они позволяют отправить данные прямо из программы, минуя ручное заполнение форм на сайте фонда.
• Архивация: Хотя книжка электронная, бумажные заявления сотрудников (о выборе формы ведения, о предоставлении сведений) необходимо хранить в личном деле или в архиве организации.

Посмотреть данные электронной трудовой книжки в 1С можно в разделе «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки», сформировав предварительный просмотр отчета ЕФС-1. Именно эти данные станут официальным отражением трудового пути сотрудника после их отправки в СФР.

Помните, что 1С — это инструмент формирования и передачи данных, а финальная «витрина» для сотрудника находится на портале Госуслуг. Грамотное ведение учета в 1С гарантирует отсутствие проблем с пенсионными правами ваших работников в будущем.