В современной российской практике кадрового учёта вопрос оформления трудовой книжки — один из ключевых для любого работодателя, будь то крупная компания, малый бизнес или индивидуальный предприниматель. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), что кардинально изменило порядок ведения и хранения сведений о трудовой деятельности сотрудников. В этой статье подробно разберём, где и как работодатель должен оформить трудовую книжку — как бумажную, так и электронную — в соответствии с действующим законодательством на 2026 год.

Кто обязан оформлять трудовую книжку?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, все работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели — обязаны оформлять трудовую книжку каждому сотруднику, который работает у них более пяти дней. Это касается:

• ООО, АО, ПАО и других организаций;
• Индивидуальных предпринимателей (ИП);
• Физических лиц, являющихся работодателями (например, няни, репетиторы, частные мастера при наличии трудового договора).

Исключение, случаи, когда сотрудник работает по гражданско-правовому договору (ГПД), а не по трудовому договору (ТД). В таких случаях трудовая книжка не оформляется.

Где оформить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устраивается на работу до 1 января 2021 года и у него ещё нет электронной трудовой книжки, работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую книжку в соответствии с установленной формой.

Где оформляется? — Непосредственно в организации-работодателе.

Процедура оформления:

1. Сотрудник предоставляет паспорт и СНИЛС.
2. Работодатель заполняет титульный лист трудовой книжки (ФИО, дата рождения, образование, профессия, дата начала работы).
3. В разделе «Сведения о работе» вносятся данные о первом месте работы (дата приёма, должность, основание — приказ о приёме на работу).
4. Книжка заверяется печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Важно! Печать на трудовой книжке не является обязательной с 2013 года, но если организация её использует, она должна быть проставлена.

Где оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)?

С 1 января 2021 года все новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, получают только электронную трудовую книжку. Это требование закреплено в Федеральном законе № 439-ФЗ от .

Где оформляется ЭТК? — В информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) через работодателя.

Процедура оформления ЭТК:

1. Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (если у него уже есть бумажная книжка) — но для новых сотрудников это не требуется: ЭТК оформляется автоматически.
2. Работодатель вносит данные о приёме на работу в систему ПФР через форму СЗВ-ТД.
3. Сведения передаются в ПФР в течение одного рабочего дня с даты приёма на работу.
4. ПФР автоматически создаёт электронную трудовую книжку в реестре и привязывает её к СНИЛС сотрудника.

Важно! Даже если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, работодатель обязан завести для него ЭТК, если он устраивается на работу после 1 января 2021 года. При этом, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель ведёт обе книжки одновременно.

Как передать данные в ПФР: форма СЗВ-ТД

Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (приём, увольнение, перевод, награды и т.д.) работодатель обязан передавать в ПФР через электронный отчёт СЗВ-ТД.

Где подавать СЗВ-ТД?

• Через личный кабинет работодателя на сайте ПФР: https://cabinets.pfrf.ru
• Через Электронный документооборот (ЭДО) с аккредитованным оператором (например, Контур.Экстерн, Е-Офис 24, 1С-Отчёт и др.)
• Через МФЦ — только в случае отсутствия доступа к интернету (редкий случай).

Сроки подачи:

• При приёме на работу — в течение одного рабочего дня;
• При увольнении — в течение одного рабочего дня;
• При переводе, повышении, изменении ФИО, в течение одного рабочего дня после издания приказа.

Отчёт СЗВ-ТД подаётся в электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного лица.

Что делать, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник пришёл на работу с бумажной трудовой книжкой, работодатель должен:

1. Завести ЭТК — это обязательно, даже если сотрудник не хочет переходить на электронный формат.
2. Сохранить бумажную книжку — она остаётся у сотрудника, и работодатель продолжает вносить в неё записи (если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК).
3. Вести обе книжки параллельно — до тех пор, пока сотрудник не подаст заявление о прекращении ведения бумажной книжки.

Если сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК, работодатель:

• Выдаёт ему бумажную книжку с последней записью;
• Перестаёт вносить в неё новые записи;
• Продолжает вносить все сведения только в ЭТК через СЗВ-ТД.

Где можно посмотреть ЭТК сотруднику?

Хотя вопрос касается работодателя, важно понимать, что ЭТК — это не только обязанность работодателя, но и право сотрудника. Он может просмотреть свою ЭТК через:

• Госуслуги — в разделе «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
• Сайт ПФР — через личный кабинет на https://es.pfrf.ru;
• МФЦ — при предъявлении паспорта и СНИЛС;
• У работодателя, по запросу, в виде выписки на бумажном носителе или в электронном виде.

Частые ошибки работодателей и как их избежать

1. Не оформляют ЭТК новым сотрудникам — нарушение закона. С 2025 года это уже не исключение, а правило.
2. Не подают СЗВ-ТД в срок — штраф до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 19.7 КоАП РФ).
3. Ведут бумажную книжку, не внося данные в ЭТК — это создаёт дублирование и риски потери данных.
4. Не хранят бумажные трудовые книжки — после увольнения книжка передаётся сотруднику, но работодатель обязан хранить копии приказов и СЗВ-ТД не менее 75 лет.
5. Не информируют сотрудников о переходе на ЭТК, работодатель обязан письменно уведомить каждого сотрудника о возможности выбора формата трудовой книжки.

В 2026 году работодатель должен действовать по следующему алгоритму:

1. При приёме нового сотрудника — если он впервые устраивается на работу, автоматически оформляется ЭТК через подачу СЗВ-ТД. Бумажная книжка не оформляется.
2. Если сотрудник пришёл с бумажной книжкой — оформляется ЭТК и ведётся параллельно с бумажной, пока сотрудник не подаст заявление на переход.
3. Все изменения (приём, увольнение, перевод) — вносятся в ЭТК через СЗВ-ТД в течение одного рабочего дня.
4. Бумажные книжки — хранятся у сотрудника, но работодатель должен сохранять все приказы и отчёты в архиве.
5. Использование ЭДО и квалифицированной подписи — обязательное условие для корректной передачи данных в ПФР.

Самое главное помнить: Работодатель не выбирает, где оформлять трудовую книжку, он обязан это делать в соответствии с законом. Электронная трудовая книжка, это не опция, а обязательство. Игнорирование этого требования влечёт штрафы, проверки и риски для репутации компании.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — обратитесь к кадровому юристу или используйте проверенные системы ЭДО (Контур.Экстерн, 1С-Отчёт, Е-Офис 24), которые автоматически формируют СЗВ-ТД и отправляют их в ПФР.

Помните: правильное ведение трудовых книжек — это не только формальность, но и гарантия будущей пенсии вашего сотрудника. Ответственность — за каждую запись.