Многие работники‚ особенно те‚ кто впервые устраивается на работу‚ задаются вопросом: где работодатель берет трудовую книжку? Ответ на этот вопрос зависит от того‚ в каком формате — бумажном или электронном — ведется трудовая деятельность сотрудника. В 2026 году ситуация кардинально изменилась‚ и понимание этих различий критически важно как для работников‚ так и для работодателей.

Бумажная трудовая книжка: откуда она берется?

До 2021 года все новые сотрудники получали бумажную трудовую книжку. Её выдавал работодатель при первичном трудоустройстве. Однако с 2021 года закон изменился‚ и теперь:

• Если сотрудник никогда ранее не работал и не имел бумажной трудовой книжки — ему не выдают бумажную книжку‚ а оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК);
• Если сотрудник уже имел бумажную трудовую книжку (например‚ работал ранее)‚ он может сохранить её и передать новому работодателю для дальнейшего ведения.

Где работодатель берет бумажную трудовую книжку? — Он её не берёт извне. Работодатель выдаёт её новому сотруднику самостоятельно при первом трудоустройстве‚ если сотрудник не выбрал электронный формат. Бумажные книжки изготавливаются по утверждённому Госстандартом образцу и печатаются типографиями‚ уполномоченными Минтрудом РФ.

Важно: если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку‚ он обязан предъявить её при устройстве на новую работу. Работодатель не имеет права требовать её «у себя» — она всегда находится у сотрудника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): где хранится и как работает?

С 2020 года все новые сотрудники‚ не имеющие бумажной трудовой книжки‚ автоматически получают электронную трудовую книжку. Это не физический документ — это цифровая запись о трудовой деятельности‚ хранящаяся на серверах Пенсионного фонда России (ПФР / СФР).

Кто и где формирует ЭТК?

Работодатель не «берёт» электронную трудовую книжку ни у кого — он её создаёт и наполняет данными. Как это происходит:

1. При приёме на работу сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК (если ещё не был в системе).
2. Работодатель вносит данные о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях в свою внутреннюю систему.
3. Работодатель ежемесячно отправляет в Социальный фонд России (СФР) отчёт по форме ЕФС-1 — это и есть основа электронной трудовой книжки.
4. СФР обрабатывает данные‚ обновляет личный профиль сотрудника и сохраняет всю историю трудовой деятельности в защищённой базе.

Таким образом‚ работодатель «берёт» данные для ЭТК из своих кадровых документов — приказов‚ трудовых договоров‚ табелей учёта. Он не получает книжку откуда-то — он сам является источником информации.

Где хранится ЭТК?

Электронная трудовая книжка хранится только в системе СФР. Ни у работодателя‚ ни у сотрудника нет физического носителя. Однако сотрудник может получить выписку из ЭТК в двух форматах:

• СТД-Р, выписка‚ которую может выдать работодатель (на бумажном носителе или в электронном виде).
• СТД-СФР — выписка‚ которую сотрудник может получить самостоятельно через:

• Личный кабинет на Госуслугах
• Сайт Пенсионного фонда России (pfrf.ru)
• МФЦ (Многофункциональный центр)

Что происходит‚ если сотрудник уже имеет бумажную книжку?

Если сотрудник уже работал и имеет бумажную трудовую книжку‚ он может:

• Продолжить использовать её — работодатель вносит новые записи в бумажную книжку.
• Подать заявление в новом месте работы о переводе на ЭТК — тогда в бумажной книжке делается запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде с [дата]».

Важно! После перехода на ЭТК бумажная книжка больше не используется для внесения новых записей. Она становится архивным документом. Новый работодатель не вправе вносить в неё записи — только в ЭТК.

Как новый работодатель получает данные о трудовой деятельности?

При приёме на работу новый работодатель может получить информацию о трудовом стаже сотрудника двумя способами:

1. Если сотрудник предоставляет бумажную трудовую книжку — работодатель смотрит записи в ней и вносит новые.
2. Если сотрудник перешёл на ЭТК — работодатель запрашивает выписку из ЭТК через:

• Личный кабинет сотрудника на Госуслугах (если сотрудник предоставил доступ).
• Самостоятельно — через систему СФР‚ если сотрудник подал заявление о передаче данных.
• Просит сотрудника распечатать выписку СТД-Р и предоставить её.

Работодатель не имеет доступа к базе СФР напрямую! Он может получить данные только через официальные каналы: либо от сотрудника‚ либо через уполномоченные сервисы при наличии согласия.

Какие ошибки совершают работодатели и сотрудники?

Частые заблуждения:

• Ошибка 1: «Работодатель должен выдать мне трудовую книжку». — Нет‚ если вы впервые устраиваетесь на работу — вам выдают ЭТК‚ а не бумажную книжку.
• Ошибка 2: «Я могу выбрать‚ какую книжку мне выдать». — Нет. Если вы впервые трудоустраиваетесь — вам автоматически оформляется ЭТК. Бумажную можно получить только если вы уже имели её ранее.
• Ошибка 3: «Работодатель может вносить записи в ЭТК без моего согласия»., Нет; Все данные в ЭТК вносятся только на основании официальных приказов и с согласия сотрудника (через заявление о переходе).
• Ошибка 4: «Я могу вернуться к бумажной книжке после перехода на ЭТК». — Нет. С 2021 года переход на ЭТК — необратимый процесс. Вернуться к бумажной книжке невозможно.

Что делать‚ если данные в ЭТК неверные?

Если вы обнаружили ошибку в своей электронной трудовой книжке (например‚ пропущен период работы‚ неверная должность)‚ действуйте так:

1. Обратитесь к бывшему работодателю‚ который вносил ошибочные данные.
2. Предоставьте доказательства: копии приказов‚ трудовых договоров‚ выписок из табелей.
3. Работодатель должен подать исправленный отчёт ЕФС-1 в СФР.
4. СФР обновит данные в вашей ЭТК.

Если бывший работодатель ликвидирован — обращайтесь в архив или в СФР напрямую с заявлением о восстановлении данных.

Ответ на главный вопрос:

• Для бумажной трудовой книжки: Работодатель не берёт её, он выдаёт её новому сотруднику при первом трудоустройстве‚ если тот не выбрал ЭТК.
• Для электронной трудовой книжки: Работодатель не берёт её — он создаёт её‚ передавая данные в СФР через отчёт ЕФС-1.

Важно помнить:

• ЭТК — это не «книжка»‚ а цифровой архив‚ хранящийся в СФР.
• Работодатель — это источник информации‚ а не хранитель документа.
• Сотрудник — владелец данных и может получить выписку в любое время.
• Возврат к бумажной книжке после перехода на ЭТК невозможен.

С 2026 года электронная трудовая книжка — это стандарт. Все работодатели обязаны вести кадровый учёт в соответствии с требованиями СФР. Сотрудникам стоит регулярно проверять свои данные на Госуслугах или сайте ПФР — это защитит ваши права на пенсию и трудовой стаж.

Рекомендация: Даже если у вас бумажная трудовая книжка — зарегистрируйтесь на Госуслугах и проверьте‚ есть ли у вас ЭТК. Это поможет избежать проблем при смене работы‚ оформлении пенсии или получении льгот.