С 2025 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Тем не менее, многие соискатели и работодатели всё ещё задаются вопросом: где можно оформить новую трудовую книжку – бумажную или электронную? В статье подробно рассматривается порядок получения, необходимые документы, а также практические советы экспертов.

Правовая база

Оформление и ведение трудовых книжек регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (статьи 66‑71);
• Приказом Минтруда России от № № … «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек»;
• Постановлением Правительства РФ от № … «О переходе на электронный формат трудовых книжек».

Согласно последним изменениям, для новых работников в 2025‑2026 годах обязательным является оформление именно электронной трудовой книжки. Бумажный вариант может быть выдан лишь в исключительных случаях (например, при работе за границей, в условиях отсутствия доступа к интернету).

Какие типы трудовых книжек существуют в 2026 году?

Где оформить новую электронную трудовую книжку?

3.1 Через портал «Госуслуги»

1. Подготовьте личный кабинет. Убедитесь, что ваш профиль подтверждён (паспорт, СНИЛС, ИНН).
2. Войдите в раздел «Труд и занятость» → «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите кнопку «Оформить электронную трудовую книжку»;
4. Заполните форму:
   • ФИО, дата рождения;
   • СНИЛС, ИНН;
   • Контактный телефон и e‑mail;
   • Текущий статус занятости (если уже есть работа – укажите работодателя).
5. Прикрепите скан‑копию паспорта и, при необходимости, документа, подтверждающего отсутствие предыдущей трудовой книжки (например, справку из ПФР).
6. Отправьте заявление. Система выдаст номер заявки и ориентировочную дату активации (обычно 3‑5 рабочих дней).
7. После активации вы получите уведомление на e‑mail и в личный кабинет. Электронную трудовую книжку можно просматривать в разделе «Мои документы».

3.2 Через работодателя (при приёме на работу)

Если вы устраиваетесь на работу впервые, ваш будущий работодатель обязан оформить вам ЭТК в течение 5 дней с момента начала трудовых отношений.

• Предоставьте работодателю копию паспорта и СНИЛС.
• Работодатель через свою учётную запись в Госуслуги подает заявление «О выдаче электронной трудовой книжки» от имени сотрудника.
• После обработки (обычно 1‑2 дня) вам будет отправлено SMS‑сообщение с инструкциями по активации.

3.3 Через территориальный центр занятости (Центр занятости населения)

Для безработных, ищущих работу, в отделах Центра занятости можно оформить ЭТК бесплатно. Процедура аналогична порталу «Госуслуги», но документы подаются лично.

Где оформить бумажную трудовую книжку?

С 2025 года бумажные трудовые книжки выдаются только в исключительных случаях. Возможные основания:

• Работа за границей, где требуется бумажный документ.
• Отсутствие доступа к интернету (например, в отдалённых регионах без стабильного соединения).
• Индивидуальная просьба работника, подтверждённая документально.

Для получения бумажного варианта необходимо:

1. Подать письменное заявление в отдел кадров текущего (или будущего) работодателя с указанием причины.
2. Приложить копию паспорта и СНИЛС.
3. Получить согласие руководства и подпись уполномоченного лица.
4. Работодатель оформляет заявку в Службу Фонда социального страхования (СФР) и получает бумажный бланк.
5. Бланк передаётся сотруднику, который подписывает ьный лист.

Важно: в 2026 году бумажные трудовые книжки не подлежат обязательному хранению в архиве организации – их заменяют электронные записи.

Образец заявления на получение (или переход) в электронную трудовую книжку

Заявление
о выдаче (переходе на) электронную трудовую книжку

Я, ______________________ (ФИО), 
дата рождения ___________, 
паспорт: серия ___ номер ___, выдан ____________, 
СНИЛС ____________, ИНН ____________,
прошу выдать (перевести) мне электронную трудовую книжку
в соответствии с приказом Минтруда России от № ___.
Приложения:
Копия паспорта;
Копия СНИЛС;
Справка из ПФР (при отсутствии прежней трудовой книжки).

______________________
(подпись) «__» _______ 2026 г.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

1. Войдите в личный кабинет Госуслуг.
2. Выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Выписка из трудовой книжки».
3. Укажите период, за который нужна выписка, и формат (PDF, DOCX).
4. Подтвердите действие кодом из СМС.
5. Скачайте готовый документ – он имеет юридическую силу и может быть предъявлен работодателю.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но это допускается только в случае, если у работника уже есть бумажная книжка, а переход в ЭТК происходит по инициативе работодателя. Две книги не могут содержать противоречивые записи.

7.2 Сколько времени действует электронная трудовая книжка?

ЭТК действительна в течение всей трудовой жизни сотрудника, пока не будет закрыта (например, при выходе на пенсию). При смене работодателя записи автоматически передаются в системе.

7.3 Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о первой работе?

Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя с запросом «о внесении недостающей записи». При необходимости подайте копию трудового договора и справку из ПФР.

7.4 Как получить заверенную копию трудовой книжки?

Для бумажной книги – обратиться к работодателю с заявлением о выдаче заверенной копии. Для ЭТК – скачать выписку через Госуслуги и попросить работодателя поставить печать и подпись в оригинале (при необходимости).

Советы экспертов (Екатерина Агаева, специалист по трудовому праву)

• Регулярно проверяйте ЭТК. Войдите в личный кабинет хотя бы раз в квартал, чтобы убедиться, что все записи корректны.
• Сохраняйте сканы важных документов. Паспорт, СНИЛС и справки лучше хранить в облачном хранилище – они понадобятся при повторном оформлении.
• Не откладывайте запрос на выписку. При смене работы работодатели часто требуют официальную выписку, а её подготовка может занять несколько дней.
• Если возникли ошибки в записях, требуйте их исправления в течение 30 дней. По истечении срока исправление может потребовать судебного решения.

В 2026 году основным способом получения новой трудовой книжки является электронный. Оформление происходит быстро через портал «Госуслуги» или через работодателя. Бумажный вариант выдаётся лишь в редких случаях, когда это обосновано законодательством. Следуя приведённым инструкциям и рекомендациям, вы сможете без проблем оформить свою трудовую книжку, получить выписку и обеспечить надёжный учёт трудового стажа.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в службу поддержки Госуслуг (тел.: 8‑800‑555‑35‑35) или к специалисту отдела кадров вашего работодателя;

Дата публикации: