В условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) у кадровиков и бухгалтеров часто возникает необходимость работы с бумажными версиями. Это требуется либо для сотрудников, сохранивших бумажную книжку как основную, либо для печати заявлений о выборе формы ведения трудовой книжки. В программах семейства «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия предприятия» (БП) этот функционал реализован через специальные отчеты и печатные формы.

Ниже мы подробно разберем, где искать необходимые документы и как правильно оформить выбор сотрудника в программе.

Важность правильного оформления выбора формы трудовой книжки

Согласно законодательству РФ, каждый сотрудник должен был определиться с формой ведения трудовой книжки: электронной или бумажной. Для тех, кто выбрал бумажный вариант, или для тех, кому нужно восстановить утраченный документ, требуется правильное документальное оформление.

В 1С нет одного единственного места под названием «Заявление на бумажную трудовую», так как сам процесс состоит из нескольких этапов:
Фиксация выбора сотрудника в его карточке.
Печать уведомления или заявления (если требуется дубликат или подтверждение выбора).
Формирование отчета для сдачи в Социальный фонд (СФР).

Где найти печатные формы заявлений в 1С:ЗУП и 1С:БП

Поиск необходимого документа зависит от версии вашей конфигурации, но логика остается схожей.

Вариант 1: Через карточку сотрудника

Самый быстрый способ сформировать документ, связанный с выбором трудовой книжки:

Перейдите в раздел Кадры -> Сотрудники.
Откройте карточку нужного работника.
Найдите ссылку или кнопку Трудовые книжки (обычно расположена в верхней панели или во вкладке «Прочее»).
В открывшемся окне «Трудовые книжки» нажмите кнопку Создать или выберите существующую запись о бумажной книжке.
В форме записи часто доступна кнопка Печать (или значок принтера). В выпадающем списке можно выбрать:

• Уведомление о праве выбора;
• Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой;
• Заявление о выдаче бумажной трудовой (для уволенных).

Вариант 2: Через отчеты и обработки

Если вам нужно сформировать документы сразу по нескольким сотрудникам или найти специфические формы:

Перейдите в раздел Кадры.
Выберите пункт Отчеты по кадрам (или Печать отчетов).
Найдите группу отчетов, связанную с Электронными трудовыми книжками.
В списке доступных форм часто присутствуют шаблоны заявлений и уведомлений, которые можно адаптировать под конкретного сотрудника.

> Важно: Если стандартной формы «Заявление» в вашей версии нет, в 1С можно воспользоваться механизмом «Дополнительные соглашения» или создать произвольный бланк через раздел «Администрирование» -> «Печатные формы», если права доступа позволяют это делать.

Как зафиксировать выбор бумажной трудовой в программе

Прежде чем печатать заявление, необходимо убедиться, что в системе верно отражен статус трудовой книжки сотрудника.

• Зайдите в карточку сотрудника.
• Перейдите по ссылке Трудовые книжки.
• Убедитесь, что создана запись с видом «Бумажная».
• В поле «Состояние» должно быть указано, что книжка находится на руках у работодателя (или выдана, если сотрудник уволен).
• Именно наличие активной записи о бумажной книжке дает право программе формировать соответствующие отчеты для СФР.

Формирование отчета СЗВ-ТД и связь с бумажными книжками

Хотя вопрос касался именно заявления, важно помнить, что конечная цель учета — передача данных в Социальный фонд.

Перейдите в раздел Кадры -> Электронные трудовые книжки.
Выберите пункт СЗВ-ТД (электронная трудовая книжка).
Нажмите Создать.
В открывшемся документе нажмите Заполнить. Программа автоматически подтянет сотрудников, у которых произошли изменения (прием, перевод, увольнение) или чей выбор формы трудовой книжки требует фиксации.
Если сотрудник выбрал бумажную книжку, это также может требовать отражения в отчете (код мероприятия «ПРИВ», «ПЕРЕВ», «УВОЛ» или специальное мероприятие по выбору формы).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли сформировать заявление задним числом?

Да, в 1С можно устанавливать любую дату документа, однако при выгрузке в СФР могут возникнуть ошибки контроля, если даты противоречат логике кадровых событий.

• Что делать, если нужной печатной формы нет в списке?

В современных версиях 1С (ЗУП 3.1, БП 3.0) формы заявлений встроены. Если их нет, возможно, не обновлены печатные формы. Обратитесь к администратору базы для обновления конфигурации или используйте внешнюю печатную форму.

• Нужно ли сканировать бумажное заявление сотрудника?

Да, бумажное заявление, написанное собственноручно сотрудником, является первичным документом. Его необходимо подшить в личное дело. В 1С к карточке сотрудника или к событию можно прикрепить скан-копию через кнопку «Присоединить файлы».

Поиск заявления на бумажную трудовую книжку в 1С осуществляется через карточку сотрудника (раздел «Трудовые книжки») или через отчеты по электронным трудовым книжкам. Главное — корректно завести саму запись о наличии бумажной книжки в системе. Только после этого станут доступны соответствующие печатные формы и возможность включения данных в отчетность для Социального фонда.

Помните, что своевременное и правильное оформление выбора формы трудовой книжки защищает компанию от штрафов и обеспечивает прозрачность трудового стажа сотрудников.