Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и право на социальные выплаты․ С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), однако многие работники по‑прежнему используют бумажный вариант․ В статье подробно рассмотрим, где и как можно получить как бумажную, так и электронную трудовую книжку, какие документы нужны и какие нюансы следует учитывать․
Содержание
- Правовая база: что говорит Трудовой кодекс РФ
- Бумажная трудовая книжка: где её оформить
- Электронная трудовая книжка: как она появляется в системе
- Отказ от ЭТК и переход на бумажный вариант
- Утеря, порча и восстановление трудовой книжки
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база: что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно статьям 66‑66․1 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму и обязательна для всех работающих граждан․ С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка, хранящаяся в базе СФР․ Работник вправе выбрать форму ведения трудовой книжки – электронную, бумажную или обе одновременно, если не подал заявление об отказе от одной из них․
Для новых сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году, трудовая книжка открывается в электронной форме автоматически (см․ информацию от 3 февраля 2026 г․)․ Другие работники могут выбрать любой удобный способ․
Бумажная трудовая книжка: где её оформить
Бумажный вариант трудовой книжки по‑прежнему востребован, особенно в отраслях, где электронные системы ещё не полностью внедрены․ Ниже перечислены основные места, где можно получить бумажную трудовую книжку․
2․1 Через работодателя
- Если вы принимаете на работу впервые, ваш работодатель обязан оформить вам трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора․
- Работодатель получает бланки в территориальном отделе Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) или в Многофункциональном центре (МФЦ) по месту нахождения организации․
2․2 Через Многофункциональный центр (МФЦ)
Для самостоятельного получения бумажной трудовой книжки без работодателя (например, при смене места жительства) можно обратиться в любой МФЦ:
- Подать заявление «О выдаче (замене) трудовой книжки»․
- Предоставить паспорт гражданина РФ и ИНН․
- Оплатить государственную пошлину (обычно 200 руб․, но в большинстве регионов – бесплатно)․
- Ожидать готовности книги (обычно 5‑10 рабочих дней)․
2․3 Через отделение Пенсионного фонда России (ПФР)
В некоторых регионах ПФР выдаёт бумажные трудовые книжки в рамках программы «Социальный паспорт гражданина»․ Для этого необходимо:
- Записаться в отделение ПФР по месту жительства․
- Предъявить паспорт и СНИЛС․
- Подать заявление о выдаче трудовой книжки․
2․4 Через Центр занятости (службу занятости населения)
Если вы безработный и планируете оформить трудовую книжку для будущего трудоустройства, обратитесь в местный центр занятости:
- Получите справку о безработном статусе․
- Подайте заявление о выдаче трудовой книжки․
- Получите готовый документ в течение 7‑14 дней․
2․5 Через отделы государственной службы в регионах
В некоторых субъектах РФ (например, в Москве, Санкт‑Петербурге) существуют специализированные службы по работе с документами граждан, где можно оформить трудовую книжку в режиме онлайн с последующей выдачей в пункте выдачи․
2․6 Онлайн‑заказ через портал Госуслуг
С 2024 года в системе Госуслуги доступна услуга «Выдача (замена) трудовой книжки»․ Процедура:
- Авторизоваться в личном кабинете․
- Выбрать услугу «Трудовая книжка – бумажный вариант»․
- Заполнить форму заявления, загрузить скан паспорта․
- Оплатить (если требуется) и выбрать пункт выдачи․
- Получить готовый документ в указанный срок (обычно 10‑12 дней)․
Электронная трудовая книжка: как она появляется в системе
ЭТК хранится в единой базе Социального фонда России (СФР)․ Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности через форму ЭФС‑1 (Единый федеральный сервис)․ После подтверждения данных в системе работнику автоматически открывается электронная трудовая книжка․
3․1 Шаги для получения ЭТК
- Регистрация в личном кабинете СФР – зайдите на портал sfr․gov․ru и создайте аккаунт, используя СНИЛС и паспортные данные․
- Уведомление работодателя – при приёме на работу сообщите работодателю, что хотите вести ЭТК․ Работодатель обязан в течение 5 дней передать сведения в СФР․
- Подтверждение данных – после загрузки данных в СФР вам придёт уведомление о создании ЭТК․ Вы сможете просмотреть её в личном кабинете․
- Проверка и корректировка – при обнаружении ошибок необходимо подать заявление в СФР (через портал) с приложением подтверждающих документов․
3․2 Что входит в электронную трудовую книжку?
