Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, бумажный вариант всё ещё широко используется, особенно при оформлении кредитов, получении социальных выплат и при трудоустройстве в новые организации. Поэтому важно знать, где ставить печать на копии трудовой книжки, какие требования предъявляются к заверению и как избежать ошибок, которые могут привести к признанию документа недействительным.

Нормативная база, регулирующая оформление трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1 (общая форма и порядок ведения).
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• ФЗ‑152 «О персональных данных» – требования к защите сведений, содержащихся в книжке.
• Приказы Минтруда и Соцзащиты РФ (например, Приказ № 585н от ) – уточнения по заверению копий и использованию электронной подписи.

Согласно этим документам, печать организации (или печать кадровой службы) является обязательным элементом при заверении оригинальных записей в трудовой книжке. Что касается копий, то требования немного отличаются и подробно описаны в пунктах 35 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В зависимости от объёма копии и целей её использования, существуют два основных способа заверения:

1. На каждой странице копии – ставится печать организации рядом с отметкой «Копия верна» (или аналогичной формулировкой). Этот способ рекомендуется, когда копия передаётся во внешнюю организацию (банк, суд, посольство и т.д.).
2. На последней странице (или на оборотной стороне последнего листа) – после прошивки копии (скрепления листов скрепкой или шнуром) ставится одна печать организации вместе с записью: «Копия верна. Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Название»».

Важно: печать должна быть чёткой, читаемой и содержать полное наименование организации (как указано в её уставных документах). Если у организации нет собственной печати, допустимо использовать штамп с надписью «Организация» и реквизитами, но только при условии, что такой штамп утверждён внутренним локальным актом.

Пример отметки на последней странице копии (2026 г.)

Копия верна.
Подлинник трудовой книжки хранится в отделе кадров
ООО «СтройИнвест» (ИНН 7701234567, КПП 770101001).
Дата заверения: г.
Ответственный за заверение: Иванова Анна Сергеевна,
начальник отдела кадров.
(печать организации)

При использовании первого варианта (на каждой странице) отметка выглядит проще:

Копия верна.
(печать организации)

Особенности заверения копий при электронной трудовой книжке

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в Социальном фонде России. Для сотрудников, впервые принятых на работу в 2026 году и не имевших ранее бумажной книжки, основной трудовой учёт ведётся в электронном виде. Однако:

• При необходимости предоставить бумажную копию (например, для банка) работодатель обязан распечатать выписку из ЭТК и заверить её печатью организации, как описано выше.
• Если сотрудник ведёт одновременно бумажную и электронную книжку, бумажный экземпляр должен быть актуализирован и заверяться печатью при каждом внесении записи.

Таким образом, даже в эпоху цифровизации печать остаётся важным элементом подтверждения подлинности документа.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли обойтись без печати на копии трудовой книжки?

Нет. Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, копия считается заверенной только при наличии отметки о подлинности и печати организации. Отсутствие печати делает копию недействительной для официальных целей.

Какая печать ставится на ьном листе оригинальной трудовой книжки?

На ьном листе (первой странице) трудовой книжки ставится печать организации (или печать кадровой службы) после подписи лица, ответственного за выдачу книжек. Это подтверждает, что документ выдан уполномоченным лицом и имеет официальный статус.

Что делать, если организация лишилась печати (например, из‑за утери)?

В этом случае необходимо изготовить новую печать в соответствии с уставом организации и внутренними локальными актами. До получения новой печати заверять копии нельзя; следует использовать электронную подпись (если она предусмотрена внутренними регламентами) или запросить справку из отдела кадров с указанием реквизитов организации и подписью уполномоченного лица, но такая справка не заменяет печать при предоставлении копии во внешние органы.

Нужно ли указывать место хранения оригинала при заверении копии?

Да, если копия передаётся во внешнюю организацию (банк, суд, посольство и т.п.). В отметке должно быть указано: «Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Название»». Это требование следует из пункта 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Можно ли использовать факс‑или электронную подпись вместо печати?

Электронная подпись допустима только для электронных документов (например, выписки из ЭТК). Для бумажных копий трудовой книжки законодательно требуется именно печать организации. Факс‑подпись не имеет юридической силы в данном контексте.

Практический чек‑лист для отдела кадров

• Проверить наличие актуальной печати организации (соответствует ли оттиск уставным данным).
• При подготовке копии трудовой книжки:
  • Сделать качественные копии всех листов (или необходимых страниц).
  • Если копия многостраничная – прошить её и поставить печать на последней странице с отметкой о хранении оригинала.
  • Если копия одно‑ или двухстраничная – поставить печать на каждой странице рядом с надписью «Копия верна».
• Убедиться, что в отметке указаны:
  • ФИО и должность ответственного за заверение;
  • Дата заверения;
  • Место хранения оригинала (при передаче во внешнюю организацию).
• Зафиксировать факт выдачи копии в журнале учёта выданных документов (номер, дата, получатель).
• Хранить оригинал трудовой книжки в личном деле сотрудника в условиях, обеспечивающих его сохранность (серия шкафов с ограниченным доступом).

Печать на копии трудовой книжки – не просто формальность, а юридически значимый элемент, подтверждающий подлинность документа и защищающий права как работника, так и работодателя. Соблюдение установленных правил (прошивание, указание места хранения оригинала, наличие чёткой оттиска печати) позволяет избежать отказа банков, судов и других учреждений в принятии документов.

Надеемся, что представленная информация поможет отделу кадров правильно оформлять копии трудовых книжек в 2026 году и минимизировать риски связанные с неверным заверением.