Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ С развитием цифровых технологий в России произошли существенные изменения в правилах их ведения․ Теперь у граждан есть выбор между традиционным бумажным форматом и современной электронной трудовой книжкой (ЭТК)․ В этой статье мы подробно разберем‚ где создается трудовая книжка‚ кто ее хранит и как функционирует электронная система․
Где создается и хранится бумажная трудовая книжка?
Традиционная бумажная трудовая книжка создается по месту первой работы сотрудника․ Если гражданин устраивается на работу впервые‚ обязанность по оформлению этого документа лежит на работодателе․
Однако важно учитывать современные реалии: для тех‚ кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года‚ бумажная трудовая книжка уже не оформляется․ Для этой категории граждан сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде․
Что касается хранения‚ то бумажная трудовая книжка хранится на месте работы — в отделе кадров или бухгалтерии․ Выдается она владельцу на руки лишь в нескольких случаях:
- При увольнении (прекращении трудового договора)․
- При переходе на электронную трудовую книжку․ Если сотрудник отказался от бумажной версии‚ она выдается ему на руки с соответствующей записью․
- По письменному заявлению работника для целей обязательного социального страхования (например‚ для оформления пенсии и других подобных выплат)․ В этом случае работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): где создается?
В отличие от бумажного аналога‚ электронная трудовая книжка не создается в виде физического документа или файла‚ который можно «подержать в руках»․ ЭТК — это цифровая база данных‚ которая формируется и хранится на серверах Социального фонда России (СФР)․
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (передавать сведения в СФР)․ Создание записи в ЭТК происходит следующим образом:
- Работодатель заключает трудовой договор с сотрудником․
- Кадровая служба или бухгалтерия вносит данные о приеме на работу‚ переводах и увольнениях․
- Работодатель регулярно передает эти сведения в Социальный фонд России․
- СФР обрабатывает информацию и сохраняет ее на лицевом счете работника — именно этот цифровой массив и представляет собой электронную трудовую книжку․
Переход на ЭТК: что важно знать
Электронная трудовая книжка появилась в России несколько лет назад‚ и это нововведение сразу привлекло внимание как крупных работодателей‚ так и рядовых граждан․ Цифровизация коснулась многих сфер‚ и трудовые отношения не стали исключением․
Ключевые правила перехода:
- Если сотрудник отказался от бумажной версии и написал соответствующее заявление‚ бумажная книжка перестает вестись и выдается ему на руки․ Перед выдачей работодатель обязан сделать в ней запись о переходе на электронную трудовую книжку и заверить ее подписью работодателя (или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек)‚ а также печатью кадровой службы (при наличии)․
- Если работник такого заявления не написал‚ предусмотрено одновременное применение электронного и бумажного вариантов․ Работодатель продолжает вести бумажную книжку по всем правилам Трудового кодекса РФ и одновременно сдает электронные отчеты в СФР․
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проконтролировать‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация о них зафиксирована․
Где посмотреть и получить сведения из электронной трудовой?
Поскольку ЭТК не имеет физического носителя‚ работнику предоставляется выписка из электронной трудовой книжки․ По состоянию на 2025-2026 годы получить эту информацию можно несколькими удобными способами:
Через портал Госуслуг
Это самый популярный дистанционный способ․ Необходимо зайти на портал‚ где на странице «Гражданам» самая первая закладка так и называется — «Электронная трудовая книжка»․ На ней нужно нажать на активную ссылку: «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»․
На сайте Социального фонда России (СФР)
В личном кабинете на сайте Соцфонда можно скачать выписку о своем стаже и местах работы․
У работодателя
Вы можете запросить выписку из ЭТК у своего текущего работодателя․ Кадровая служба обязана предоставить вам распечатанную или электронную форму сведений о трудовой деятельности․
При личном визите в МФЦ
Обратившись в любой центр госуслуг «Мои документы»‚ можно получить выписку из электронной трудовой книжки․
В отделении СФР
При личном визите в территориальное отделение Социального фонда России также выдается выписка из ЭТК․
Важные нюансы ведения трудовых книжек
Независимо от того‚ ведется ли книжка в бумажном или электронном виде‚ существуют строгие правила:
- Дисциплинарные взыскания: Трудовым кодексом и правилами ведения бумажных трудовых книжек не допускается внесение сведений о дисциплинарных взысканиях․ В ЭТК эта информация также не отражается․
- Ошибки в записях: Ошибки‚ допущенные в трудовых книжках‚ могут обернуться заниженным стажем и проблемами при назначении пенсии․ Поэтому при обнаружении неточностей работодатель обязан их исправить‚ а в электронном формате сведения корректируются путем подачи новых отчетов в СФР․
- Печати: При выдаче бумажной трудовой книжки при увольнении или проставлении записей на первой странице важно правильное проставление печати работодателя (при ее наличии)․
Сегодня трудовая книжка существует в двух параллельных измерениях․ Бумажная создается на первом месте работы (для тех‚ кто начал работать до 2021 года) и хранится в отделе кадров․ Электронная трудовая книжка «создается» в информационной системе Социального фонда России на основе данных‚ передаваемых работодателями․ ЭТК сделала процесс учета стажа более прозрачным и удобным‚ позволив гражданам получать выписки через Госуслуги‚ МФЦ или СФР в любое удобное время․