- Дата и номер трудового договора․
- Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО․
- Должность, разряд, условия труда․
- Сведения о переводах, увольнениях, приёмах на работу․
- Отметки о стаже, начислениях в пенсионный фонд․
3․3 Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска потери или порчи документа․
- Мгновенный доступ работодателя к актуальной информации․
- Автоматическое обновление данных в Пенсионном фонде․
- Возможность проверять, передал ли работодатель сведения в СФР (см․ Госуслуги)․
Отказ от электронной трудовой книжки и переход на бумажный вариант
Работник имеет право отказаться от ведения ЭТК․ Для этого необходимо:
- Подать письменное заявление работодателю с пометкой «Отказ от электронной трудовой книжки»․
- Работодатель в течение 5 дней вносит отметку в ЭТК и оформляет бумажную трудовую книжку;
- Сотрудник получает бумажный документ от работодателя (обычно в течение 3‑5 дней)․
Важно помнить, что отказ от ЭТК не освобождает работодателя от обязанности вести учёт трудового стажа в системе СФР – данные будут вноситься в электронный реестр, но в трудовую книжку будет вноситься запись в бумажном виде․
Утеря, порча и восстановление трудовой книжки
Если бумажная трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена, её необходимо заменить․ Процедура:
- Составить заявление о потере/повреждении (в свободной форме)․
- Получить справку от работодателя о наличии записей в трудовой книжке․
- Обратиться в МФЦ, ПФР или в отделение Роструда с заявлением и документами․
- Получить новую книгу (обычно в течение 10‑14 дней)․
Для ускорения процесса рекомендуется использовать портал Госуслуг – там можно подать заявление онлайн и выбрать пункт выдачи․
Часто задаваемые вопросы
6․1 Нужно ли платить за бумажную трудовую книжку?
В большинстве регионов выдача трудовой книжки бесплатна․ Плата может взиматься только за экспресс‑выдачу или за замену утерянного документа в частных печатных центрах․
6․2 Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
Да․ Если работник не подал заявление об отказе от одного из вариантов, обе формы могут использоваться одновременно․ Информация в них должна совпадать․
6․3 Как проверить, внесены ли сведения в СФР?
Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги → «Электронная трудовая книжка»․ Там отображаются все записи, переданные работодателем․
6․4 Что делать, если работодатель отказывается вести ЭТК?
Согласно ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку в любой форме․ При отказе следует обратиться в Трудовую инспекцию по месту работы или в Росгосстрах (службу защиты прав работников)․
6․5 Можно ли оформить трудовую книжку в другой области, если я переезжаю?
Да․ Трудовая книжка привязана к человеку, а не к региону․ При переезде работник может оформить новую бумажную книгу в новом регионе, а электронная будет автоматически перенесена в СФР;
В 2026 году у работника есть два официальных способа получения трудовой книжки:
- Бумажный вариант – оформляется через работодателя, МФЦ, ПФР, центр занятости или онлайн‑портал Госуслуг․
- Электронный вариант (ЭТК) – создаётся автоматически в базе СФР после подачи работодателем формы ЭФС‑1․
Выбор формы зависит от личных предпочтений, отраслевых требований и наличия доступа к интернету․ При любом выборе важно своевременно проверять корректность внесённых данных и сохранять подтверждающие документы (договор, справки от работодателя)․ При утере или порче бумажной книги процесс замены полностью регламентирован и доступен через государственные сервисы․
Если у вас остались вопросы, обратитесь в Трудовую инспекцию вашего региона или воспользуйтесь порталом Госуслуг – там вы найдёте подробные инструкции и сможете подать необходимые заявления онлайн․